HR digitalisering 2.0: filstrukturer

HR digitalisering 2.0: filstrukturer

Fil och katalogstrukturerad lagring kan snabbt börja kosta för mycket. Filstrukturer och dokumentvolymer växer i många organisationer. Rätt snabbt hamnar många i den tidskrävande situationen att det är svårt att hitta rätt dokument.

Exempel på utmaningar med filstrukturer

  • Var ligger originaldokumentet?
  • Viktig information ligger på olika ställen i filstrukturen
  • Vem har tillgång till vad?
  • Det tar lång tid att hitta rätt dokument

Filstrukturer och dokumentvolymer växer i många organisationer. Rätt snabbt hamnar många i den tidskrävande situationen att det är svårt att hitta rätt dokument. Uttrycket ”finns i sjön” ligger nära till hands efter ett tag när någon undrar var man hittar ett visst dokument.

Ett e-arkiv med ärende och dokumenthantering underlättar ordning och reda i organisationer samt bidrar till effektivisering och kvalitet. 

En superenkel lösning och/eller en för verksamheten effektiv lösning?

När man avser att förändra och effektivisera processer i en organisation uppstår väldigt ofta (och helt naturligt) ett visst motstånd mot förändringen. Vi vill ofta inte ändra på invanda rutiner och arbetssätt. Här kan det vara på sin plats att fundera på om man kanske ska ha möjlighet att ”erbjuda” ett väldigt enkelt alternativ som en instegsmodell om man tror att organisationen inte riktigt är redo. 
Ett exempel på det kan vara en så kallad ”FileDrop” lösning. Sedan kan man successivt hjälpa organisationen över till processer som ger önskad effektivisering och kvalitet. Ett annat exempel är en lösning där e-signering är helt integrerad med e-arkivet och där färdigsignerade dokument automatiskt arkiveras i e-arkivet.

Att ställa krav på nya lösningen

Allra enklast är att ta fram lämpliga kravlistor och stämma av dem med verksamheten. Utmaningen är att hålla dessa på en lagom nivå så att man får den funktionalitet man behöver nu och i den närmaste framtiden.

En annan utmaning brukar vara processerna. Att man oftast inte är överens internt om vilka processer man jobbar efter. Utöver de funktionella kraven behöver man ställa krav på skydd av informationen.

Desto konkretare man kan vara i sina krav på säkerhetsåtgärder desto bättre koll brukar man få. Här kan man ta stöd i ISO standarden för informationssäkerhet (ISO 27 000 serien) för att konkretisera relevanta säkerhetsåtgärder. Dock är det bra om man själv ha gjort sin hemläxa så att man har koll på vilket värde informationen som ska hanteras i systemet har för den egna verksamheten och vilka lagar och krav som den berörs av. 

Läsbara filer fem år eller längre

Ett krav som många glömmer bort att fundera över är hur leverantören säkerställer att filer som sparas ner i e-arkivet idag även är läsbara om exempelvis fem år eller längre. Det man kan vara säker på är att teknikutvecklingen och teknikförändringen går framåt. När det blir dags att avsluta systemet är det bra om man redan i avtalet har med text om att leverantören ska kunna exportera ut all data i maskinellt läsbart format, vanligtvis XML eller liknande samt att det finns en koppling (pekare) till de dokument som också ska exporteras ut.

Boka en kostnadsfri timme

Det finns en hel del att tänka på när det kommer till kravställning. Om du vill få några tips, tankar och exempel från hur andra har tänkt är du som läsare av HR-nytt välkommen att boka in en kostnadsfri timme. Vi fokuserar endast på de frågor som du/ni är intresserade av. Bokning av tid sker genom att skicka ett mail till johan.onerhed(@)coor.com och ange ”Bollplank” i ämnesraden. Bokningsbara tider är vardagar 08.30 - 09.30 eller 15.30 -16.30. Först till kvarn gäller.


Få full koll över kvaliteten på de handlingar som hanteras

Arkinet är en säker, lättanvänd och kostnadseffektiv tjänst för personalakter, avtalshantering, fastighetsförvaltning etc.

Vi har sedan 2002 hjälpt företag att lagra viktig dokumentation för framtiden. Ni slipper risken för att det uppstår en rörig mappstruktur där man är osäker på var viktiga originaldokument ligger. Detta har visat sig vara särskilt viktigt när man omorganiserar, nyckelpersoner slutar eller system byts ut. 

Kontakt: Johan Onerhed, Coor Service Management
Mail: Johan.Onerhed(@)coor.com
Mobil: 070-263 37 29