Avståndet spelar roll vid distansarbete
Det finns tre typer av avstånd i samarbete på distans:
- Fysiskt avstånd – det vill säga plats och tid.
- Operativt avstånd – storleken på teamet/arbetsplatsen, olika skicklighetsnivåer hos medarbetare samt tekniska förutsättningar som bandbredd.
- Affinitet – medarbetarnas olika sociala och kulturella relationer samt normer som värden, tillit och ömsesidigt beroende.
Ett bra sätt att behålla teamets effektivitet är att minska affinitetsavståndet. Affinitet är synonymt med släktskap, och människor är hypersociala varelser som längtar efter tillhörighet. När vi arbetar tillsammans med andra är den psykologiska tryggheten avgörande. Varje medarbetare i teamet vill känna sig inkluderad och säker på sin förmåga – att få bidra, lära sig och utmana status quo. Vidare vill vi slippa rädsla för att bli förminskade, marginaliserade eller straffade på något sätt.
Ledaren har inte ensamt ansvar för gruppens utveckling
Det är lätt att tänka att ledaren bär allt ansvar för att öka affiniteten. Enligt Susan A Wheelan, författare bakom boken ”Att skapa effektiva team” har varje enskild gruppmedlem ansvar för gruppens utveckling och resultat. Hon är vidare mycket tydlig med att den enskilde medlemmen behöver ta ansvar för vad som pågår även om personen själv inte direkt är involverad.
Värdet av högpresterande team kan inte underskattas
Wheelans omfattande forskning visar att högpresterande team är oändligt mycket mer produktiva. De slutför sina projekt snabbare, producerar varor och tjänster med högre kvalitet och genererar större avkastning än grupper med lägre utvecklingsnivåer.
Produktiviteten är avgörande för att mäta nivån på prestationen, vilket är viktigt att fokusera på oavsett om det är i fysisk eller digital miljö. Låt oss berätta om tio nycklar som alla öppnar dörrar till högre produktivitet. I denna artikel tar vi upp de fem första.
1. Ha en klar bild av teamets mål
Det viktigaste kännetecknet för ett högpresterande team är att medlemmarna har en klar bild av teamets mål. Det är nödvändigt att grundligt diskutera igenom gruppens mål och vad dessa mål betyder för olika gruppmedlemmar. I ett högpresterande team är alla medlemmar överens om teamets mål och de anser att målen är viktiga, förnuftiga, går att uppnå och kommer gagna både team och organisation.
Vad betyder detta på distans:
De som jobbar på distans saknar den mänskliga interaktionen på kontoret. Därför behöver det finnas en extra tydlig kommunikation av målen. Hjälp alla i teamet att förstå och anpassa sig till uppdraget, vilka värderingar som råder och vilken standard som förväntas. I början kan det vara värdefullt att ledaren träffar varje medarbetare personligen, framför allt att ni lägger ner tillräckligt tid på att få rätt bild av målen. Mål som fokuserar på samarbetet och kräver teamets samlade förmåga är gynnsamma jämfört med individuella mål.
2. Definiera tydliga roller
När målen är klargjorda gäller det att organisera teamet så att målen uppnås, och besluta vad som behöver göras och av vem. I rollfördelningen blir följande viktigt för varje medlem i teamet:
- Hen måste inse vilken roll som ska utföras.
- Förväntningarna måste vara tydliga, inklusive hur varje uppgift ska utföras.
- Hen måste ha de förmågor och färdigheter som krävs för att utföra en uppgift.
- Hen måste hålla med om och acceptera den tilldelade rollen.
Vad betyder detta på distans:
Tydliggörande av roller skiljer sig inte från arbete där medlemmarna träffas fysiskt. Dock kan en medarbetares roll förändras om hen går från att arbeta på kontoret till att arbeta på distans. I så fall måste denna förändring tydliggöras och accepteras av alla i teamet.
3. Säkerställ ett ömsesidigt beroende
I framgångsrika och högpresterande team kräver uppgifterna att medlemmarna i teamet arbetar tillsammans som en enhet eller i subgrupper. Det finns ett ömsesidigt stöd och skydd mot känslomässig isolering.
Vad betyder detta på distans:
Organisera teammedlemmar i till exempel triader. Gör en daglig check-in för att kolla läget, helt enkelt fråga varandra ”Hur mår du”? Efter ca 2–3 veckor kan det vara läge att skapa nya triader så att alla får möjlighet att prata med alla. När medlemmarna får lära känna varandra påskyndar det teamets utveckling. Detta ökar allas fokus på själva uppdraget vilket får en positiv effekt på resultatet.
4. Forma ett ledarskap som främjar självledarskap
När olika behov växer fram i gruppen förändras ledarens stil – i syfte att öka produktiveten. Medlemmarnas uppfattning om ledarens roll förändras också på olika stadier i grupputvecklingen. I högpresterande team har de flesta av ledarens funktioner fördelats mellan teammedlemmarna och ledaren agerar mest som expertmedlem i teamet. Detta innebär att ledarens roll blir mindre styrande och mer konsultativ då gruppen är mogen för detta.
Vad betyder detta på distans?
En av ledarens viktigaste uppgifter blir att främja självledarskap till individerna i teamet. När den geografiska spridningen är stor, likaså om det finns kulturell mångfald, blir det svårt för varje enskild ledare att se till att teamet fungerar effektivt. Virtuella team behöver således vara mer självförsörjande, varje medlem måste hantera sitt eget arbete eftersom ledaren är mindre i stånd att hjälpa. Alla i teamet behöver vara medvetna om svårigheterna med samarbete på distans och hitta effektiva sätt att övervinna dessa hinder på egen hand. Till exempel kan mötestider ske i olika tidzoner, samarbetsformer kan ske i subgrupper.
5. Sätt normer och individuella skillnader som uppmuntrar prestation
Framgångsrika team har normer som uppmuntrar prestationer, kvalitet och framgång samt normer som uppmuntrar medlemmarna att vara kreativa och innovativa. Medlemmar som uppträder annorlunda accepteras så länge deras beteende anses gynna utförandet av arbetsuppgifterna. Högpresterande team består av medlemmar som tolererar, till och med trivs med varandras egenheter för att få jobbet gjort.
Vad betyder detta på distans:
Vid arbete på distans krävs ofta en högre grad av struktur för ökad trygghet och främjande av samarbete och sammanhållning. Det är viktigt att strukturen inte kväver kreativiteten och möjligheten till innovation. Individuella skillnader kan snarare främjas genom att kommunikationsvägarna ger fler möjligheter. Vid distansarbete ökar generellt skriftlig kommunikation vilket utjämnar skillnader mellan introverta och extroverta.
Dessa var de fem första nycklarna för att skapa högpresterande team
Tillsammans öppnar alla tio nycklarna dörren till team som mer effektivt kan skapa framgångsrika resultat, oavsett om samarbetet sker på plats eller på distans.
Ledarskap på distans del 2 – Tio nycklar till högpresterande team
Ledarskap på distans del 3 – Ledarskap
Ledarskap på distans del 4 – Kommunikation
Läs mer på ledarskap.se
