Dags att sätta lön - magkänsla eller algoritm?

Dags att sätta lön - magkänsla eller algoritm?

Att sätta lön är något som de flesta chefer inte ser som årets höjdpunkt. Att genomföra samtal med medarbetare som har realistiska men också ibland orealistiska förväntningar är en utmaning. Känslan när allt väl är över brukar vara “inte helt nöjd och något som skaver”.

Men måste det verkligen vara så? Det korta svaret är “Nej, förstås inte”! Här listar vi fem vanliga problem men också lösningar.

Till dig som upplever att det inte finns några problem med lönerevisionen i er verksamhet säger vi GRATTIS. Du tillhör ett av undantagen i Sverige (och sannolikt i världen). Du kan sluta att läsa här, men till dig som kanske har en utmaning säger vi “läs vidare”.

En SMART lönerevision kräver en arbetsinsats som bygger på struktur, fakta och verktyg. Det måste finnas tydliga lönesättande kriterier som är väl förankrade i organisationen och hos medarbetarna. Det måste också finnas gemensamma överenskommelser om individuella mål.

I många organisationer finns det en utmaning att få alla dessa delar att hänga ihop. Att greppa all data blir alltmer komplext och det är lätt hänt att den "röda tråden" tappas bort p g a subjektiva bedömningar och osäkra chefer. Det innebär att lönerevisionen kommer att kosta betydligt mer än vad som var avsikten från början och ingen blir nöjd.

Vi listar fem vanliga utmaningar (“PROBLEM” om vi ska vara tydliga) som ser ut så här:

  1. Lönerevisionen är inte tydligt kopplad till mål och prestation
  2. Lönesamtalet bygger ofta på hur det ser ut “just nu” eller hur det kan bli i framtiden
  3. Det råder brist på differentierad lönesättning
  4. Transparens om vad olika förmåner verkligen kostar saknas
  5. Processerna är tidsödande, otydliga och ineffektiva

Men en sak kan vi nog alla vara överens om och det är att lönerevisionen är viktig för alla berörda parter och det finns en gemensam önskan om att underlaget till beslut måste vara genomtänkt och korrekt.

Beslut som fattas ska baseras på transparens och tydliga data som kopplar lönejustering mot resultat från flera referenspunkter. Medarbetarna ska förstå de lönesättande bedömningskriterierna och som chef vill du ha ett enkelt verktyg som hjälper dig med hela processen men som också kan simulera olika förslag på hur pengar kan fördelas utifrån en träffsäker algoritm.

Här följer utmaningarna i ordning

1. Lönejusteringen är inte tydligt kopplad till prestation

Handen på hjärtat, hur tydliga är era lönekriterier och hur relaterar de till det som skapar framgång hos er? En annan fråga är hur tydligt och ofta de görs sig påminda i det dagliga arbetet, d v s hur följs de upp och hur ofta tar man upp dem.

Om man vill nå framgång med tydliga lönekriterier är det viktigt att de kopplas till det arbete som ska utföras för alla medarbetare och att målbilden är väl förankrad. Den första frågan som måste ställas är då “Vad är målet för varje individuell medarbetare?” Tydliga mål för varje medarbetare (gärna få och mätbara i någon form) som är kopplade till gällande lönekriterier är grundstenen.

2. Lönesamtalet bygger ofta på hur det ser ut "just nu"

Daniel Kahneman, israelisk-amerikansk psykolog, belönades med ett Nobelpris 2002. Han påvisade bl a hur hjärnan fungerar i att tidsmässigt bedöma olika situationer. Läs gärna hans bok, “Tänka fort och långsamt” eller för all del också den senaste, “Brus”, som kom ut i år. Han beskriver att i en bedömningssituation kommer parterna att hantera den tidsperiod som ligger närmast och den kommer att överskugga det som hänt tidigare. Att försöka återskapa situationer som skedde för snart ett år sedan är därför en omöjlighet. Av det förstår man att i många organisationer kommer man i princip fokusera på det som har hänt det senaste kvartalet eller kanske den senaste månaden innan lönerevideringen.

Vill du verkligen relatera till hela året som gått måste du fånga upp prestationen löpande och göra ordentliga noteringar kring hur och på vilka parametrar bedömningen gjordes på. Det finns inte någon möjlighet att du ur minnet kan förhålla dig till olika medarbetares prestationer en längre tid tillbaka. Och ska du dessutom fånga upp andra kollegors bedömningar på dina medarbetare för att få ytterligare referenser, så inser du att även de är i samma situation.

3. Det råder brist på differentierad lönesättning

Det finns ibland motiveringar om att “lika fördelning för alla blir rättvist”. Så ser det däremot inte ut i de flesta framgångsrika verksamheter utan där belönar man genom individuell lönesättning. Det är inte så konstigt.

Alla verksamheter är beroende av att individer presterar och då är det heller inte fel att belöna de som presterar mer än andra. Vill man se det i ett större perspektiv så fungerar det precis så med allt annat i livet. Risken med att belöna lika är att de som presterar mer än andra snart kommer att söka sig till någon som uppskattar dem mer vilket innebär att du i det längre perspektivet står kvar med de personer som inte presterar vilka du dessutom premierat med löneökningar. På så sätt är löneglidningen igång och på sikt urholkar det lönsamhet och konkurrenskraft.

Lite väl “krasst” tycker du kanske, men med det här upplägget kommer alla att att vara vinnare i det långa loppet. Även de som inte har presterat eftersom det gör det möjligt för dem att hitta andra platser, där de kan passas in mycket bättre och därmed få ökat engagemang.

I Heartpace kan du fånga upp de lönekriterier som gäller för din verksamhet. De kan sedan följas under året (valfria intervall), sedan används en algoritm för att fördela löneökningsutrymmet baserat på årets graderingar. Det innebär att en chef får hjälp med ett fördelningsförslag baserat på utvärderingen under året. Ledningen får också hjälp med att hålla en budget baserat, då rätt medarbetare premieras. Det kallar vi för SMART Lönerevision.

4. Kostnaderna för olika förmåner är inte transparenta

Man kunde ju tro att en chef, eller ledningsgrupp, vid lönesättningen har tillgång till all data kring alla kostnader kopplat till en löneförhöjning. Så är det dock inte i normalfallet. I en lönediskussion är det viktigt att se alla de ersättningar och kostnader som är kopplad till en medarbetare. Utöver lön, vilka andra förmåner har medarbetaren, vilka skatter betalas och så vidare. 

Ett annat område som förbises är pensionsavsättningen. Hur stor är den för den enskilda medarbetaren och hur påverkas den av en lönehöjning? Vi har stött på verksamheter med “dolda” pensionsprogram där man i ett slag trollat bort hela årsvinsten p g a att man inte tagit med pensionsökningarna när man förhandlar om lönerna. Finns det t ex en ITP2 lösning är riskerna överhängande. Pension brukar vara den näst största kostnaden i tjänsteföretag men den hanteras styvmoderligt och med låg prioritet. Det är illa.

Om man ska kunna hålla en budget i verksamheten är det viktigt att alla delaktiga känner till de kostnader som ligger för handen och att man kan hålla sig inom givna och kända ramar.

5. Processerna är tidsödande och ineffektiva

Allt fler släpper Excel till förmån för administrativa system. Men om det t ex finns rörliga ersättningar som bonus med i bilden, eller provisioner, så misslyckas i stort sett alla vanliga lönesystem att hantera det och kompletteras därför nästan alltid med en Excelsnurra. Det skapar tung administration för många och utöver det är det en osäker process ur flera perspektiv, t ex GDPR. Hos en av våra kunder slapp de 120 Excelark samtidigt som stor osäkerhet byttes ut mot självkänsla och många vunna timmar. Hur värderas en sådan förbättring?

Det unika med Heartpace SMART Lönerevision - allt i ett verktyg

Vi har ännu inte stött på något annat verktyg som kan sammanbinda helheten i en lönerevision till en enda process som vi gör. Det unika för dig med Heartpace SMART Lönerevision är att:

  • Verktyget kan koppla olika mätningar (uppföljningar) till organisationens lönesättande kriterier.
  • Du har en möjlighet att följa upp med insatser och målstyrda samtal under året för att skapa förändring.
  • Chefer får hjälp med löneförslag via en algoritm som tar hänsyn till organisationens lönekriterier (en algoritm ni själva kan justera).
  • Ledningen kan säkerställa att satt budget håller genom hela processen då alla kostnader kopplad till medarbetaren finns med i kalkylen. Inga överraskningar! 
  • Allt ryms på en GDPR-säkrad plats och inte i olika Excelfiler. 

 Processen är helt flexibel vilket innebär att du anpassar den till de förutsättningar som gäller för din verksamhet.

Utöver ovanstående punkter finns förstås aspekter som att chefer verifierar och kan kommunicera med andra chefsled. Att kollektivavtal kan hanteras. Att du kan ha flera processer med olika valutor i gång parallellt. 
 
Visst låter det bra!
Kontakta oss så kan vi berätta mer. Tänk på att revisionsprocessen för 2022 börjar nu så vänta inte med att få mer kunskap för hur din lösning skulle kunna se ut. Det är lätt att komma igång och kräver inga tunga installationer och du börjar spara många timmar på en gång.