Minimera onödiga arbetsuppgifter – så gör du

Lästid : 2 min

Minimera onödiga arbetsuppgifter – så gör du

Inom forskningen kallas onödiga arbetsuppgifter för ”illegitima”. Det vill säga de uppdrag som egentligen ligger utanför en roll och kan kännas onödiga, men som är en del av arbetsdagen. Till exempel att lägga in värden på flera ställen, eftersom systemen inte synkar som de ska. Eller annat som får dig att tänka: ”Varför gör jag det här?”

Varför är onödiga arbetsuppgifter farliga?

Så kallade illegitima arbetsuppgifter tar tid från vår våra nyckeluppgifter. Det vill säga de uppgifter som ligger inom vår kompetens och område och som vi är anställda för. Att utföra alltför många onödiga arbetsuppgifter påverkar vårt mående och vår upplevelse av mening i vardagen. I värsta fall sätter det sig även på självkänslan. En medarbetare som till exempel känner att deras kompetens inte utnyttjas på bästa sätt, eller att de lägger tid på fel saker kan i värsta fall börja söka sig till en annan arbetsgivare. Eller stanna kvar och behöva leva med en ständig känsla av frustration, ohälsa och stress. 

Vad är orsaken till illegitima arbetsuppgifter?

Den största orsaken till att en anställd sysslar med fel uppgifter är en otydlig organisation och otydliga arbetsuppgifter. Det kan också vara tecken på bristande respekt för kompetens och här behöver HR gå in och se till att minimera risken för att illegitima uppgifter uppstår. 

Hur identifieras onödiga arbetsuppgifter?

Det finns egentligen två typer av illegitima uppgifter. Den ena är onödiga uppgifter – det vill säga saker som man misstänker inte skulle behöva göras om arbetet organiserades annorlunda. Den andra typen kallas ”oskäliga arbetsuppgifter” och är de som ligger utanför yrkesrollen – de som borde göras av någon annan. Eftersom dessa båda är faktorer som kan leda till stress och i värsta fall utbrändhet, är det viktigt att försöka identifiera dem tidigt.

Hur eliminerar jag dem?

Att helt eliminera onödiga arbetsuppgifter är svårt, men som HR kan du hjälpa din personal att i alla fall minska dem genom att identifiera dem. Det görs enklast genom enskilda personalsamtal. Du kan också skapa anonyma eller öppna enkäter till personalen, där de själva får identifiera vilka onödiga arbetsuppgifter de utför. Sedan arbetar ni tillsammans arbeta för att försöka minska dem. 

Studerar påverkan på hälsan över tid

Onödiga arbetsuppgifter är alltså inte bara just det – onödiga. De strider också mot de normer och regler som utgör en yrkesidentitet och kan få allvarliga effekter på hälsan på både kort och lång sikt. Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet har precis startat en stuidie som undersöker hur de här uppgifterna påverkar medarbetarna i kontaktyrken. Tidigare studier visar nämligen att vårdpersonal lägger alltmer tid på att dokumentera sitt arbete, vilket leder till stor stress. Projektet heter ”Detta ingår inte i mitt arbete! Långsiktiga hälsokonsekvenser av illegitima arbetsuppgifter inom kontaktyrken” och ska pågå i tre år. Här kan du läsa mer om projektet och bevaka resultaten.

Källa: Sunt arbetsliv, Läkartidningen