Det är HR som måste balansera rörliga strategier, rättsliga krav och medarbetarnas förtroende i turbulenta tider. Med rätt verktyg kan HR inte bara hantera situationen – utan bli en framåtdrivande kraft i organisationen.
Regelföljsamhet utan kompromiss
Störningar i omvärlden exponerar HR:s svagheter: ett enda brott mot regelverk kan förlama verksamheten, särskilt för organisationer med verksamhet i flera länder eller regioner. I Sverige är exempelvis lönekartläggning och aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen obligatoriska (kap. 3), och EU:s nya lönetransparensdirektiv innebär att insyn i löner ska stärkas ytterligare.
Exempelvis finns det förslag om att arbetsgivare ska informera kandidater om lönespann, och att det blir förbjudet att fråga om tidigare lön. För arbetsgivare med 100 eller fler anställda ska rapportering av löneskillnader till DO dessutom bli obligatorisk.
Den traditionella lösningen – uppdateringar via skilda policydokument och lokala Excel-ark – räcker inte längre. HR behöver en centraliserad modell där regler integreras i system för lön, schema och tid, så att uppdateringar automatiskt sprids och man undviker felsteg.
Turbulens i omvärlden och på företaget är inget hinder – om HR gör den till en kontinuerlig designprincip, inte en akut krisstämpling.
Automatisering och AI som HR-stöd – inte ersättning
HR har länge arbetat med att automatisera administrativa flöden, men med generativ AI och agentbaserade system öppnas nya möjligheter – särskilt i stressade situationer. I Sverige visar dock studier att införandet ofta präglas av osäkerhet och bristande kompetens kring teknikens möjligheter och risker.
Fördelarna med AI väger dock tungt. AI underlättar HR-arbetet med att exempelvis övervaka policyavvikelser och flagga risker i realtid, skapa utkast till kommunikation, policydokument eller rapporter och generera schemaförslag utifrån många variabler, ex. affärsbehov, lagar, medarbetarpreferenser. Med mindre administrativ börda kan HR-direktören lägga ett större fokus på affärsstrategin och därigenom bli en nyckelperson i ledningsgruppen.
Schemahantering som konkurrensfördel
När störningar inträffar kan exempelvis leveransproblem eller plötslig efterfrågeökning kräva en snabb omallokering av personal. Utan flexibilitet riskerar man övertid, kvalitetsbrister eller missade kundlöften. Även här har AI en viktig roll att spela.
Med AI-stödd schemaläggning kan HR:
- Balans mellan affärsbehov och individuella villkor.
- Justera resurser i realtid.
- Fördela skift rättvist — vilket stärker förtroendet.
I Sverige är dock adoptionen av avancerade HR-lösningar låg. En rapport från CGHRM visar att vi tillhör de länder med lägst användning av algoritmiska HR-processer och Robotic Process Automation (RPA). Dessutom konstateras i branschrapporter att endast 18 % av svenska kunskapsarbetare använder generativ AI – mot 54 % i Europa.
Att våga ta klivet från traditionell schemaläggning till adaptiv, datadriven översikt är en strategisk investering.
En gemensam dataplattform ger snabbare beslut
Motståndskraft kräver samarbete: HR, ekonomi och produktion behöver jobba med samma data om kompetenser, kostnader, produktionstakt och efterfrågan. När HR-analyser integreras i gemensamma dashboards kan scenarion modelleras på timmar, inte veckor.
Exempel: en ökning i oplanerade skiftsbyten kan korrelera med förseningar i leverans – och signalera att schemaläggning behöver justeras innan kvartalet är slut.
Molnbaserade HCM-plattformar (Human Capital Management) gör detta möjligt och skapar en “single source of truth”.
Handlingsplan för HR-ledare: bygg för morgondagen
Här följer en kortfattad handlingsplan för de HR-ledare som på allvar vill omfamna AI:ns potential inom sitt verksamhetsområde:
- Kartlägg och centralisera regelverksamhet.
Identifiera alla lagar, principer och avtal – migrera dem till ett versionsstyrt system. - Automatisera det repetitiva – förstärk det strategiska.
Låt AI ta hand om schemagenerering, revisioner och enkla beslut; frigör tid för HR att agera proaktivt. - Designa schema för både flexibilitet och välmående.
Bevaka balansen mellan affärsbehov och individens livsprioriteringar. - Slå ihop HR- och affärsnyckeltal.
Mät produktivitet per skift, kostnad per enhet, tid till kompetens – och låt HR-data ljuda i hela organisationen. - Satsa på bred kompetens och korsutbilda mellan avdelningarna:
När nästa turbulens bygger på nya premisser (klimat, geopolitik, AI), är flexibla medarbetare din bästa försäkring.
Gör osäkra förhållanden till en av HR:s styrkor
Turbulens i omvärlden och på företaget är inget hinder – om HR gör den till en kontinuerlig designprincip, inte en akut krisstämpling. Genom att kombinera regelföljsamhet, automatisering och schemadriven smidighet kan HR inte bara reagera – utan forma framtidens konkurrenskraft.
Pavel Carballo, Nordenchef för Cloud Applications & Industry Solutions på Oracle.
