Enligt Annica Galfvensjö som jobbar med att utbilda chefer i Svåra samtal är de vanligaste orsakerna till att chefer inte vill ta de svåra samtalen att man som chef är rädd att såra medarbetaren, eller att riskera att bli illa omtyckt.
När man ändå behöver ta ett svårt samtal är det många chefer som går in i samtalet utan att vara tillräckligt förberedda.
På Learning4u, där Annica arbetar ger de chefer och ledare möjligheten att öva på svåra samtal INNAN de ska genomföras i verkligheten. Det är ett mycket bra sätt att förbereda sig på.
Kan alla lära sig att genomföra svåra samtal på ett framgångsrikt sätt?
Ja, absolut svarar Annica. En viktig förutsättning för att nå dit är att du som chef är intresserad och mån om att utvecklas i ditt ledarskap. Ju fler samtal du genomför, desto tryggare blir du i samtalen. Du lär dig då att bli mer närvarande i mötet, och kan koncentrera dig mer på att lyssna på din medarbetare och följa upp svaren, istället för att fundera över vilken din nästa fråga eller reaktion ska bli.
Vad blir konsekvensen om man som chef inte klarar av att föra svåra samtal på ett framgångsrikt sätt?
På kort sikt gör du dina medarbetare en björntjänst genom att låta det nödvändiga samtalet passera ”bäst före datum”, vilket gör att samtalet kommer att bli svårare och svårare. Medarbetaren får inte en chans att korrigera det som inte fungerar. I det långa loppet kan det även leda till att du som chef underminerar din roll genom att inte ta tag i problem som hela arbetsgruppen är medveten om, vilket leder till försämrat arbetsklimat för alla.
Om du som chef tar samtalet så snart som bara möjligt däremot (och är mån om att inte prata om eller med medarbetarens kollegor) bidrar du till att skapa ett gott och tryggt arbetsklimat där dina medarbetare kan fokusera på sina arbetsuppgifter och att skapa goda resultat. De vågar ta egna beslut i vetskapen om att om något blir fel kommer hen att vara den första som får veta detta på ett tidigt stadium.
Annicas 5 tips för att förbereda sig inför ett svårt samtal:
- Var tydlig medsyftet: Ange tydligt syfte redan vid mötets början.
- Använd rätt formuleringar: Undvik osäkra fraser som “Jag har hört att du ofta är sen till möten…” eller “Alla andra säger att du ofta är sen till möten…”. Formulera dig istället med orden “Jag upplever att du ….”, eller “Jag har uppmärksammat att du…”
- Be om bekräftelse: Se till att både du och medarbetaren är överens om samtalsinnehållet innan ni avslutar.
- Boka ett uppföljningsmöte: Detta säkerställer att åtgärder och förbättringar övervakas och utvärderas.
Vilket stöd kan man som chef förvänta sig att få från sin arbetsgivare inför svåra samtal med medarbetare?
Att vända sig till HR för att få stöd, tips och råd är klokt, är du ny som chef så kan du säkert även få stöd i att genomföra samtalet. Så snart som möjligt bör du genomföra samtalen på egen hand i syfte att skapa en trygg plattform för ditt teams utveckling såväl på det individuella planet som på gruppnivå.
Lär dig mer om svåra samtal
Den 12 juni erbjuder Annica och Learning4u ett kostnadsfritt webinarie där skådespelare gestaltar olika svåra samtalssituationer. Webinaret fungerar som ett smakprov på den omfattande utbildningen "Svåra samtal för ett hållbart arbetsklimat" och ger dig som deltagare en inblick i hur du kan förbättra ditt ledarskap genom effektiv kommunikation i utmanande situationer. Passa på att stärka din kompetens och bli mer säker i dina chefssamtal.
Anmäl dig till webinaret och förbättra din förmåga att hantera svåra samtal idag!
