Så blir chefen trygg i att hålla lönesamtalet
En lönerevision kräver en arbetsinsats som bygger på struktur, fakta och bra verktyg. Utöver det måste det också finnas tydliga lönesättande kriterier som är väl förankrade i organisationen. Om alla medarbetare får möjlighet att förstå och vara delaktiga i vad som är styrande vid lönesättning finns det bättre förutsättningar för att den individuella lönen accepteras. Det är också viktigt att förstå att en effektiv lönerevisionsprocess i hög utsträckning bidrar till att engagera och motivera medarbetarna just där och då.
Det handlar om grundliga förberedelser. Om dessa är genomförda kommer chefen att lugnt kunna boka in nödvändiga lönesamtal.
Sex steg för bra resultat
1. Förankra verksamhetens lönepolicy (lönepolitik)
Detta innebär inte att peka på ett dokument som beskriver något dunkelt kring det centrala löneavtalet som ingen förstår, utan om att skapa förståelse kring hur man som arbetsgivare ser på befogenhet, ansvarsområden och svårighetsgrad.D v s att driva ett strategiskt förhållningssätt till hur man önskar att premiera och lönesätta sina medarbetare. Det handlar också om att vara tydlig kring bedömningar av exempelvis frånvaro p g a sjukdom, studieledighet och föräldraledighet.
Även marknadskrafterna påverkar mellan hur olika yrkesgrupper värderas och hur de kommer att hanteras. Det är därför nödvändigt att det finns engagemang och tydlighet från organisationens sida och att verksamhetens lönepolitik är något som pågår hela året inte bara under lönerevisionsperioden.
2. Förankra verksamhetskritiska lönekriterier (operativt)
Lön baseras på tre delar; befattning, marknad och arbetsresultat (prestation). Lönekriterier ska utvecklas för varje verksamhet och ska brytas ner per enhet. Lönekriterier ska utgå från verksamhetens uppsatta mål och vad som krävs för att uppnå dem (läs gärna mer här). Det innebär t ex inte att utgå från hur en medarbetare är utan vilka beteenden som används för att nå målen.
Utgå från uppställda mål. Vilka prestationer behöver vi göra för att uppnå målet och uppdraget? Vad innebär det för medarbetaren. Utbilda chefer och medarbetare om vad kopplingen mellan lönekriterier och individuell lön innebär.
Ibland hörs motiveringen att “lika fördelning för alla blir rättvist”. Så ser det däremot inte ut i framgångsrika verksamheter utan där belönar man genom individuell lönesättning. Det är inte så konstigt.
3. Lönekriterier att undvika
Utveckla varför och hur nedanstående kriterier är kopplade till anställningsavtalet men inte till lönesättande kriterier. Inte något av dessa innebär att man gör ett bättre arbete och når uppsatta mål.
- Utföra arbete
- Följa arbetsmiljöregler
- Samarbeta
- Vara lojal
- Följa ordningsregler
Kriterierna tillhör grundkraven i anställningsavtalet och har inte till funktion att påverka löneutveckling, istället är det grundförväntningar att uppfylla. Ta alltså bort sådant från lönesättningen.
5. Information till medarbetarna om process, ekonomi och deras behov av förberedelse
En lönerevisonsprocess ska vara transparent och väldokumenterad. Detta innebär att medarbetarna fortlöpande hålls informerade om förutsättningarna både beträffande organisationens/företagets ekonomi till exempel beräknat löneutrymme, marknad samt förutsättningar för individuella påslag utifrån givna kriterier. Dessutom bör tydliga instruktioner ges beträffande behov av förberedelse från medarbetarnas sida inför lönesamtalet. Skriv en tydlig policy för kriterier som kommuniceras regelbundet.
6. Följ upp, utvärdera och korrigera med relevanta och effektiva verktyg
Ett av de vanligaste misstagen som chefer gör är att inte förbereda sig tillräckligt och behandlar ofta utvärderingen mer översiktligt. Hemligheten till bra utvärderingar i slutet av året är att lägga grunden under hela året. Medarbetaren bör utvärderas men medarbetaren ska också utvärdera sig egen arbetsinsats regelbundet under året.
Att arbeta strukturerat och konsekvent med resultatuppföljning utan avsteg ser vi som den absolut bästa och mest framgångsrika vägen.
Att förbereda sig för en effektiv löneöversyn innebär att tydligt definiera medarbetarnas prestationsmål och att schemalägga uppföljningar för att uppdatera och ha informella samtal med medarbetarna regelbundet.
För att kunna relatera till hela året som gått måste prestationen fångas upp löpande och noteringar om vilka parametrar som ligger till grund för bedömningen vara korrekta. Att ur minnet förhålla dig till olika medarbetares prestationer en längre tid tillbaka är hopplöst och grunden för missförstånd och irritation. Och ska andra kollegors bedömningar också fångas upp för dina medarbetare för att få ytterligare referenser, så är även de i samma situation.
Vid prestationsbedömningar bör också perspektivet vidgas.
Hur har medarbetarens utveckling sett ut under de senaste åren? Är lönesättningen inom organisationen relevant i förhållande till marknaden? Vad kostar det att ersätta medarbetaren om den slutar? Hur svårt är det att hitta en ny medarbetare med den kompetens som medarbetaren besitter?
Arbeta strukturerat och konsekvent med uppföljningen. Gör inga avsteg. Oförberedda samtal är en grund för misslyckande.
Allt i ett verktyg
Du kan få hjälp med att undvika kritiska fel och göra en mycket bättre lönerevision.
Heartpace verktyg SMART Lönerevision:
- Verktyget kan koppla olika mätningar (uppföljningar) till organisationens lönesättande kriterier
- Möjlighet till löpande uppföljning under hela året
- Chefer får hjälp med löneförslag via en algoritm som tar hänsyn till organisationens lönekriterier (en algoritm ni kan laborera med)
- Ledningen kan säkerställa att satt budget håller genom hela processen då alla kostnader kopplade till medarbetaren finns med i kalkylen. Inga överraskningar!
- Allt ryms på en GDPR-säkrad plats och inte i olika Excelark
Om Heartpace
Heartpace är ett komplett system med valbara moduler som hanterar medarbetarmotivation och lönesättning genom strukturerad feedback och målstyrning. Kunder väljer Heartpace som ett modernt ledningsverktyg för att öka engagemang, prestation och lönsamhet. Resultaten är omedelbara och driver hela företaget i en positiv riktning. Det är modernt och vägledande.
De flesta chefer vill genomföra medarbetardialoger men stöter på hinder som otillräcklighet och rutiner. Det är också svårt att få en fullständig översikt över alla kompetenser inom organisationen.
Så här får du en framgångsrik organisation:
1. Tydligt uppdrag
Se till att medarbetare vet vad som förväntas av dem i sitt arbete.
2. Ge medarbetarna rätt verktyg
Se till att alla har de verktyg de behöver för att lyckas.
3. Berätta för dem att deras åsikter är viktiga
Få medarbetarna att känna sig sedda och framför allt delaktiga.
4. Visa uppskattning regelbundet
Ge återkommande feedback till dina medarbetare om det i deras arbete de gör bra.
Det behöver inte vara svårt. Heartpace gör Performance Management och Lönesättning enkelt.
Vill du läsa lite mer om hur ni kan arbeta med Heartpace så KLICKA här.
Vill du ha en kort presentation av oss och boka en tid så klicka och fyll i dina uppgifter här – KONTAKT!
