För de flesta HR- och löneansvariga handlar vardagen om betydligt mer än bara den månatliga löneutbetalningen. Löneåret är en cykel fylld av stora, komplexa milstolpar: från semesterårsskiften och lönerevisioner till lönekartläggning och årsavslut.
Ändå visar siffror att fyra av tio HR-ledare upplever stora svårigheter med att balansera sina strategiska mål mot de dagliga, operativa uppgifterna. Enligt Sanja Musicki Jernér beror det ofta på att man saknar rätt digitala förutsättningar.
Över en tredjedel av alla HR-ledare upplever att de saknar de verktyg som krävs för att göra jobbet effektivt. När ett bolag växer är det lätt hänt att system köps in i silos – ett för schema, ett annat för utlägg och ett tredje för löneberedning. Resultatet blir inte bara att HR ofrivilligt förvandlas till en mänsklig brygga som flyttar data manuellt mellan system som inte pratar med varandra. Utöver administrativt merarbete innebär det också skenande kostnader för dubbla licenser och utspridda leverantörsavtal.
När administrationen krockar med kalendern
Att hantera löneårets milstolpar i en splittrad digital miljö blir snabbt en osynlig men hög kostnad för företaget. När systemen inte är synkade tvingas HR lägga värdefull tid på datatvätt och manuella kontroller, vilket gör att man ständigt hamnar i ett reaktivt läge. Dessutom förvandlas HR till en intern support som spiller tid på att svara på frågor om allt från semesterdagar till “hur mycket friskvård har jag kvar”.
Det här gör att tidspressen blir enorm när tidsschemat redan är som tightast. För cheferna blir attesteringen av tid och utlägg ett detektivarbete inför varje löneperiod. Och för lönespecialisten innebär de manuella stegen en permanent felrisk och en klump i magen inför varje lönekörning. Man tvingas helt enkelt agera brandkår istället för att proaktivt planera sitt arbete.
Från reaktiva utryckningar till full kontroll
Lösningen för att få en tryggare HR-vardag handlar om att binda ihop hela kedjan i ett obrutet informationsflöde. När systemen pratar med varandra kan arbetet ske löpande och dynamiskt under hela månaden, istället för att allt hopar sig i stela block vid månadsskiftet.
Vi ska inte behöva välja mellan ett gränssnitt som är enkelt för medarbetaren och ett som ger bra uppföljning till ledningen – den balansen måste finnas där. Det är först när vi automatiserar bort det manuella pusslet som HR får tid att faktiskt äga sitt årshjul och driva de strategiska processerna framåt.
Sanjas 3 tips för att ta kontroll över löneåret:
För att minska den manuella administrationen och skapa en tryggare struktur tipsar Exsitecs
HRM-team om följande:
- Automatisera försystemen: Se till att tidrapportering, utlägg och resor talar direkt med lönemotorn för att slippa manuell filhantering.
- Låt medarbetarna äga sin data: Genom ett användarvänligt gränssnitt kan medarbetare och chefer själva sköta inrapportering och attestering i tid.
- Planera långsiktigt: Lyft blicken från nästa löneutbetalning och bygg en struktur där ni ligger steget före inför nästa stora milstolpe, som semesterårsskiftet eller lönekartläggningen.
Vill du ha en praktisk guide genom HR- och löneåret?
Sanjas team har samlat sina bästa tips, checklistor och råd i en konkret översikt för att hjälpa er att navigera genom årets alla faser med bättre kontroll.
Ladda ner vår guide Full kontroll på löneåret för att strukturera era processer.
Om Exsitec
xxx
