I den senaste studien som Microsoft presenterar har man undersökt hjärnaktivitet och forskarnas slutsats är att möten utan paus skapar en stor stress i hjärnan. Men forskningen visar dock också tydliga resultat av enkla lösningar – korta pauser under arbetsdagen.
När pandemin slog till och ändrade våra arbetsrutiner samt höjde den digitala intensiteten under arbetsdagarna så bestämde sig forskare på Microsoft för att studera förändringen.
Forskarna som jobbar med att undersöka hur människor interagerar med teknik, bad 14 personer att delta i videomöten medan de bar EEG-utrustning (elektroencefalografi) – en slags hjälm som övervakar den elektriska aktiviteten i hjärnan. De 14 volontärerna deltog var och en i två olika möten. En dag deltog de i fyra halvtimmesmöten direkt efter varandra, där varje samtal ägnades åt olika uppgifter som till exempel att skapa en marknadsföringsplan.
En annan dag varvades de fyra halvtimmesmötena med en paus på tio minuter.
För att säkerställa korrekt data tilldelades alla deltagare som tog pauser samma stilleståndsaktivitet – i det här fallet meditation – så att resultaten skulle vara jämförbara. Båda sessionerna ägde rum under samma dag, där vissa deltagare började med flera möten på rad, medan de andra hade pauser mellan mötena, och nästa vecka bytte de.
Forskningen visade på några tydliga insikter:
1. Avbrott mellan möten gör det möjligt för hjärnan att "återställa" och vända blad, vilket minskar en kumulativ uppbyggnad av stress.
Som vi har sett ökar den genomsnittliga aktiviteten hos betavågor - de som är förknippade med stress -, tydligt efter två timmar av kedjemöten. Med andra ord fortsätter stressen att ackumuleras. Men när deltagarna fick en chans till kort vila och meditation sjönk betaaktiviteten, vilket gav en "återställning" för hjärnan. Denna återställning innebar att deltagarna startade sitt nästa möte i ett mer avslappnat tillstånd. Det innebar också att den genomsnittliga nivån av betavågor hölls stadigt genom fyra möten, utan uppbyggnad av stress.
Resultatet talade sitt tydliga språk; ta korta pauser för att minska trötthet och stress.
2. Kedjemöten kan minska förmågan att fokusera.
När deltagarna i studien gavs pauser för meditation visade hjärnvågornas mönster på positiva nivåer av frontal alfa-asymmetri, vilket korrelerar till högre engagemang under mötet. Utan pauser var nivåerna negativa, vilket tyder på att deltagarna inte var engagerade i mötet. Detta visar att när hjärnan upplever stress är det svårare att hålla sig fokuserad och engagerad.
Sammanfattningsvis är pauser inte bara bra för välbefinnandet, de förbättrar också vår förmåga att nå full potential när vi arbetar.
3. Att inte få en paus mellan möten kan vara en källa till hög stress.
För deltagarna som inte fick pauser mellan sina möten märkte forskarna också att övergångsperioden mellan samtal fick betaaktiviteten, dvs stressnivåerna, att öka. För de deltagare som fick pauser för att meditera minskade däremot ökningen av betaaktivitet mellan mötena, och ökningen i början av nästa möte var mycket mildare och smidigare.
Pauser - även korta - är viktiga för att övergångenmellan möten ska kännas mindre stressig
Rätt ledarskap har nog aldrig varit viktigare än nu. I takt med att vi blir mer digitala och den digitala intensiteten ökar behöver vi inte bara fundera på vilken teknik vi behöver, vi måste också anpassa vårt ledarskap till en ny verklighet. En lärdom vi sett är att coachning har blivit allt viktigare för chefsrollen, att hjälpa medarbetarna med sitt självledarskap för att hitta balans, motivation och produktivitet i arbetsdagen.
Digital överbelastning har blivit en akut fråga i den nya eran av distans- och hybridarbete. I Microsofts Work Trend Index för 2021 som publicerades i mars uppgav 55 procent av svenskarna att de känner sig överarbetade, medan 45 procent beskrev sig själva som direkt utmattade. Hela 31 procent sa även att de känner sig förtvivlade vid arbetsdagens slut, det är den högsta siffran för hela Europa.
Så gör du för att få ut det mesta dina pauser – och motverka hjärntrötthet
Eftersom vi vet att det är lättare sagt än gjort att göra plats för pauser har vi tagit fram några tips, som understödjs av forskningen, om hur du tar dig tid att pausa och även lyckas få ut återhämtning av pauserna, samt hur dina möten kan bli mer effektiva och energigivande.
1. Ändra ditt tankesätt.
Även om det kan kännas mer produktivt att lägga sina möten vägg i vägg visar forskning att motsatsen är sann. Pauser från datorn är en viktig del av arbetsdagen.
2. Hitta aktiviteter som lugnar ditt sinne.
Meditation är ett effektivt sätt att koppla av och ladda mellan möten, men andra studier visar att fysisk aktivitet som promenader också är fördelaktigt. Egentligen är allt som avleder dina tankar från arbetsrelaterade saker och fokuserar på något som du känner är avkopplande bra för att bli uppdaterad och laddad när du startar ditt nästa möte.
3. Skapa ännu mer tid för avbrott genom att överväga andra kommunikationssätt.
Innan du schemalägger ett videosamtal, fråga dig själv: behöver vi verkligen ett möte för att diskutera den här frågan?Statusincheckningar och information tex göras mer effektivt genomdokumentsamarbete, en Teams-kanal eller e-post. Andra enkla uppgifter kan hanteras via chatt. Läs mer.
4. Gör möten mer effektiva.
De bästa mötena är oftast korta och effektiva. Skicka en agenda inklusive förväntningar och förberedelser i förväg, bjud bara in de som verkligen behöver vara där, håll tidsramen och sammanfatta mötet de sista fem minuterna och planera för att deltagarna hinner ta en paus innan nästa möte.Läs mer.
Källa: Henrik Byströmaffärsområdeschef, Microsoft
Om studien
Studien utfördes den 8–18 mars 2021 av Microsoft Human Factors Lab där 14 personer deltog i videomöten medan de bar EEG utrustning (elektroencefalografi) för att övervaka den elektriska aktiviteten i deras hjärnor. Deltagarna bestod av Microsoft- och icke Microsoft-anställda som vanligtvis arbetar på distans. Volontärerna deltog var och en i två olika mötesblock. Under den första sessionen deltog hälften av deltagarna i fyra möten a 30 minuter, back-to-back, där varje möte ägnades åt olika uppgifter (till exempel att utforma en kontorslayout eller skapa en marknadsföringsplan). Den andra gruppen varvade de fyra halvtimmesmötena med 10 minuters pauser, under vilka deltagarna mediterade med Headspace-appen.
Följande vecka bytte grupperna; de som hade gjort back-to-backs hade pauser, och vice versa. Tre till fyra ytterligare icke-EEG-uppmätta volontärer deltog i varje 30-minuters möte för att skapa variation av deltagare som samarbetar för att slutföra de tilldelade uppgifterna.
