HR-företaget SD Worx gick under våren 2023 igenom sina egen onboarding-process, då de kunnat se stora skillnader i hur den fungerade internt. Idag har de ökat lägstanivån i alla faser av sin onboarding och underlättat för alla inblandade parter. För att dela med sig av insikterna bjuder SD Worx in till ett kostnadsfritt webinar "En bättre onboarding-resa". Anmäl dig här!
Fanny Fremdling, People Business Partner på SD Worx, delar med sig av 4 nycklar för en lyckad onboarding.
1. Automatisera preboardingen
Redan i preboarding-stadiet, det vill säga tiden innan den nyanställda har haft sin första dag på jobbet, är det viktigt att skapa tillit och en känsla av tillhörighet.
– Vi har automatiserat många faser i onboardingen, och i preboarding-fasen brukar vi skicka ut 2-3 automatiserade mejl som introducerar en till företaget. Då går det snabbare att komma igång när den nyanställda har sina första arbetsdagar, och det skapar en känsla av trygghet, menar Fanny.
På det här sättet blir det också en jämlik onboarding, då alla nya medarbetare får samma information, oavsett vilken del av organisationen de tillhör.
2. Sätt tydliga förväntningar
Som nyanställd kan det lätt kännas överväldigande eller förvirrande med all ny information som kommer ens väg. Då är det extra viktigt att förväntningarna är tydliga och rimliga. På SD Worx sätter de mål för de kommande 30, 60 och 90 dagarna, så kallade “30-60-90-mål”.
– När du sätter tydliga mål för första kvartalet, med mer kortsiktiga delmål, tar det bort all förvirring för den nya medarbetaren, och bildar en trygg och tydlig väg framåt, menar Fanny. Det känns genomförbart och minskar risken för att de nyanställda blir överväldigad.
Vill du lära dig mer om onboarding-processen? Anmäl dig till webinar här!
3. Utse en buddy
Varje gång en medarbetare kommer till sitt nya jobb bör det finnas en "buddy” som välkomnar en. Det ska helst vara någon utanför teamet och syftet är att snabbt få igång den nyanställdas sociala nätverk på företaget.
– Vi ser ofta att företag utser en mentor som ska introducera en till arbetsuppgifterna och dessutom se till att det sociala fungerar. Det är dock inte så effektivt. Utan det bästa sättet är att utse både en buddy och en mentor. På så sätt fördelar du ansvaret på två personer, som då får en tydligare roll, och de får också tid att samtidigt hinna med sina vanliga arbetsuppgifter, säger Fanny.
4. Använd system som stödjer slutmålet
Det första du behöver göra när du ser över din onboarding i verksamheten, är att veta vad slutmålet är. Hur vill ni att medarbetare ska känna när de kommer till företaget, och hur behöver onboardingen då se ut för att lyckas nå det målet? Därefter ser ni över vilka system som kan stötta er på vägen.
Som tur är så finns det många system idag som kan automatisera administrativt arbete, och stötta medarbetare och chefer på olika sätt.
– Vi insåg att vårt eget HR-system kunde underlätta väldigt mycket genom att skicka ut automatiserade mejl, samla allt material, sätta mål och även förbereda cheferna inför onboardingen, säger Fanny. Olika organisationer kan också dela best practices med varandra via intranätet för att dra lärdom av varandra.
SD Worx kunde snabbt se goda resultat av förändringsarbetet och fick mycket positiv feedback från sina nyanställda.
Lär dig mer om den perfekta onboarding-processen
Behöver du också se över er onboarding-process? Anmäl dig till webinaret “En bättre onboarding-resa” där Fanny tillsammans med Marialena Aaltonen ger sina bästa tips, berättar om förändringsresan och vilka system och automatiseringar de använde för att underlätta processen. Webinaret går av stapeln den 7:e mars kl.13.00-13.30 och du anmäler dig här.
