Johanna Olsson har jobbat med teamutveckling där hon stöttat såväl organisationer som individer i nya arbetssätt. Boken Närhet trots avstånd: att leda och samarbeta på distans är en praktisk handbok som vänder sig till alla, oavsett roll, arbetsuppgifter eller arbetsplats - där Johanna leder läsaren genom en mängd konkreta vardagssituationer som möten och rutiner.
Berätta om dig själv. Vem är Johanna Olsson?
Jag är utbildad kaospilot som har arbetat runt om i världen med ledarskap, teamutveckling och innovation de senaste 15 åren. På stora företag såväl som små, och i de flesta branscher. För tre år sedan startade jag upp The Hows med kollegor som jag mött under den tiden då jag arbetade på Hyper Island.
Du har nyligen kommit ut med en bok, Närhet trots avstånd. Vad är bakgrunden till boken?
Just att jag arbetade globalt fick mig tidigt att börja tänka på distansarbete. Det kändes orimligt att flyga fram och tillbaka så mycket, men det ansågs omöjligt att få mer komplexa arbeten att fungera utan att ses. Det blev snart tydligt att i vissa samarbeten fungerade det jättebra. Det berodde på HUR man samarbetade snarare än vart man gjorde det.
Samtidigt så blev det tydligare att även de kunder jag arbetade med som satt på samma plats träffades mer och mer sällan. Kundmöten, VAB, olika kontor - allt gjorde att de som mest sprang på varandra på kontoret 1-2 dagar i veckan. Det blev något av ett specialintresse som jag när vi startade The Hows fick fördjupa mig i.
Vi startade upp en 6-veckorskurs i hur vi leder och samarbetar på distans, och under vecka tre slog pandemin till. All kunskap vi samlat på oss kom verkligen till användning, och efter ett tag så kände jag att det var dags att skriva en bok som kunde fungera som en praktisk handbok. Inte för hur vi arbetar i en pandemi, men för tiden som kommer nu. När vi kan arbeta tillsammans men bättre förstår möjligheterna som kommer med ett flexiblare arbetssätt.
Varför är det så viktigt idag att företag kan erbjuda en flexibel arbetsplats?
För att det kan göra oss mer effektiva och välmående, både som team och individer. Möjligheten att arbeta varifrån vi vill, både när det kommer till att kunna samarbeta effektivt med människor längre bort och när det kommer till att få ihop våra liv. Antalet sjukskrivningar talar sitt tydliga språk - vårt system var trasigt till att börja med. Efter pandemin förstår många det på ett annat vis, och kommer därför också ställa andra krav på sina arbetsgivare.
Om arbetsgivaren investerar i sina medarbetare genom att göra förändringar som hjälper dem att samarbeta på distans, kommer de kunna utföra arbetet lika bra och samtidigt må bättre.
Kan du nämna ett par saker som enligt dig behövs för att ledarskapet ska fungera på distans?
För att ledarskapet ska fungera behöver vi acceptera att det kommer att innebära lite arbete framöver. Den stora risken är att vi bara inför distansarbete utan att tweaka och förändra våra processer och sätt att samarbeta.
Det behöver inte vara så stora förändringar, men förändringar behövs och vi behöver vara dedikerade i att hålla i och hålla ut när det är svårt. Inte tänka att "jaha, det är distansarbetets fel" när det inte fungerar direkt.
För att ledarskapet ska fungera behövs även tillit. Som ledare i ett hybrid- eller distansteam har du ofta en känsla av mindre kontroll och behöver visa tillit till att arbetet utförs utan att du har full insyn. Minskad kontroll kan lätt leda till av vi vill detaljstyra och vara med mer involverade i arbetet, något som ger en minskad effektivitet och motivation hos teamet och en utbrändhet hos chefen.
Kan du berätta mer om kulturen bakom ett framgångsrikt distansarbete?
Allt handlar om psykologisk trygghet, ett begrepp som för vissa kan vara lite uttjatat vid det här laget. Men om vi inte är trygga i våra team och med våra ledare vågar vi inte göra misstag. Och vågar vi inte göra misstag vågar vi inte testa nytt - och det är en nytt arbetssätt vi ska skapa nu.
Närhet har aldrig handlat om hur många metrar vi har mellan oss. Om så vore fallet vore lösningen på alla arbetskonflikter att flytta stolarna närmare varandra. Närhet skapas genom ett öppet klimat och att kontinuerligt bygga förtroende. Så en trygg distanskultur handlar i mycket om att bygga vanor som göra att vi har en närhet till varandra i vårt arbete även de dagar vi inte sitter bredvid varandra.
Finns det några framtidsspaningar vi bör ha koll på?
Jag ser en stor röd flagga på horisonten som jag önskar och ber alla att hålla koll på. Om vi väljer att låta medarbetare arbeta hemifrån, men håller fast i samma rutiner och arbetssätt som förut är det lätt att missa att de som arbetar hemma inte syns lika mycket, inte får information lika snabbt eller har tillgång till chefer och kollegor i samma utsträckning.
Därför får de ofta sämre chanser till ökat ansvar, befordran och löneförhöjning. Då det idag är en större del kvinnor som önskar arbeta hemifrån riskerar vi att gå in i en ny kvinnofälla om inte chefer anammar ett arbetssätt som leder till större jämlikhet och synlighet för dem som arbetar hemifrån.
Av Annika Hegardt
