När distansarbete nu är vardag slås vi av hur viktigt det är att fortsätta kommunicera med varandra – medvetet, ofta och effektfullt.
De obligatoriska, tekniska bitarna har många numera fått koll på, men de tål att upprepas, för allt har vi ännu inte lärt oss:
- Ha kameran på! Det gör att du, men också de som du har möte med ökar er uppmärksamhet och ert fokus.
- Se till att få ljus framifrån, så att ditt ansikte syns.
- Höj kameran så att du har den i ögonhöjd, så att vi slipper titta in i din näsa.
- Sitt gärna en bit från kameran, så att mer av dig syns i bild. Då har du möjlighet att visa fler gester.
I början av mötet är det viktigt att vi tar oss tid för det vi på svenska så slarvigt brukar kalla för kallpratet. Låt oss här och nu tillsammans bestämma att istället börja kalla det för vad det egentligen är – nämligen varmprat. Detta sociala prat är oerhört viktigt för att checka in och stämma av varandra. Om vi gör det flyter resten av mötet på mycket bättre, det blir mer kreativt och effektivt. Sedan kan man också ta hjälp av mina F, så att vi blir tydligare i vår kommunikation, vår gemensamma förståelse ökar helt enkelt. Allt för att skapa samsyn, eller känslan av att frågorna inte bara är självklara, utan även Vi-klara:
Förbered
Det är alltid viktigt att förbereda sig inför möten eller presentationer, men detta steg blir ännu viktigare när vi kommunicerar digitalt. Vi behöver ofta korta ner våra delar, vilket göra att vi måste vara noggrannare när vi sållar bland våra budskap. Att prata kort om en fråga kräver betydligt fler förberedelser än att babbla på i en evighet.
Förenkla
Använd enkla ord och uttryck. Många har fått för sig att det är coolt att använda krångliga ord och facktermer (gärna engelska) eller att vara först med de senaste modeuttrycken. Men det bara fånigt att svänga sig med ord som mottagarna kanske inte ens förstår.
Under videomöten tycks det ännu svårare att fråga när det är något vi inte förstår. Man vill inte avbryta eller få onödiga ”hack” i dialogen eller presentationen. Så vi kan inte utgå från att folk frågar när/om de inte förstår. Här har vi också prestigen att ta hänsyn till, många vill inte ”verka dumma” genom att fråga.
Förklara
Ibland kan du inte byta ut ett specifikt ord eller uttryck, trots att du inser att det kan vara svårt att förstå. Då är det viktigt att du förklarar vad det betyder eller innebär.Och att du hellre gör det en gång för mycket än en gång för lite. För att inte riskera att förminska din målgrupp kan du då säga ”Som ni kanske redan vet så betyder det …” Du kan också förklara genom att använda konkreta exempel.
Förkorta
Förkorta dina budskap för att vara säker på att mottagarna behåller intresset. Vilka detaljer kan du stryka? Vad behöver mottagarna verkligen veta, känna och förstå för att kunna skapa sig en bild av det du menar? Återigen – detta steg är ännu viktigare under videomöten där uppmärksamheten fortare kan dala.
Fråga
Skapa personlig kontakt genom att ställa frågor och ta ögonkontakt. Använd helst öppna frågor som ger dig beskrivande svar – så att du inte fastnar i slutna ja- eller nej-frågor som ”Har du fattat?” eller ”Hänger du med?”. Det som brukar fungera bra under videomöten är att man faktiskt går varvet runt, om gruppens storlek tillåter. Det vill säga ber alla att i tur och ordning dela med sig av sina slutsatser. Om du vill höra en specifik persons åsikt, kom ihåg att adressera med namn, så att det är tydligt vem som ska svara.
Förstärk
Förstärk dina budskap med avbrott eller inslag som bryter mönstret. Visa engagemang med levande kroppsspråk som bekräftar budskapet. Använd starka, mer värdeladdade ord (alltså inte svåra, men starka!) och betona det som är viktigast med en mer kraftfull röst och sänkt röstläge.
Förstärk också med gester, miner och kropp, så att ord och kropp hänger ihop. Visst ska du fortfarande vara dig själv, men våga ”skruva upp” dig själv en aning – för att bli tydligare för mottagaren och för att skapa ett starkare avtryck och intryck. Det här, mina vänner, är som sagt av yttersta vikt under våra många och ibland alldeles för långa videomöten. Att i stället för att tona ner sig själv och bli slapp - snäpp upp dig ett steg! Så att du vet att både du och dina viktiga budskap går igenom rutan.
Slutligen, kom ihåg att det är just människor som kommunicerar, presenterar, säljer och producerar – och det är människor som du ska attrahera i din kommunikation. Glöm B2B. ALLT handlar om H2H, det vill säga human to human.
Och om du satsar på att träna upp din personliga kommunikation och samtidigt odla din nyfikenhet på dina medmänniskor kommer din kommunikation att bli framgångsrik.
Tack för att du läst detta, och snälla du – tänk mindre på innehållet. GÖR i stället – det är så vi utvecklas. Kom ihåg: Det är inte tanken som räknas.
Ge dig själv ännu större försprång i din kommunikation genom att köpa min alldeles färska bok Nå in. Nå fram. Få igenom. Då bidrar du också till att utsatta flickor får det lite bättre tack vare att alla mina intäkter från boken oavkortat går till Plan Internationals arbete.
Av: Ami Hemviken, beteendevetare och författare som föreläser om påverkan, relationer och kommunikation.
