Utmaningar som HR-avdelningar ofta ställs inför är bland annat:
- att på ett enkelt sätt få en helhetsbild av vilken dokumentation man har över sina anställda
- att säkerställa att man faktiskt gör det man kan för att efterleva GDPR.
Digitaliseringen på många HR avdelningar har resulterat i att man idag använder sig av flertalet system för att hantera information om anställda. Ofta saknas en sammanhållande personalakt där information som anställningsavtal, omställningsavtal, lönespecifikationer och sjukintyg finns samlade.
Ytterligare utmaningar kan vara att det lätt cirkulerar flera versioner av samma dokument och att det kan vara svårt att vara säker på att man använder sig av den gällande version. Är sedan verksamheten lite större uppstår lätt utmaningar som: ”Var befinner sig dokumentet? Vem har inte signerat?” Vilket är vanligt när det kommer till manuell signering av avtal till exempel. Till detta cirkulerar det även dokument från fackliga förhandlingar som också behöver signeras.
E-signering täcker bara en del av behovet
E-signering som allt fler organisationer inför är ett steg mot att få bättre kontroll och effektivare processer. Dock brukar det oftast bara täcka in en del av behovet på en HR-avdelning. Det är inte helt ovanligt att man har kvar många manuella moment som att starta processer, flytta dokument mellan system, följa upp vilka som signerat vad mm.
Integrerat ärendehanterings och e-arkivsystem ger full koll över kvaliteten på de handlingar som skickas
Genom att använda sig av ett integrerat ärendehanterings och e-arkivsystem som håller ihop den samlade bilden i personalakterna, dokumentationen från fackliga förhandlingar etc kan HR-avdelningar minska ner på antalet manuella moment och därmed uppnå betydande effektivisering. Samtidigt får man full koll över kvaliteten på de handlingar som skickas ut, dess status och automatisk e-arkivering när dessa har signerats av alla parter.
Ytterligare effektivisering uppnår man med ett system som enkelt stödjer administration och användning av färdiga dokumentmallar för de ändamål man behöver. Samt att systemet stödjer utskick (både linjära och pararella) med integrerad e-signering och e-arkivering.
Lägger man sedan till GDPR kraven är det en fördel att kunna koppla automatisk gallring till vissa handlingar samtidigt som en grafisk vy över arkivbeståndet ger en enkel och tydlig överblick över vad man lagrat och hur mycket man gallrat.
Exempelbild
Med GDPR kravet följer också behovet av att enkelt och smidigt kunna följa upp att medarbetare och andra tagit del av GDPR information (och annan relevant anställningsinformation). Detta är också ett område där ett lättanvänt och säkert systemstöd kan hjälpa till att spara tid.
Digitalisering av befintliga pappersdokument
Det är idag enkelt att digitalisera sådant man sparat som papper oavsett om dokumenten ligger i ett arkiv eller sitter i pärmar på kontoret. Utmaningen är oftast att arbetet kräver att det utförs med hög kvalitet samtidigt som man ofta vill ha kvar en tydlig koppling till själva originaldokumentet. Förutom de sökparametrar man vill använda sig av kan det ibland vara en fördel att fulltexttolka dokumenten för att möjliggöra fritextsökning.
Något som säkerställer kvaliteten i arbetet är om digitaliseringsprocessen är integrerad med e-arkivet. Om man inte vill att handlingarna ska skickas iväg finns även en enkel och säker teknik för att utföra själva bildfångsten i de lokaler där man har sina handlingar.
Systemarkivering är ett område som kan bli aktuellt om man vill/måste ha kvar informationen i sina system man inte längre använder den och därmed vill slippa licenskostnaden.
Exempelbild arkivering av avställt system
Betydande för ökad effektivitet och bättre kontroll på lagefterlevnad
Effekten av att ha en samlad bild med all information på ett och samma ställe som man hittar snabbt och enkelt blir betydande för en HR avdelning. Framförallt vad gäller ökad effektivitet och bättre kontroll på lagefterlevnad.
En av de viktigare sakerna är att systemet man ska arbeta i enkelt ska kunna konfigureras (benämningar, sökbegrepp etc) till den nomenklatur man använder idag.
Exempelbild söka dokument
Få full koll över kvaliteten på de handlingar som skickas
Coor Service Managements enhet Dokumenttjänster har med det lättanvända och säkra systemet Arkinet och den egna digitaliseringsverksamheten sedan 2002 hjälpt kunderna att effektivisera sina processer.Arkinet är en säker, lättanvänd och kostnadseffektiv tjänst för dokumenthantering, eller Enterprise Content Management (ECM).
Arkinet används av hundratals användare dagligen och har varit i drift i mer än 18år. Arkinet lagrar mer än 35 miljoner dokument ochär idag integrerat med över50-talet system.Effektivisera och kvalitetssäkra avtalsprocessen genom att välja lämpligt aktuellt dokument i Arkinet, skriv in mailadressen till den/de som ska signera dokumentet och låt sedan systemet sköta hela processen tills det signerade dokumentet ligger sparat i e-arkivet.
Kontakt: Johan Onerhed, Coor Service Management
Mail: Johan.Onerhed ( @ ) coor.com
Mobil: 070-263 37 29
