Här delar jag med mig av den modell vi ledarskapscoacher använder. Den går lika bra att använda innan mötet för dig själv som på mötet i grupp och även efter mötet för att stämma av för egen del.
Verktyget heter TGROW och är en effektiv metod inom mötesteknik som kan strukturera och effektivisera.
TGROW står för:
- Target (Ämne)
- Goal (Mål för mötet)
- Reality (Verklighet, nulägesanalys)
- Options (Alternativ, möjligheter)
- Way forward (Hur går vi vidare)
Här är en steg-för-steg-guide för att använda TGROW i möten:
- Target (Ämne)
- Definiera vad mötet syftar till. Vad ska vi prata om?
-Exempel: Vi ska förbättra kommunikation inom teamet. - Goal (Mål)
- Sätt specifika, mätbara mål. Vad vill vi uppnå i slutet av mötet?
- Exempel: Vi ska ha fyra konkreta förslag på hur vi kan förbättra kommunikationen internt och bestämma vilken plattform vi ska använda med start månadsskiftet." - Reality (Verklighet)
- Diskutera den nuvarande situationen. Vad fungerar bra? Vad fungerar mindre bra?
- Exempel: Just nu använder vi olika plattformar för att kommunicera, vilket skapar förvirring och det kostar stora summor vid missförstånd.” - Options (Alternativ)
- Brainstorma möjliga lösningar eller alternativ. Vilka vägar kan vi ta för att nå våra mål?
- Ta in en extern konsult för att genomföra förändringsprocess.
- Införa en gemensam kommunikationsplattform utifrån vad som fungerat bäst hos oss och andra.
- Anordna regelbundna statusmöten.
-Skapa en kommunikationspolicy. - Way forward (Hur vi går vidare)
- Bestäm vilka åtgärder som ska vidtas och vem som ansvarar för vad. När ska dessa åtgärder genomföras?
-Exempel: Vi beslutar att testa en helt ny plattform nästa månad och utser Anna som ansvarig för implementeringen."
Tips för genomförandet:
- Involvera alla: Se till att alla deltagare får möjlighet att bidra under varje steg och var uppmärksam på att alla förstått.
- Dokumentera: Anteckna alla diskussioner och beslut för att säkerställa att alla är överens och för att kunna följa upp.
- Uppföljning: Planera in uppföljningsmöten för att utvärdera hur de beslutade åtgärderna fungerar.
Genom att använda TGROW-modellen kan möten struktureras på ett mer fokuserat och produktivt sätt. Det kommer troligen att kännas skönt i magen både innan, under och efter mötet då själva överenskommelsen inför varje möte är gemensamt bestämd.
Modellen går att använda på många olika sätt. Oftast används den som samtalsmall i förändringsprocesser men den kan lika gärna användas på detta sätt som mötesmall eller när du coachar dig själv.
Det finns många sätt att förenkla arbetslivet. Just den här modellen håller i längden.
Susanna Malm, kommunikatör • samtalsterapeut • ledarskapscoach • skribent
