Går du på möten som du egentligen inte har lust att vara med på? Du är inte ensam. Mötesexperterna Karin Hedén och Fredrik Bauer har tipsen som gör era möten meningsfulla.]
Vi har träffat mötesexperterna Karin Hedén från Resultatbolaget och Fredrik Bauer från Mötesutveckling som är aktuella med den nya boken Mötesräddaren - 21 konkreta metoder för att skapa möten med glädje, engagemang och delaktighet.
De menar att HR-avdelningen spelar en viktig roll för att skapa effektivare och mer uppskattade möten. 30 procent av vår arbetstid tillbringas i interna möten och hälften av dem är inte effektiva. För ett företag med 100 anställda är bara lönekostnaden för alla möten runt 19 miljoner kronor per år. Här finns alltså en besparingspotential på runt 100 000 kronor per anställd och år.
Inför hösten ger Karin Hedén och Fredrik Bauer följande enkla tips på hur ni kan utveckla era möten långsiktigt:
1. Sätt gemensamma spelregler för era möten
Alla tycker något om företagets möten och förväntar sig olika saker. Genom att starta hösten med att prata igenom hur ni vill ha era möten får ni en gemensam grund och referensram att kunna hänvisa till när folk inte gör som ni kommit överens om, säger Fredrik Bauer. Han menar att tydliga spelregler som är kända av alla i gruppen underlättar samarbetet och skapar trygghet. Det skapar i sin tur engagemang och en vilja att göra rätt.
Detta kan vara ett första steg till en förbättrad möteskultur och som vid allt utvecklingsarbete är det ofta givande att ha en gemensam start, exempelvis en gemensam kort utbildning i mötesmetodik kombinerat med att de anställda tar fram nya spelregler gemensamt.
2. Se varje möte som något unikt
Alltför ofta gör vi saker på ren rutin, säger Karin Hedén och fortsätter: För varje möte handlar det om att bestämma mål och syfte och låta det avgöra vilka som ska vara med på mötet. Först när alla verkligen vet varför de ska delta på mötet och vad mötesledaren förväntar sig av dem bidrar mötesdeltagarna på bästa sätt.
Olika syften uppnås på olika sätt, ett kreativt möte för att komma på nya lösningar behöver ett annat upplägg än ett rent beslutsmöte där vi redan innan mötet vet vilka alternativen är. Det gäller att planera för alla delar av mötet - att börja positivt, använda rätt metoder för diskussioner och beslutsfattande och att kunna lämna mötet engagerad och glad med vetskap om vad som har bestämts och vad jag ska göra härnäst, säger Fredrik Bauer. Karin och Fredrik har själva samlat 21 favoriter för att inleda, genomföra och avsluta möten i den nya boken Mötesräddaren
3. Lev som ni lär och stötta kollegorna
Det du vill i teorin måste hänga ihop med det ni gör i praktiken för att ge effekt. Om ni vill utveckla företagets möteskultur gäller det att ni som förespråkar de nya arbetssätten visar vägen och följer upp vilka effekter de nya arbetssätten ger. På det sättet kan ni ge exempel på vad som fungerar och vilka lärdomar som har gjorts. Om ledningsgruppen inte själv har syfte och agenda för sina möten kommer företagets övriga möten aldrig ha det, säger Karin Hedén.
För att cheferna i din organisation ska lyckas behöver de rätt kunskap och vilja att utvecklas som mötesledare. Som HR-funktion har du en viktig roll i att stötta cheferna och vara lyhörd för hur anställda och mötesdeltagare upplever förändringen och hur mötesvanor och ovanor utvecklas för att kunna stötta där du behövs bäst.
Fakta om svensk möteskultur
30% av vår arbetstid går åt till interna möten (för chefer är det 50%).
50% av alla möten saknar syfte och mål.
50% av alla mötesdeltagare är dåligt förberedda.
40% anser att det som bestäms på möten är otydligt.
50% av alla möten upplevs ineffektiva.
Källa: 3S International, Meeting Quality Index - MQI.
Anna Kreissl
anna.kreissl @ kompetenstillvaxt.se
