Vad är automatisering i HR?
Automatisering av HR handlar i grunden om att använda programvara eller digitala lösningar för att avlasta eller helt slippa manuella steg i arbetet. Tänk dig alltifrån att posta en jobbannons på tio sajter med en enda knapptryckning till att välja ut och schemalägga intervjuer från ett omfattande urval utan att någon ens behöver lyfta ett finger. Som med allt annat innebär sådana teknologiska omritningar för- och nackdelar.
Fördelar med automatisering i HR
Ökad effektivitet
Det kanske mest självklara plusset är att det går fortare när maskiner sköter repetitiva moment som egentligen inte kräver särskilt mycket hjärnkraft. När monotont systemgöra automatiseras frigörs tid för viktigare saker, som att utveckla ledarskapet eller jobba med hur företagskulturen egentligen mår.
Kostnadsbesparingar
Mindre manuellt arbete kan också betyda mindre risk för mänskliga misstag. Och färre fel kan i förlängningen betyda pengar sparade. Dessutom kan man ofta trimma ned antalet medarbetare som bara sysslar med administration, och på den vägen frigöra ännu mer kapital. Ännu ett skäl för ledningen att nicka gillande. Och tänk när rekryteringen blir snabbare och mer träffsäker – plötsligt minskar alla dolda kostnader som uppstår när fel person hamnar på fel stol.
Standardisering och kvalitetssäkring
System följer regler – punkt. Det innebär att man enklare kan säkerställa att alla kandidater får samma typ av info, att policys efterlevs och att ingen behöver känna sig orättvist behandlad (i alla fall inte av systemet). För organisationer med många anställda kan det vara ovärderligt att alla stegen ser likadana ut – en slags processmässig rättvisa.
Bättre användning av data
Att automatisera innebär ofta att man samlar in stora mängder data, utan att man knappt märker det. Det kan handla om vilka kompetenser som brukar prestera bäst, eller var i rekryteringsprocessen folk tenderar att hoppa av. All den här statistiken kan bli guld värd för att fatta smartare beslut framåt.
Nackdelar med automatisering i HR
Höga implementeringskostnader och teknikberoende
Visst, att skaffa nya system och mjukvaror är sällan billigt. Dessutom kräver det ofta en hel del konsultstöd för att anpassa systemet till just ditt företag. Så det är inte bara licenser man betalar för, utan även själva övergången till ett nytt arbetssätt. Och när allt väl snurrar på är man mer eller mindre beroende av att tekniken funkar. Går systemet ner kan det leda till kaosartade stopp.
Risk för minskad personlig kontakt
HR handlar i slutändan om människor och relationer. Så vad händer när en stor del av kommunikationen blir automatiserad mejlkorrespondens? Kandidater riskerar att känna sig mer som nummer än som individer. Detsamma gäller anställda som kanske vill prata direkt med en människa, men får hålla till godo med en digital portal. Kultur och engagemang kan påverkas om man inte balanserar det digitala med det personliga.
Integritets- och säkerhetsfrågor
Ju mer data man samlar på sig, desto högre krav ställs på datasäkerhet. Det handlar inte bara om att följa lagar som GDPR, utan också om att skydda känsliga uppgifter från att hamna i fel händer. Och händer det ändå, då rasar förtroendet som ett korthus.
Tröga regler
Automatiserade processer är ofta byggda enligt bestämda regler och flöden. Behöver man plötsligt göra en kovändning i rekryteringen eller snabbt anpassa sig till en ny verklighet kan systemen vara tröga att ändra om. Det finns en risk att man tappar i flexibilitet och blir slav under en process som i grunden var tänkt att underlätta. Det sista man vill är att sitta fast i ett kontraproduktivt ekosystem.
Automatiseringen är redan här – och den kommer fortsätta
Oavsett hur vi vrider och vänder på det, eller hur mycket vi än värnar om det personliga, så är automatisering i HR redan här – och den kommer bara att fortsätta utvecklas. Det är lite som att försöka stoppa en flodvåg med händerna: vi kan välja att möta den smart och planerat eller bli översköljda.
Poängen är inte att ersätta människor, utan att använda tekniken för att frigöra mer tid och kreativitet i de delar av HR som verkligen kräver ett mänskligt öga och öra. Att balansera människors behov av empati, dialog och känsla av meningsfullhet med teknikens kraft och precision är utan tvekan utmanande, men det är också oundvikligt. Och när det väl sitter på plats – ja, då kan vi flytta HR-arbetet till en nivå där vi verkligen kan göra skillnad, både för individerna och för hela organisationen.
