Så upprättar du en policy för distansarbete
PUBLICERAD 2021-08-09

Så upprättar du en policy för distansarbete

Restriktionerna under pandemin fortsätter succesivt att lätta och snart är förhoppningsvis de flesta av oss tillbaka bland kollegorna igen – på kontoret. Men hur kommer er framtida arbetsplats se ut och vad kan vara bra att tänka på i ”det nya normala”?

Forskare vid Karolinska Institutet och Lunds universitet forskar pågående om att arbeta hemifrån och hur distansarbete påverkar vår trivsel och arbetsmiljö. Tidigare forskning visar bland annat att digital kommunikation är beroende av kvaliteten på den tidigare relationen, som ofta skapats på plats. Många företag föredrar därför att komplettera distansarbete med att ses i verkliga livet för att kunna ge medarbetarna möjlighet att fortsätta skapa sociala relationer. Forskning visar samtidigt att många blir mer produktiva när de ges möjlighet att arbeta på distans och att den möjligheten även är en av de avgörande faktorerna för att attrahera nya medarbetare. 

Tips för att upprätta en ny policy

Även om framtidens arbetsplatser troligen kommer se väldigt olika ut kommer fler kunna erbjuda distansarbete än före pandemin. En policy kan vara avgörande för att tydliggöra för medarbetarna vad som gäller och hur arbetssättet påverkar organisationens utveckling och arbetsmiljö. I en ny policy för distansarbete bör bland annat riskbedömning, roller, ansvar, informationsinhämtning och kunskapsutveckling finnas med. Här är ytterligare några frågor att ställa sig:

Förberedelse och påverkan

Arbetssättet specificerat i policyn behöver ta hänsyn till verksamhetens strategier och mål, önskad arbetsmiljö, organisatoriska förutsättningar, ekonomiska aspekter, kompetensförsörjning och regelverk. Påverkar distansarbetet verksamhetens mål och i så fall hur? Hur ser det ut på kort respektive lång sikt?

Önskad arbetsmiljö

Arbetsmiljön påverkar i högsta grad resultatet och här behöver ni prova er fram. Vad händer med arbetsmiljön på just ert företag när distansarbete blir vanligare? Vad blir konsekvenserna för mål och individ? Finns det uppgifter som inte går att utföra på distans och hur löser ni det? Hur blir medarbetarnas arbete synliggjort och erkänt? 

Idéutveckling och innovation

Utveckling är avgörande för att organisationer ska kunna växa. Hur påverkar distansarbete utvecklingen av idéer i organisationen? Hur ser vi till att vi hela tiden förbättra våra produkter, tjänster och arbetssätt? Hur skapar vi gemenskap och introducerar nyanställda – även på distans? 

Arbetsuppgifter och trivsel

Trivsel och gemenskap är två områden som varit en utmaning under pandemin. Vad passar individen, gruppen och organisationen bäst i den nya policyn? Går det att specificera särskilda dagar då det är obligatoriskt att vara på kontoret, eller ska det vara frivilligt? Vilka arbetsuppgifter fungerar på arbetsplatsen och varför? Hur kan vi skapa en kontorsmiljö som stödjer den viktiga gemenskapen när vi inte ses lika ofta?

Tider för distansarbete

Kanske går det att även vara specifik i policyn med hur många timmar eller dagar som är okej att arbeta på distans? Hur kan de som önskar få möjlighet att jobba hemifrån och hur ofta? Hur påverkar begränsningarna oss som attraktiv arbetsgivare och hur ser vi till att de som jobbar hemma ofta har en fortsatt bra ergonomi och undviker skador? 

Ledarskap på distans

Distansarbete kräver, som många upptäckt det senaste året, ett annat sätt att leda organisationen. Hur fortsätter vi motivera och engagera medarbetarna? Behövs någon vidareutbildning för att kunna fortsätta leda produktivt på distans? Hur följs arbetsprestationen upp och hur säkerställer vi att personalen trivs med ledarskapet, trots att vi inte ses så ofta? Behöver vi specificera chefer och teamleaders tillgänglighet i policyn? 

Genom att ställa rätt frågor och specificera svaren i policyn förbereder du dina medarbetare för nya tider och en härlig höst – helt eller delvis tillbaka på kontoret. 


Källa: Suntarbetsliv, Karolinska institutet
 

Dela på Facebook : Så upprättar du en policy för distansarbete
Dela på Twitter : Så upprättar du en policy för distansarbete
Dela på Linkedin : Så upprättar du en policy för distansarbete