1. Ha en plan
Det allra viktigaste när det kommer till att skapa en lcykad onboarding process är att ha en plan. Planen ska vara tydlig och konkret för att kunna ge den nya medarbetaren översikt över vad de kan förvänta sig under sin först atid på företaget. Planen bör inkludera delar som introduktion till företagets värderingar, mål och visioner, en översikt av arbetsuppgifter, beslutsvägar och ansvarsområden och en genom gång av företagets arbetssätt och kultur. Det är också viktigt att planen är flexibel och anpassningsbar efter varje medarbetares behov och bakgrund, det vill säga att ni använder en process – men anpassar den efter den unika individen.
2. Utnyttja preboarding
Att börja processen med preboarding – det vill säga integreda kollegan i organisationen redan innan den officiella startdagen – kan öka chanserna att lyckas. Till exempel genom att skicka information som de kan börja läsa på, bjuda med dem på AW, skicka en t-shirt eller kopp med logotypen eller något annat som får dem att tidigt känna sig välkomna och en del av teamet. Det får också den nya medarbetaren att bli mer effektiv redan från start och snabbare anpassa sig till sin nya roll.
3. Erbjud en välkomnande arbetsmiljö
Att vara ny på jobbet är ofta både nervöst och stressfullt, men genom att erbjuda en välkommande arbetsmiljö får du snabbt den nya medarbetaren att känna sig bekväm. Det gör du till exempel genom att ge en informativ introduktion till arbetsplatsen, presentera kollegorna och erbjuda en mentor eller ett så kallat buddy-program så att de alltid har någon kollega tillgänglig under hela introduktionstiden. Du kan också se till att skapa välkomnande rutiner för luncher, möten och andra sociala aktiviteter som hjälper den nyanställde att slippa känna sig utanför. Förbered också arbetsplatsen med rätt teknisk utrustning så att de slipper lägga tid på det praktiska och får rätt stöd för att komma igång med arbetet.
4. Uppmuntra feedback
En onboarding process bör hela tiden utvärderas, både före efter och under tiden den pågår. Checka in med din nya medarbetare kontinuerligt för att få feedback på deras upplevelser och se till att de har det stöd som behövs. En öppen kommunikation med dig som ledare är också avgörande för att de snabbt ska kunna bli produktiva och bidra till företagets framgång – och samtidigt trivas på sin nya arbetsplats. Medarbetare som känner sig bekväma med att lyfta olika frågor och föreslå förbättringar kan bli ett starkt bidrag till er verksamhet.
En lyckad onboarding process innehåller:
- En strukturerad och utarbetad plan för onboarding processen
- En optimalbalans mellan analoga och digitala delar
- Tydliga förväntningar på medarbetarens första tid
- Socialisering och nätverksbyggande med nya kollegor och chefer
- Regelbunden uppföljning som säkerställer att de har det stöd de behöver
- Flexibilitet och anpassningar som gör processen unik för varje medarbetare
