Inbjudningar och dokumentation
Att skicka inbjudningarna digitalt är bra ur miljösynpunkt, men vill du ändå skicka inbjudan per post är det miljömärkt papper som gäller. Pennor block och annat som krävs till deltagarna för att dokumentera eventet. Även deltagarbrickor kan enkelt lämnas in och återanvändas efteråt. Delar ni ut goodibags eller priser till medarbetare kan ett presentkort på valfri välgörenhetsorganisation vara en uppskattad present. Vill ni ändå ha snittblommor till era gästföreläsare, se till att de är miljömärkta.
Platsen och mijlön
Genom att välja ett hotell eller en konferensanläggning som redan har en miljöpolicy eller certifiering är hälften vunnet. Det är också uppskattat om platsen är tillgänglig för majoriteten av deltagarna och att det finns handikapp-ramper, automatiska dörrar och annat som underlättar för de som har en funktionsnedsättning. Gör gärna research och reda på hur det är med buller och störningar som kan påverka både deltagare och boende runt omkring. Går det att ta sig dit på ett klimatsmart sätt, kommunalt eller med tåg eller cykel? Är ni många som tänkt ta bil – kan ni kanske hyra in en buss och åka tillsammans istället?
Rättvisemärkt mat
När det gäller val av meny finns många frågor att besvara. Behöver ni ha kött, eller kan ni servera huvudsakligen vegetariska rätter? Om inte, går det att välja vilt eller fågel som har mindre miljöpåverkan än annat kött? Ur ett klimatperspektiv är det också bäst att servera på porslin – och engångsartiklar är givetvis ett stort no-no. Se därför till att eventuella cateringfirmor har material som inte innehåller skadliga ämnen och att produkterna i största möjliga mån är återvinnings- eller återbrukbara. (Är du osäker finns många bra märken som säkerställer hållbarheten, till exempel Bra mijöval och Svanen.) Välj närproducerat, ekologiskt och gärna Fairtrade – även när det gäller vin och öl. Tänk på att undvika buteljerat vatten och se till att du har koll på sopsorteringen, för att säkerställa att avfallet hanteras på ett miljövänligt sätt.
Roliga aktiviteter – för alla
När du planerar ett hållbart event är det lätt att glömma bort den sociala hållbarheten. Men genom att ta inkludering med i beräkningen och välja aktiviteter som fungerar för alla säkerställer du succé. Välj aktiviteter på språk som alla förstår för att alla ska ha möjlighet att delta, oavsett bakgrund och fysiska förutsättninar. Att ta in en gästföreläsare är också populärt - men gör i så fall grundlig efterforskning för att se till att deras värderingar inte går stick i stäv med er verksamhet.
Glöm inte att utvärdera
Var inte rädd för att marknadsföra eventet som hållbart redan i kommunikationen. Det motiverar även dina kollegor att göra miljövänliga val under dagen/kvällen. Och glöm inte att utvärdera eventet ur ett hållbarhetsperspektiv efteråt – för att se vad ni kan förändra och förbättra till nästa gång.
Källa: Stockholms stad, Verksamt
