Undersökningar visar att nästan hälften av alla möten anses vara mindre effektiva eller direkt dåliga. Dessutom kostar alla möten både tid och pengar.
En undersökning som analysföretaget 3s gjorde för organisationen Svenska möten visade att den sammanlagda arbetstiden som går förlorad i dåligt genomförda möten motsvarar ett värde på omkring 170 miljarder kronor.
Möteskunskapen är låg
Det är inte särskilt konstigt att många upplever att möten på jobbet är ineffektiva eller bortkastade. Inte ens hälften av anställda i Sverige har fått mer än en kortare utbildning i att hålla möten.
- Många arbetsplatser saknar gemensamma spelregler för hur möten ska gå till, vad som är mötesdeltagarnas ansvar och vad det är för möte, säger Sylvia Nylin, vd på organisationen Svenska Möten till DN.
Så gör du mötet bra
Men det går med ganska enkla medel att förbättra möteskulturen på arbetsplatsen och hålla bra möten. Till exempel kan mötesledaren klargöra mötets syfte (varför träffas vi?) och mål (vad vill vi uppnå?) samt informera om vilka eventuella förberedelser som förväntas av mötesdeltagarna.
Under själva mötet ansvarar mötesledaren för:
- att agendan följs (och att frågor som inte hör dit inte tar upp tid
- att alla deltagare får säga sitt
- att det förs anteckningar där besluten noteras
- att be om feedback vid mötets slut, 'vad kan vi göra bättre nästa gång?'
Mötesdeltagarnas ansvar under mötet är:
- att förbereda sig inför mötet
- att hålla sig till agendan och läsa igenom anteckningarna efter mötet
Källor: DN, Svenska Möten, Finansliv
