Per Roslin, AV-rådgivare på AVS (tidigare AV Syd) har hjälpt kunder att få fram olika lösningar under pandemin. Här delar han med sig av sina erfarenheter.
Hur såg det ut innan utbrottet i mars 2020?
- Innan utbrottet var det vanligast med klassisk telefonkonferensteknik där flera satt tillsammans i en lokal. Kameran var sällan på.Idag använder alla kamerafunktionen.
- Det fanns en nyfikenhet och ett behov av distansmötesutrustning bland de som var medvetna men det var inte ett vardagligt verktyg och man använde det sällan som ett substitut för kontoret.
Vad hände i samband med utbrottet?
- I samband med utbrottet av pandemin var det ett kort stillestånd innan reaktionen kom och man insåg att man var tvungen att komplettera med hårdvara som stödjer bra distansmöten.
- Alla verksamheter vi arbetar med har påverkats. Allt från grundskolor och förvaltningar till företag. Många togs på sängen. Det fanns ingen utarbetad strategi för att kunna arbeta på distans. Alla konferensrum behövde vara utrustade med en kamera till exempel.
- När alla skulle köpa samtidigt över hela världen hann tillverkarna inte med. Allting tog slut och det gick inte att tillgodose marknaden under en period.
- När vi samtalade med kunderna så märkte vi också den stora skillnaden i kunskap. Vissa visste precis vad de skulle ha och andra hade inte kunskapen om vilka produkter de behövde. Där kommer vi in och kan guida kunden. Vi var under den här perioden snabba med att hitta nya tillverkare och få fram lager av produkter.
- Vi har också en stor fördel i Sverige. Vi ligger långt fram vad gäller Internet där målsättningen är att dra fiber överallt. De flesta har en stabil uppkoppling och vi har en grundförståelse för teknik och är trygga i det digitala. Därför kunde vi göra den här omställningen på så kort tid.
Vilka var snabbast med att starta upp?
- De som har haft sin verksamhet utspridd geografiskt har haft minst utmaningar. De visste snabbt hur de skulle reagera och var förberedda. Det är bland annat företag som sitter på olika orter. Landstingen är vana vid att arbeta med resursfördelning på distans.Universiteten har mycket distansutbildningar och är vana vid att kunna sända och spela in möten.
- De som dessutom har en anställd som är intresserad av mötesteknik och har en förståelse för vilka tekniska förutsättningar som krävs kom också fort igång.
Vilka verksamheter har haft de största utmaningarna?
- Gymnasieskolor och grundskolor var de som snabbt fick fatta beslut om att gå in på distansundervisning, Att som pedagog handleda och vara coach via ett distansmöte med upp till 30 individer är en utmaning.
- Organisationerna behövde snabbt få fram bra mötesverktyg. Här handlade det om rätt kunskap om vad man behövde köpa in.
Utmaningarna visade sig också i de familjer där allt fler arbetade hemma och dessutom kanske med tonårsbarn som sitter i skola på distans. Sverige förutsatte att alla som sitter hemma har både rätt produkter och en stabil uppkoppling när de ska genomföra ett distansmöte.
Hur ser trenden ut nu?
- När tillgången på produkter är återställd så märker vi att det finns en större medvetenhet i hur viktigt ljudet och kamerabilden är i ett möte. Efter en period där vi suttit väldigt intensivt i distansmöten har de flesta upptäckt vilken brist det är när vi varken har bra ljud eller bra bild.
- Det kan också finnas en otrygghet i hur man handskas med den digitala tekniken. Frustrationen kring de här frågorna har blivit så stor att de flesta förstår hur viktigt det är attinvestera i utbildning.
- Vi kommer att få se kamerori alla mötesrum och vi kommer att ha möjlighet att koppla upp oss i alla rum. Vi tror att hybridmöten kommer att vara den allra största andelen av alla möten vi håller där en del personer är på plats och några är på distans. Vi kommer vidga våra vyer och våga anställa resurser som inte sitter på samma ort.
- Vi kommer att ha fler möten digitalt. Det kommer naturligt i våra samtal med beställare nu vilket det inte gjort tidigare.
Vilka möjligheter ger digitala möten?
- I det verkliga livet kan vi inte vara på så många ställen samtidigt under en dag och med en såpass stor geografisk spridning. De som tidigare har arbetat i företag och verksamheter som sitter på olika platser i Sverige och världen känner absolut till dessa fördelar. Vi slipper hetsa mellan möten. Att vi inte längre behöver vara på plats kommer att göra oss mindre stressade även om vi fortfarande är i behov av fysiska möten.
- Tittar vi lokalt kan det handla om att spara halvtimmar av resande. Ser vi på verksamheter som sitter utspridda i Sverige och världen handlar det om timmar och dagar. Ytterligare en aspekt är individens välmående som får fler effektiva timmar över som kan ägnas åt annat än resande.
Vilken utrustning krävs för att hålla i digitala möten?
- Grundkravet är en stabil uppkoppling och en dator som har ett program för distansmöten.
- En bra mikrofon och ett bra ljud, avsedd för det vi kallar mötesljud.
- Mötesljudet måste vara klart och tydligt, gärna via ett headset med en mikrofon på bom alternativt en s.k. “mötespuck” eller “ljudpuck”. Välj ett varumärke som har professionella headset, utvecklade för distansmöten. Här ska man inte göra en snål investering.
- Spela gärna in dig själv genom det headset du tänkt använda i både tysta miljöer och mer stökiga miljöer. Testa när du drar en kundvagn på en grusig parkering eller när du plockar ur diskmaskinen. Testa gärna att vrida upp ljudet på tv:n så märker du hur mycket av talet runt dig som kommer med i mötet.
- På hemmakontoret bör man också fundera kring om man stör andra som sitter hemma.
- När det kommer till kamera, tänk på motljusförhållanden där du sitter. Filma aldrig mot ett fönster och se till att kameran sitter centrerad över huvudskärmen. Det är vanligt att mötesdeltagarna får se dig på snedden vilket ger ett onaturligt möte.
- När det kommer till själva mötesinnehållet så se till att du blir kompis med det distansmötesprogram du arbetar i.
- Träna på hur du delar med dig av ett innehåll i mötet så att andra slipper råka ut för att du inte har kunskapen och då får sitta och vänta. Har du dessutom en möjlighet att rita och skriva i gemensamma dokument så blir ditt möte ännu mer levande och effektivt.
Vi åker ut till kunden och tittar på rummets utformning så att vi kan välja rätt produkter utifrån rummets förutsättningar. Sedan får man också möjlighet att uppleva hur produkten fungerar på distans.
Vad är det som irriterar oss i det digitala mötet?
- Det är jobbigt om någon mumlar eller visar ett papper där ingen ser vad som står. Någon kanske sitter med ett kraftigt motljus. Alla de här kraven behöver uppfyllas för att du ska uppleva att du har haft ett trevligt möte.
- Att ljud och mikrofon är av dålig kvalité och inte anpassat för möten där vi kanske har valt ett headset som ligger hemma sedan tidigare. Att vi inte tittar vår mottagare i ögonen eller att vi har satt kameran på ett sånt sätt att bara vår siluett syns pga motljusförhållanden.
Blir dialogen lidande i ett distansmöte?
- I större möten med 30 - 35 personer blir det oftast helt omöjligt att läsa av alla. I takt med att vi blir mer vana kommer det att gå bättre och bättre. Idag kan du se upp till 49 personer på små bilder under ett distansmöte.
Kamerans frammarsch har gjort att vi blir synliga igen i distansmötet och vi har kommit ett steg närmre det fysiska mötet.
Vi kan lätt bli distraherade av något som händer i närheten. Vad kan man göra för att minska detta?
- Det viktigaste är att ha en mötesdisciplin även om du sitter själv hemma. Stäng av aviseringar. Lägg undan mobilen så att du har fullt fokus på mötet.
Aviseringar och att det eventuellt kommer sms eller ringer under mötet stör ditt fokus. Respektera varandras tid.
Krävs det en annan förberedelse inför ett digitalt möte?
- Du kan ha alla prylar i hela världen men du måste också bli kompis med dina verktyg och träna på dem så att de här fina produkterna kommer till användning.
- I våra utbildningar trycker vi på hur viktigt det är att vara trygg i de digitala redskapen. Man bör som arbetsgivare inte förutsätta att alla kan jobba på distans. De flesta behöver träna tillsammans.
- Du kan inte bara gå in i det digitala konferensrummet med kaffekoppen och briljera med dina kunskaper. Du måste innan dess se till att din utrustning fungerar. Kom fem minuter tidigare för att se till att du sitter bra och har förberett de dokument du behöver. Där gäller det precis som i andra arbetsmöten att man har ett bra batteri av frågor som kan dra igång en diskussion i gruppen.
Sparar man pengar på minskade kontorsytor?
- Vår analys är absolut att man i framtiden, i de verksamheter där det är möjligt, kommer att variera sitt arbetssätt. Det ger alla en större valfrihet därför att man under pandemin har kunnat bevisa att produktiviteten inte har gått ner.
- En del måste naturligtvis vara på plats men i de företag och de verksamheter som vi stöter på kommer det att vara mer flygande. Vi kommer att gå mot att de allra flesta har en bärbar dator. Det är ingen skillnad i att ta en plats på ett kontor, kontra att sitta hemma eller i en lobby på ett hotell. Det kommer däremot alltid att finnas specifika arbetsgrupper som behöver vara på kontoret.
Har du behov av lösningar för att kunna genomföra effektiva videokonferenser i ditt företag?
Givetvis kan vi leverera anpassade anläggningar och mjukvaror etc. Välkommen att kontakta oss på AVS så hjälper vi dig att hitta utrustning som möjliggör videokonferenser med professionell kvalitet.
Skola, klassrum & utbildning
Digitaliseringen av skolan har det pratats mycket om och med rätt anläggning kan arbetet underlättas för både lärare och elever. Dagens teknik har potential att göra lärandet roligare och mer effektivt. Styrsystem, ljudanläggningar, skärmar, projektorer, kabel- och kontakthantering, digital signering och rumsbokningssystem är praktiska redskap för alla som jobbar i skolan.
Rådgivning
På AVS har vi allt ni behöver för att på bästa möjliga sätt använda er av digital teknik som möjliggör nya och effektiva sätt att samarbeta på kring utrustning som kan förbättra kommunikationen vid konferenser i era lokaler och på distans. Kontakt oss gärna för att få rådgivning.
AVS är en totalleverantör inom ljud- & bildteknik.Bolaget grundades 1986 med namnet AV Syd och har sedan dess blivit en av Sveriges ledande aktörer inom AV-teknik. Vi arbetar med stora och små projekt inom offentlig och privat sektor.
