Tjänstepensionen och tillhörande försäkringsskydd är precis som lönen en viktig del av anställningsvillkoren. En stor skillnad mellan lön och tjänstepension är dock de anställdas möjlighet att upptäcka fel. Fel lön upptäcks ofta tidigt av den anställde själv, och är oftast enkel att rätt till.
Blir det däremot fel med pensionsinbetalningarna så märks inte detta och om det upptäcks är det i regel långt mycket senare. Företaget är skyldigt att rätta till fel som upptäcks inom 10 år efter att pensionen börjat betalas ut och det kan innebära betydande kostnader för arbetsgivaren.
Därför är det viktigt att allt, kopplat till pensionen, blir rätt direkt. Här är några fel du som är ansvarig för företagets pensioner och försäkringar vill undvika att göra:
Kollektivavtal men inte matchande pensionsavtal
När företaget har kollektivavtal tillkommer olika åtaganden om vilka pensionslösningar och försäkringar som ska tecknas. Enligt kollektivavtal ska tjänstepensionen för anställda arbetare administreras av Fora och tjänstepensionen för anställda tjänstemän av Collectum. Betalar du inte in pensionspremierna dit, uppstår en pensionsskuld som dessutom tickar premietillägg/pensionsavgift.
Under pandemin var det många företag som mer eller mindre akut tecknade kollektivavtal eller hängavtal för att kunna permittera mer fritt. Vad många inte tänkte på då är att kollektivavtalet också innebär en plikt att teckna pensioneringsavtal med Collectum respektive Fora. Om ditt företag fortsatt med samma tjänstepensions- och försäkringslösning till ett individualbolag (till exempel SPP) som innan ni tecknade kollektivavtalet, behöver ni se över detta, gärna i samarbete med en kunnig pensionsjurist.
Missen med kollektivavtal eller hängavtal
Det låter konstigt, men det är vanligare än man kan tro att de ansvariga på ett företag inte känner till att företaget har tecknat kollektivavtal eller hängavtal. Det kan till exempel bero på att man tecknade avtalet långt tillbaka i tiden eller att nyckelpersoner slutat.
Ditt företag kan också ha blivit ”smittat” av kollektivavtal/hängavtal i samband med uppköp och verksamhetsövergång av bolag – till exempel om ditt företag köpt ett bolag med kollektivavtal. Denna fråga kan vara klurig att utreda, men samma skyldigheter uppstår att teckna kollektivavtalad tjänstepension och försäkringar, som om ni aktivt tecknat ett kollektiv/hängavtal.
Ni undantar deltidsanställda eller tidsbegränsat anställda
Det förekommer att företag tecknar tjänstepension och försäkring för heltidsanställda medarbetarna, men inte för de som arbetar deltid eller har en tidsbegränsad anställning. Detta bryter mot Lagen om förbud mot diskriminering av deltidsarbetande arbetstagare och arbetstagare med tidsbegränsad anställning.
Du får alltså inte undanta medarbetare från tjänstepensionen enbart baserat på anställningsformen. Gör ni det kan företaget bli skyldigt att täcka kostnader till exempel om någon som undantagits från pensionspolicyn skulle bli livsvarigt sjuk och står utan försäkring.
Ni använder fel pensionsmedförande lön
När du räknar ut pensionsmedförande lön finns det olika tillägg som ska eller inte ska räknas med i den pensionsmedförande lönen. Har man kollektivavtal för tjänstemän skiljer sig definitionen av vad som ska utgöra pensionsmedförande lön.
När det gäller icke-kollektivavtalade arbetsgivare så är det många som inte skriver ut tydligt nog vad som ska anses vara pensionsmedförande lön. Det är värt att komma ihåg här att huvudregeln är att otydligheter i detta sammanhang kommer tolkas till arbetstagarens fördel!
Ni rapporterar in löneuppgifter för sällan
För företag med kollektivavtal och anställda med ITP1 räcker det inte att rapportera in lönerna en gång per år. Det ska göras månadsvis. För anställda med en stor del rörlig lön (ex, provision, bonus) kan inkomsterna enskilda månader sticka iväg högt över gränsen där tjänstepensionspremien blir 30%, samtidigt som lönen andra månader ligger avsevärt lägre. Att då räkna ut pensionspremien på ett snitt över hela året kan bli till stor nackdel för den anställde. Lönerna ska därför rapporteras in månadsvis för korrekt beräkning av tjänstepensionspremien.
Ni glömmer att nya pensionsvillkor ska godkännas
Som företag utan kollektivavtal byter ni säkert pensionsleverantör ibland. Då är det är viktigt att komma ihåg att tjänstepension och försäkringsskydd anses utgöra ett så kallat väsentligt anställningsvillkor. Det betyder att arbetsgivaren inte ensidigt kan förändra dessa löften.
Förändringar av tjänstepension och försäkringsskydd måste alltså förhandlas och godkännas av samtliga medarbetare som berörs.
Ni lovar villkor ”motsvarande nivå enligt kollektivavtal”
Det är vanligt att företag utan kollektivavtal gör det enkelt för sig i anställningsavtal och anger att tjänstepension ska betalas på motsvarande nivå som under kollektivavtal och med samma försäkringsskydd. Detta är inte att rekommendera av flera anledningar.
En stor anledning är att det inte finns exakt samma lösningar tillgängliga för icke-kollektivavtalade bolag (exempelvis förmånsbestämd lösning liknande ITP2), vilket innebär då att ni som arbetsgivare inte fullgör ert pensionslöfte.
Hur är man helt säker på att följa alla lagar och regelverk? Läs mer om hur SPPs seniora pensionsspecialister kan hjälpa ditt företag.
Fakta
Vanessa von Zweigbergk, SPPs arbetsrättexpert, tog sin Master of Law 2011 från Stockholms universitet och University of Glasgow. Hon började på Företagarna 2013 och har sedan dess arbetat inom både arbetsgivarorganisationer och kommun och drivit egen verksamhet. Sedan 2013 har Vanessa arbetat specialiserat inom arbetsrätten och har utbildat SPPs och andra försäkringsbolags rådgivare inom tjänstepensionsrelaterad juridik.
