HR digitalisering 2.0: Ytterligare tankar och lösningar

HR digitalisering 2.0: Ytterligare tankar och lösningar

När HR-avdelningen har övergått till elektronisk arkivering och ärendehantering av personalakter etc uppstår flera möjligheter och utmaningar.

Denna artikel handlar bland annat om:

  • Gamla system och vad kan man göra för att spara pengar
  • Masterdata och effektivisering
  • Nyttoeffekter 

När information blir låst i system som inte längre används

Att dra ut kontakten och stänga ner ett IT-system kan vara ett svårt beslut i en organisation. Ofta står systemen i drift lång tid efter att de slutat användas i det dagliga arbetet vilket snabbt leder till onödiga kostnader i form av drift, licens och upprätthållande av kompetens för verksamheten. Under tiden blir det allt svårare att nå informationen för dem som fortfarande är i behov av den.

Bevara information och minska kostnader

En genomsnittlig svensk region har ofta över 300 system och en medelstor kommun har i ofta över 200 system. Även företag har ofta en hel del system. En stor del av dessa system används inte längre utan man tvingas av olika anledningar (legala krav etc) att ha kvar dem. Den totala kostnaden kan räknas i miljardtals kronor. Genom att överföra informationen till ett e-arkiv med stöd för systemarkivering kan informationen bevaras och kostnader minska.

Med ett väl fungerande e-Arkiv som stödjer Systemarkivering kan all information från tidigare stödsystem och databaser migreras och lagras på ett tryggt sätt. Dokument, ärenden, transaktioner, komplexa datamodeller, strukturerad och ostrukturerad information ska kunna migreras, konverteras och tas över till det nya e-arkivet. Datamängderna ska inte vara något problem om e-arkivet är konstruerat för stora datamängder och långsiktig lagring. 

En lösning som följer OAIS-modellen borgar för långsiktighet och trygghet i att informationen är sökbar över tid. Det är också viktigt med tydliga behörighetsregler och lätta anpassningsbara sökformulär för att det ska vara både enkelt och säkert för rätt person att återfinna informationen. Man ska heller inte underskatta nyttan av anpassning av begrepp för att verksamheten ska känna igen sig från sina tidigare system. Sedan ska det vara enkelt att definiera regler för gallring för att säkerställa lagefterlevnad.

Masterdata, verksamhetens mest värdefulla data

Masterdata anses ofta utgöra en verksamhets mest värdefulla och verksamhetskritiska data. Den delas ofta med många användare och system över hela företaget, eftersom den innehåller nödvändig information för olika arbetsprocesser i organisationen. Ändå är det många organisationer som inte har en strategi för HR-masterdata. Ofta blir det konflikt mellan olika roller om vilket källsystem som bör användas.

Samtidigt har HR-chefen ofta mycket annat på sitt bord; allt från en mängd löpande rutiner som ska fungera till stora frågor som varumärket som arbetsgivare, arbetsmiljö, organisationsfrågor och ledarskap. För att inte tala om kravet att attrahera, utveckla och behålla kompetent personal.

Några vanliga utmaningar för HR-chefer idag:
  • Att administrationen är tidskrävande och till stora delar manuell. Ofta på grund av avsaknad av systemstöd eller för att de system som används inte är integrerade.
  • Att effektivisera HR-processerna så de fungerar smidigt och effektivt.
  • Att säkerställa kvalitén på den data man har. 

Ofta har man för lite tid till utveckling av HR-avdelningen och att arbeta förebyggande. En del av utmaningarna kan lösas med hjälp av ett lättanvänt e-arkiv som kan integreras med andra system och därmed frigör tid för strategiskt arbete. 

När man bara behöver ändra/uppdatera information i ett system och att det sedan slår igenom i samtliga system uppnår man exempelvis följande:

  • Personaldata blir korrekt, uppdaterad och enkel att administrera genom att lagra all data i ett centralt e-arkiv som också kan säkerställa att all information är uppdaterad i samtliga relevanta system.
  • Frigörande av tid från administrationen så att man istället kan fokusera mer på värdeskapande aktiviteter. 
  • När system pratar med varandra och delar data förenklar det HR-processerna tvärs över avdelningarna.
  • Automatisera on- och offboarding med stöd av integrerad e-signering.

Nyttoeffekter med ett e-arkiv som har integrerade funktioner:

  • Man får ett väl strukturerat digitalt avtalsarkiv, som också kan användas för andra typer av dokument. 
  • Återsökningen av arkiverade dokument sker mycket snabbt och enkelt. 
  • Ordning och reda i avtalsarkivet gör det enklare och mer kostnadseffektivt att hantera olika typer av personalärenden och att hålla reda på vilka överenskommelser som gäller för varje anställd.
  • Behörighetssystemet säkerställer att endast de medarbetare som ska ha tillgång till en viss arkiverad handling kan söka fram och ta del av denna.
  • Ärendehanteringsfunktioner säkerställer att ingenting "ramlar mellan stolarna" i samband med rekrytering, uppdatering av villkor eller avveckling av personal.
  • En integrerad e-signering säkerställer att all data och alla dokument automatiskt hamnar på rätt plats i e-arkivet.

Boka en kostnadsfri timme

Listan kan göras längre och om du vill få några tips, tankar och exempel är du som läsare av HR-nytt välkommen att boka in mig för en kostnadsfri timme. Vi fokuserar endast på de frågor som du/ni är intresserade av. Bokning av tid sker genom att skicka ett mail till johan.onerhed(@)coor.com och ange ”Bollplank” i ämnesraden. Bokningsbara tider är vardagar 08.30 - 09.30 eller 15.30 -16.30 under vecka 46 och vecka 49. Först till kvarn gäller.

Få full kontroll genom att effektivisera processerna

Coor Service Managements enhet Dokumenttjänster med tjänsteplattformen Arkinet och den egna digitaliseringsverksamheten har sedan 2002 hjälpt kunder att effektivisera sina processer. Arkinet är en säker, lättanvänd och kostnadseffektiv tjänst för personalakter, avtalshantering, fastighetsförvaltning.

Kontakt: Johan Onerhed, Coor Service Management
Mail: Johan.Onerhed(@)coor.com
Mobil: 070-263 37 29