När jag märker att folk är skeptiska till möten, ibland till och med fruktar dem, har jag börjat reda ut vad det är vi är rädda för. Allt för att mötesledare enklare ska kunna agera monsterjägare och “döda” alla dåliga mötesformer. Här är ett par vanliga monstermöten jag brukar be chefer att hålla utkik efter och de bästa vapnen i kampen mot dåliga möten.
Zombiemöte?
Möten som drar massa energi - vanligtvis möten som hålls på slentrian, år ut och år in. Nästan alltid möten utan interaktion, oftast för att innehållet i mötet lika gärna skulle kunna varit i ett mail. Ibland är det ett möte för att gå igenom vad som redan stått i text på andra ställen till och med. Möten som förvandlar produktiva medarbetare till hjärnlösa levande döda. Möten du lämnar muttrande att du vill dricka kaffe…
Lösningen på dessa möten är att sätta i system att se över sina mötesagendor systematiskt. Samma mötesformat får inte behållas, utan behöver utvecklas och förbättras gärna en gång i halvåret. Tänk också på att om mötet verkligen förvandlats till ett zombiemöte räcker det inte med små förändringar. Likt att en vandöd ska skjutas i huvudet, behöver ni lägga ned möten som inte fungerar för att kunna vid behov skapa nya möten.
Frankensteins möte
Doktor Frankenstein byggde ett monster av olika människodelar, på samma sätt har vi ofta möten som sätts ihop av olika delar som inte riktigt hänger ihop. Ofta är möten satta utifrån chefens agenda, utan att ta hänsyn till deltagarnas olika uppgifter. Du kan känna igen dem på att många av deltagarna bara är intresserade av ett par av punkterna på agendan. Möten blir stora och otympliga och går långsamt. De skapar också en frustration hos deltagarna och mötesdisciplinen sjunker.
Lösningen är att sluta bygga möten med olika agendor under samma möte och designa varje möte utifrån ett behov istället för många. Bygg inte ihop ett monster av delar som inte passar ihop, utan låt varje del vara ett eget möte.
Det finns så klart fler monstermöten, kanske har du redan en egen bild av vad ett spökmöte kan vara (det mötet som inte blir av), vad ett vampyrmöte är för något (för mig mötet som saknar en spegelbild och inte avspeglas i verksamheten). Kanske har ni varulvsmöten (de där personers ilska alltid triggas). Oavsett så finns det en lösning att börja med.
De bästa verktygen generellt för den som vill göra upp med monstermöten är dessa två:
Kommunikation!
Den som sett många filmer har märkt att en bra hjälte inte bara kan slåss mot monstren. Den kan framförallt resonera med dem. Monstermöten besegras sällan med att någon pekar med hela handen. Dialog och möten om möten brukar vara bra vapen i kampen mot möten som äter din tid.
“Library search”
Om jag får vara ännu nördigare, finns det ett klassiskt rollspel som heter Call of Cthulhu som handlar om att kämpa mot monster. Där är kanske bästa färdigheten att kunna skaffa kunskap i biblioteketsfärdigheten. Samma gäller för möten, bästa verktygen mot möten som känns som monster är att lära dig som håller i mötena mer om möten. Kanske gå på ett möte om det.
Av: Gunnar Söderberg
Om
Gunnar Söderberg jobbar med människor och grupper genom att designa upplevelser som hjälper dem att växa. Både som en inspirerande föreläsare som får publiken med sig och som ser till att deltagarna tar med sig lärdomar som de använder i vardagen.
Gunnar har en bakgrund som säljare och chef, kombinerat med att ha arbetat hos förbunden Ledarna och Unionen. Han har även verkat som speldesigner och tagit gamification till en ny nivå och hjälper till med både skrivna och oskrivna regler som skapar en bättre social arbetsmiljö och en produktivare arbetsplats. Det kan vara allt från 45 minuters inspiration till ett par halvdagar med övningar som hjälper till att skapa en bättre arbetsmiljö.
Du hittar mer information om Förbättringsverket här
