Problemet ligger i att många företag lägger stora investeringar på utveckling av verktyg och funktioner kring rekryteringsprocessen men attarbetet som sedan följer inte är lika digitaliserat. Genom att använda sig av det digitala personalarkivet kan pappersarbete undvikas.Systemet skapar ordning och reda då samtliga personaldokument finns samlade på ett och samma ställe. Personalarkivet förblir den centrala platsen för all lagring.
Arbetet inom HR-branschen innebär ofta en arbetsroll där du är spindeln i nätet på företaget.
Det krävs ett strukturerat arbetssätt för att kunna ta beslut och genomföra förändringar i organisationen. För att upprätthålla ordning och reda behöver HR-avdelningen verktyg som möter deras behov. Ofta fattas verktyg och då kan oordning kring hanteringen av personaldokument uppstå. Det kan vara svårt att hålla reda på varje anställds pappersblanketter såsom anställningsavtal och protokoll från utvecklingssamtal.
Fördelen med personalarkivet är att all personalrelaterad information finns samlad på ett ställe. Där kan samtliga dokument som rör en viss anställd sökas fram. I takt med att en organisation växer och medarbetarna blir fler, ökar ofta också pappersarbetet. Till slut kan arbetet till och med bli okontrollerbart. Många gånger kräver den fysiska hanteringen av dokument dessutom mycket utrymme för arkivering.
De flesta arbetsplatser använder redan någon form av digital lösning för lagring av data.
Problemet är att dessa lösningar många gånger inte är tillräckligt säkra. Därför är det viktigt att kontrollera att alla tjänster som används uppfyller villkoren för en säker lagring. Det innebär bland annat att företaget själv ska äga sin egen information, att rätt person får åtkomst till systemet, att regelbundna backuper tas och att lagring sker på ett arkivsäkert sätt i enlighet med GDPR.
Stora mängder personuppgifter
I digitaliseringsarbetet är det lätt att missa arkiveringen och glömma bort vad som ska hända med informationen. All personalrelaterad dokumentation, även digitalt material, ska sparas och gallras enligt gällande lagar och förordningar. I ett personalarkiv hanteras stora mängder personuppgifter. Därför är det särskilt viktigt att säkerställa att all databehandling och lagring sker enligt fastställda rutiner. Detta för att uppfylla kraven gentemot dataskyddsförordningen (GDPR). Informationen ska gallras enligt fastställd dokumenthanterings- eller gallringsplan. Det är även viktigt att enbart rätt person får tillgång till rätt material. En fördel är om tjänsten kan integreras med befintliga IT-system, exempelvis löne- och personalsystem så som VismaPersonec P och Hogia Lön.
Effektivare med digitala blanketter
Många gånger skickas pappersblanketter mellan olika avdelningar eftersom dessa behöver signeras av olika parter. Ofta behöver dokumenten signeras inom ett visst tidsintervall. Den situationen kan innebära en lång och tidskrävande process som leder till en pressad arbetssituation. Det försvårar även distansarbetet eftersom pappersblanketterna ofta finns kvar på kontoret. Med hjälp av digitala formulär kan pappersblanketter bli digitala och enklare att fylla i med autoifyllnad och färdiga alternativ. Dessutom kan pappersblanketterna minska i antal då flera blanketter kan slås samman. Ifyllda blanketter bör kunna skickas digitalt till flera mottagare för signering i en beslutad process. Med digital signering behövs inga fysiska möten för signering. Det sparar både tid och underlättar för signeringsparterna. När alla parter signerat ska det signerade dokumentet arkiveras i ett arkivbeständigt format.
Vi på MicroData har genom vårt personalarkiv hjälpt många företag och organisationer med digitaliseringen av deras HR-dokument. För många som har tagit steget till att införskaffa ett personalarkiv har detta inneburit en enorm tidsbesparing men även en ekonomisk vinst. Att införa ett digitalt personalarkiv kan vara vägen framåt för en mer flexibel och effektiv arbetsplats.
Utbildning:
Inför digital HR-dokumenthantering i tre steg
I denna utbildning får ni lära er mer om hur HR-avdelningar tack vare digitalisering kan framtidssäkra sitt arbete, göra jobbet enklare och mer effektivt. Utbildningen fokuserar på att ge verktyg för att kunna införa och leva med ett digitalt arbetssätt, så att HR kan lyckas med den beteendemässiga omställning som detta kräver.
Läs mer och gör en intresseanmälan här
Ange HRNYTT som kampanjkod och få 10% rabatt på nästa kurstillfälle.
Anmälan är ej bindande.
