Så här kan en rekryteringsprocess se ut
1. Identifiering av behovet
Det första steget i en rekryteringsprocess är egentligen att identifiera vilket behov som finns. Vilken tjänst är det ni som arbetsgivare vill tillsätta, vilka arbetsuppgifter ska den täcka och vilken typ av person letar ni efter? Här skapas en arbetsbeskrivning med uppgifter, kvalifikationer och egenskaper som sedan ligger till grund för urvalet.
2. Utvärdering av marknaden
Är den här typen av tjänst lätt- eller svårrekryterad? Det är en fråga många ställer sig i steg två – och beroende på svaret bestämmer om ni ska gå ut brett eller smalt. I den här fasen kan det också vara klokt att se över om det finns något särskilt som ni behöver tänka på när det gäller målgruppen, till exempel i formulering av annons, kommunikation på ett visst sätt och så vidare, för att kunna nå rätt personer.
3. Lansering av tjänsten
När ni är överens om vilken typ av person och kvalifikationer som ni letar efter och vet hur ni ska formulera er, är nästa steg i rekryteringsprocessen att annonsera och marknadsföra tjänsten. Publicera jobbannonsen på relevanta plattformar och glöm inte företagets egen webbplats och intranät. Många arbetsplatser använder rekryteringssystem (Applicant Tracking Systems - ATS), vilket gör det möjligt att smidigt publicera jobbannonser både på företagets karriärsida och direkt på externa jobbplattformar via systemets integrationer. Här brukar också de anställda uppmuntras att dela via LinkedIn och andra sociala medier. Oavsett om ni använder köpt eller organiska inlägg kan ni skapa rekryteringskampanjer som når många och attraherar rätt kandidater.
4. Ett första urval
Genom att sortera de mottagna ansökningarna görs urvalet mer hanterbart. Börja med att se om kandidaterna behöver komplettera något, dvs att de skickat in det som efterfrågats: t ex CV, personligt brev och arbetsprover. I annat fall är det nu läge att sortera bort eller be dem att komplettera. HR och/eller rekryterare går sedan igenom ansökningarna för att hitta de som uppfyller de grundläggande kraven.
5. Kallelse till intervju
När det första urvalet (även kallat screening) gjorts är det dags att kalla till intervju. Många väljer att fortsätta rekryteringsprocessen med en telefonintervju eller en digital intervju innan nästa gallring. Här sker ofta den allra första kontakten med kandidaterna och det är därför extra viktigt att tänka på hur ni kommunicerar och vilket intryck ni ger av er och ert företag. Därefter är det dags för djupintervjuer – där de mest lovande kandidaterna kallas till personliga eller virtuella möten för att ta reda på mer om deras erfarenhet och kompetens och lära känna deras personlighet.
6. Personlighetstester
När ytterligare ett urval har gjorts kan det vara lämpligt att sätta kandidaternas teoretiska eller praktiska kunskaper på prov. Ni kan också välja att göra olika personlighetstester som hjälper er bedöma hur kandidaten passar in i företagets kultur. Många väljer även Case-intervjuer – där kandidatens problemlösningsförmåga ställs på prov i en verklighetstrogen situation. Personlighetstester kan fungera som ett komplement till den personliga bedömningen som görs i mötet med kandidaten.
7. Referenstagning
När rekryteringsprocessen gett två eller tre kandidater som ni är nöjda med är det dags att ta referenser. Kontakta tidigare chefer, kollegor eller andra som kandidaterna har arbetat med och angett i sin ansökan, för att verifiera uppgifter och få ytterligare en bild av arbetsmoral och prestationer. För att säkerställa en objektiv bedömning kan ni använda digitala referenstagningstjänster som exempelvis Refapp och Refensa, där referenserna identifierar sig med BankID.
8. Förhandling
Nu har det blivit dags att komma med ett erbjudande och specificera villkor som lön, förmåner och föreslagna arbetstider. Här brukar det finnas utrymme för förhandling mellan kandidat och arbetsgivare och tid att diskutera villkor och eventuella justeringar i avtalet.
9. Onboarding
Anställningsavtalet är påskrivet – men vad händer sedan i rekryteringsprocessen? När ett formellt anställningsavtal är upprättat och signerat är nästa steg att introducera er nya kollega i teamet. Med en plan för onboarding – det vill säga en period där du integrerar den nya medarbetaren i verksamheten, eller kanske till och med preboarding – där medarbetarna får lära känna företaget redan innan första arbetsdagen, presenteras personen för arbetsuppgifter, team, företagskultur, system och verktyg. Här kan du läsa mer om onboarding och hur du lyckas med processen. I större organisationer kan det vara fördelaktigt att använda ett LMS (Learning Management System) för att följa upp onboardingprocessen samt de praktiska och teoretiska utbildningar som kan behövas för vissa yrkeskategorier.
10. Utvärdering av rekryteringsprocessen
En punkt som många glömmer bort när det gäller rekrytering är att utvärdera processen efteråt. Först då vet du hur väl det utlöpte och kan förbättra strategin för framtida rekryteringar. Använd gärna ett Saas HR-verktyg genom hela rekryteringsprocessen för att enklare kunna skapa analys och insikter i det här steget. Överväg även hjälpverktyg som Trustcruit och Realcruit, som ofta är integrerade i ATS-system, för att samla och hantera feedback effektivt. Glöm inte att även fråga kandidaten om deras upplevelser – för att kunna skapa en helhetsbild ur både arbetsgivare och arbetstagares perspektiv.
3 tips för en lyckad rekryteringsprocess:
1. Fokusera på inkludering och mångfald
En modern rekryteringsprocess bör vara rättvis och icke-diskriminerande. Se till att attrahera kandidater från olika bakgrunder och fokusera på inkludering. Det ger en bredd av kompetenser och ingångsvinklar som behövs för en framtidssäkrad och attraktiv arbetsplats.
2. Se över er employer branding
Företagets rykte påverkas i högsta grad av dess förmåga att attrahera nya talanger. Därför är kommunikation och kandidatupplevelse centralt i varje rekryteringsprocess. Se till att skapa ett varumärke som attraktiv arbetsplats för att ha möjlighet att bygga den framtid som ni – och kandidaterna – vill ha.
3. Använd modern teknik och AI
Genom att använda digitala verktyg kan du med fördel automatisera tidskrävande moment i rekryteringsprocessen; som att sortera CV:n, schemalägga intervjuer eller skicka uppdateringar och bekräftelser. Det finns en hel uppsjö av SaaS HR verktyg och rekryteringssystem (Applicant Tracking Systems - ATS) för att effektivisera, automatisera och skapa processer – vilket kan vara särskilt hjälpsamt vid högt ansökningstryck.
AI hjälper till att genom algoritmer analysera och matcha kandidater mot kravprofiler. Då baseras analysen på till exempel kompetens, erfarenhet och nyckelord. Med Chatbots kan du också kommunicera med kandidater, svara på de vanligaste frågorna och guida kandidater genom hela ansökningsprocessen.
Exempel på användbara rekryteringsverktyg (ATS):
- Teamtailor: Teamtailor underlättar rekryteringsprocessengenom avancerade algoritmer för att matcha kandidater med jobbannonser. Kan analysera stora mängder data på kort tid.
- Grade Varbi: Erbjuder verktyg för hela medarbetarresan, från rekrytering till offboarding.
- Jobylon: Jobylon fokuserar på enkelhet och användarvänlighet i rekryteringsprocessen. Plattformen gör det möjligt att skapa attraktiva och anpassade jobbannonser samt erbjuder verktyg för att hantera kandidater smidigt
- Rekrytering by Talenttech: En flexibel plattform som integrerar med olika HR-system och rekryteringsverktyg. Rekrytering by Talenttech erbjuder stöd för att automatisera och optimera hela rekryteringsprocessen.
- SAP: SAP:s rekryteringsmodul, som är en del av SuccessFactors, erbjuder en omfattande lösning för att hantera rekrytering i stora organisationer. Verktyget inkluderar stöd för employer branding, kandidatengagemang och datadrivna beslut.
- Higher: Higher är ett AI-baserat rekryteringsverktyg som effektiviserar processen med hjälp av smarta algoritmer för att hitta och matcha rätt talanger. Det lägger särskild vikt vid att förbättra kandidatens upplevelse.
- SmartRecruiters: SmartRecruiters är en användarvänlig plattform som erbjuder verktyg för rekrytering, kandidatspårning och samarbete i team. Plattformen stödjer även global rekrytering och integrationer med andra HR-system.
