I det första avsnittet samlade Kush Linfield tre experter från Sympa för ett samtal om vad som får ett HR-system att fungera i praktiken: Aino, Product Training Manager, Toni, Head of Partnerships, och Wendel, Senior Full Stack Developer.
Tre ord återkom när de beskrev det ideala HR-systemet: enkelt, flexibelt och framtidssäkert.
Samtalet ledde också till ett antal mer spetsiga påståenden om HR, teknik och kompetens. Här är sju av dem.
1. HR är enkelt
HR är enkelt, om du har ett HR-system som passar hur du arbetar. Det blir komplicerat om du försöker anpassa arbetet efter systemet.
För att HR-arbetet ska bli enklare behöver tekniken hantera en stor del av komplexiteten i bakgrunden. En viktig utgångspunkt är att organisationen har en gemensam och tillförlitlig källa för medarbetardata.
När det uppstår osäkerhet kring vilket kalkylblad som är aktuellt eller vilken uppgift som stämmer skapas både merarbete och risk för fel.
En av Sympas kunder, en koncern med åtta bolag som vuxit genom förvärv, hade exempelvis en bonusberäkning som helt hanterades i kalkylblad. När beräkningen konfigurerades direkt i Sympa minskade tiden för att ta fram rapporten från ungefär en arbetsdag till cirka fem minuter.
Uppgiften var densamma. Skillnaden låg i hur processen hanterades.
2. Ingen bryr sig om HR-systemet
Ingen bryr sig om ditt HR-system. Och det är okej. Bra HR-teknik ska hjälpa människor att få saker gjorda på några sekunder och sedan lämna systemet. Tid som spenderas i HR-systemet är tid som inte spenderas på det som faktiskt spelar roll.
Poängen är inte att ett HR-system ska användas så mycket som möjligt. Det ska göra sitt jobb med så liten friktion som möjligt.
Om en medarbetare snabbt kan uppdatera sina uppgifter, ansöka om ledighet eller slutföra en del av sin onboarding är det ofta ett bättre mått på användarupplevelsen än hur lång tid personen befinner sig i systemet.
För chefer blir detta särskilt viktigt. Många administrativa moment återkommer för varje medarbetare i teamet, vilket innebär att även små onödiga steg snabbt kan skapa mycket extraarbete.
I vissa processer kan automatisering dessutom ta bort moment helt. När nästa steg kan initieras automatiskt finns inte alltid någon anledning att kräva att en chef eller medarbetare loggar in bara för att bekräfta en rutinåtgärd.
3. FTE-rapportering kan faktiskt vara kul
FTE-rapportering är kul. Det kan den verkligen vara! Om du har rätt verktyg och din data finns på en plats ska det bara ta några minuter. Om den inte gör det blir det en veckolång diskussion mellan HR, ekonomi och lön om vad 'anställd' ens betyder.
Frågan "hur många heltidsekvivalenter har organisationen?" kan låta enkel. I praktiken påverkas svaret av bland annat arbetstid, kontraktsform, organisatorisk tillhörighet och hur data definieras och lagras.
Problemet blir särskilt tydligt när HR, ekonomi och lön arbetar med olika datakällor eller definitioner.
En gemensam datakälla kan därför göra stor skillnad. I Sympa kan FTE-rapportering användas för att ge en samlad bild av hur personalstyrkan fördelas mellan exempelvis kontraktstyper, platser och över tid. Det skapar i sin tur bättre förutsättningar för personalplanering och budgetarbete.
4. Allt-i-ett-system är överskattade
Alla företag har olika behov. Sluta leta efter ett system som gör allt och börja få era system att fungera tillsammans.
Tanken på ett enda system för hela HR-området är attraktiv. I praktiken behöver en sådan lösning kunna hantera allt från lön och rekrytering till lärande, förmåner och lokala regelverk.
Samtidigt är flera av dessa områden specialiserade och komplexa.
När ett HRIS försöker täcka samtliga behov med egna standardmoduler finns en risk att funktionaliteten blir för generell för verksamhetens faktiska processer.
Ett alternativ är därför att låta olika specialiserade system samverka. Sympa har valt den modellen och integrerar bland annat med Teamtailor för rekrytering och 360Learning för lärande.
För användaren är antalet bakomliggande system mindre viktigt. Det avgörande är att informationen hänger ihop och att processerna fungerar utan onödiga manuella steg.
5. Excel är fortfarande HR:s inofficiella reservsystem
Excel är fortfarande världens mest populära HR-system. Vilket säger en del. Om HR fortfarande förlitar sig på kalkylblad för allt, gör inte deras HR-system jobbet tillräckligt enkelt.
Att kalla Excel världens mest populära HR-system är förstås en medvetet spetsig formulering. Men den pekar på ett vanligt fenomen: kalkylblad används fortfarande parallellt med HR-system i många organisationer.
Det behöver inte bero på att verksamheten saknar HR-teknik. Problemet kan i stället vara att det befintliga systemet inte stödjer en viss rapport, beräkning eller process tillräckligt väl.
Då hamnar arbetet utanför systemet.
Sympas utgångspunkt är därför att systemet ska kunna konfigureras efter verksamhetens behov i stället för att enbart erbjuda fler standardfunktioner.
Bonusberäkningen från det tidigare exemplet illustrerar detta. När en beräkning med flera variabler kunde byggas in i systemet utifrån verksamhetens faktiska process minskade behovet av parallella kalkylblad.
6. Global HR är en myt
Global HR är en myt. Du kan ha en global strategi, men lön, lagstiftning och arbetssätt är alltid lokala.
En global HR-strategi innebär inte nödvändigtvis identiska processer i alla länder.
Lön, beskattning, arbetsrätt och kollektivavtal skiljer sig mellan marknader. Ett internationellt företag kan därför använda samma centrala HR-system samtidigt som olika lokala lönesystem används i respektive land.
Utmaningen blir då att kombinera en gemensam struktur för medarbetardata med de lokala processer som verksamheten behöver följa.
Även arbetsstyrkans sammansättning kan skilja sig kraftigt. Ett tillverkningsföretag kan exempelvis ha fabriksanställda i ett land och huvudsakligen tjänstemän i ett annat. Kontraktsformer, arbetstider och processer behöver då kunna hanteras inom samma övergripande struktur utan att allt måste se likadant ut.
7. Jobbtitlar är värdelösa
Jobbtitlar är värdelösa. En titel talar om vad någon anställdes för att göra för tre år sedan. Kompetenser talar om vad de klarar av i dag.
"Värdelösa" är ett spetsigt ord. Resonemanget bakom påståendet handlar snarare om att jobbtitlar inte alltid ger en aktuell bild av en medarbetares faktiska kompetens.
Roller förändras när ny teknik, nya arbetssätt och nya affärsbehov tillkommer. Den kompetens som krävdes när någon anställdes behöver därför inte vara densamma några år senare.
För HR innebär det ett växande behov av att kunna kartlägga vilken kompetens som faktiskt finns i organisationen och var det finns kompetensgap.
Det är också utgångspunkten för funktionen Kompetenser i Sympa. Organisationen kan definiera relevanta kompetenser, kartlägga nuläget och identifiera skillnader mellan befintlig och efterfrågad kompetens.
Det kan också förändra utgångspunkten för kompetensförsörjningen. Frågan behöver inte alltid vara vem organisationen behöver rekrytera. Den kan lika gärna vara om kompetensen redan finns internt.
Enkelt, flexibelt och framtidssäkert. Tre ord och sju påståenden som inte alla behöver hålla med om. Det är också en del av poängen.
Hela diskussionen finns i det första avsnittet av Sympas podcast HR Coffee Break.
Om Sympa
Sympa hjälper dig utforska heltäckande HR-system, designade för att effektivisera processer med hjälp av de bästa verktygen. Vi erbjuder unika samarbetsbaserade funktioner anpassade för just era behov.
