Berätta om dig själv. Vem är Tomas Dalström?
Det korta svaret är beteendevetare, författare och föreläsare(dalstromutanh.se). Jag har arbetat som journalist och specialiserat mig på forskning om hjärnan. Det har bland annat resulterat i två kritikerrosade böcker ”Bäst i text Läseboken/Skrivboken” och ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag”.
Om jag ska sammanfatta vem jag är så kanske det är nyfiken och uthållig. Jag har fått nationella och internationella utmärkelser för facklitteratur, journalistik, manus till reklamfilm, informationsfilm, beställningsfilm och multimedia samt innovationer.
Jag har blivit nominerad två gånger för innovationer till FN:s globala tävling World Summit Award. Och till tävlingen ”Design for all award”, som utlysts av den holländska regeringen. Jag har skrivit manuset till en prisbelönad, 20 sekunder lång reklamfilm, som resulterade i att SOS Barnbyar fick fler fadderföräldrar och drog in mer pengar – än någon av deras kampanjer gjort tidigare.
Vad var det som fick dig att börja intressera dig för vår hjärna?
Jag har en bror som är dyslektiker. Han började på en folkhögskola och kunde inte följa raden, när han läste på en datorskärm. Så jag, en av de mest otekniska personerna i världen, tänkte att jag skulle utveckla en programvara som gjorde det lättare för honom att läsa. Jag läste på om läsprocessen och fick finansiering. Programvaran nominerades till FN:s globala tävling och holländska ”Design for all award”. Inte illa pinkat av en gråhare som min sambos mormor, skulle ha sagt. Men vi hade inte tillräckligt med ekonomiska resurser för att kommersialisera den.
Nu visste jag ganska mycket om läsprocessen. Eftersom jag skriver, började jag fundera på hur man skriver texter, som kommunicerar på hjärnans villkor. Jag talade med forskare och läste ännu mer. Det blev boken ”Bäst i text Läseboken/Skrivboken, som handlar om hur läsprocessen fungerar och Skrivboken hur du skriver texter som fungerar på hjärnans villkor.
Förklaringen till att jag tog upp arbetsmiljön i boken var att jag satt i ett promenadstråk, ett genomgångsrum, på en reklambyrå. När ett rum blev ledigt ville jag ha det, men fick nej och fick veta att de som skriver var ena konstiga djur som blev störda av allt. Jag önskar att jag hade vetat att skrivprocessen är bland det mest kognitionskrävande vi gör under en arbetsdag. Där någonstans går gränsen för vad våra hjärnor klarar av.Boken fick väldigt bra recensioner och jag började föreläsa runt om i landet för professionella textförfattare och på utbildningar.
Du har skrivit boken, "Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag." Vad är bakgrunden?
Jag blev erbjuden att skriva en artikelserie i tidningen Meetings International. Den fick namnet Hjärnkoll och helt plötsligt öppnades nya möjligheter. Jag har gjort omkring 50 en timmes långa intervjuer med forskare och andra specialister. Jag fick privat utbildning och dessutom betalt för att lära mig. Lyxigt!
En god vän tyckte att jag borde skriva en ny bok, men jag hade bestämt mig för att inte skriva en fackbok till som utgår från forskning och innehåller en massa fotnoter. Det kräver väldigt mycket.
Berätta om modellen
Jag hade upptäckt under mina föreläsningar att många vet att det inte är bra att bli störd – men de förstår inte konsekvenserna; hur det påverkar deras prestationsförmåga, hälsa och välmående. Så jag kunde trots allt inte låta bli att tänka på en bok.
När jag började göra en disposition insåg jag att det skulle bli ytterligare en bok, med kapitel som radade upp sig efter varandra. Så jag bestämde mig för att försöka skapa en enkel modell, som på ett tydligt sätt visar NÄR våra hjärnor fungerar som bäst och VARFÖR de gör det. Och HUR de påverkas av olika distraktioner som multitasking och störande miljöer – och VARFÖR det påverkar resultatet av det vi gör. Målet var att den skulle kunna förstås av en gymnasielev. Om jag inte lyckades skulle det inte bli någon bok.
Det gick åt många post-it-lappar. En dag föll alla bitar på plats. Jag fick typ sockerdricka i hela kroppen, när den sista pusselbiten var lagd. Det här var precis det jag hade hoppats på. Jag bestämde mig för att skriva boken.
Du kan se en video härsom beskriver modellen.
Efter 1.20 kan du se den röda och gröna vägen, som ger många en aha-upplevelse.
Modellen hjälpte mig också att strukturera det jag ville berätta, så att det blir tydligt för läsaren. Boken och modellen har fått mycket bra recensioner och läsarkommentarer.
Du har också tagit fram en webbutbildning. Kan du berätta mer om det?
Jag har utvecklat boken till en webbutbildning, tillsammans med vännen som fick mig att skriva boken. Han heter Ulf Ziegler och har grundat och varit vd för en av Sveriges mest framgångsrika animationsstudios. Han har 30 års erfarenhet av film och animationer.
Modellen heter bara modellen i boken. När vi nu ska ha ett namn på den, dyker ordet Heppicopter upp. Yngsta barnbarnet har inspirerat till namnet. När vi var ute och gick, pekade han upp mot himlen och sa ”heppikopter”, när en sådan flög förbi. Namnet sammanfattar konceptet på ett bra sätt. För det är först när du har ett Heppicopter-perspektiv, du ser att det handlar om ett ekologiskt system, där olika delar i hjärnan samarbetar – så att du ska kunna utnyttja din hjärnas fulla potential.
Vi lanserar också begreppet en intelligensskapande kultur. I den får varje individ möjlighet att använda sin hjärnas fulla potential. När de arbetar på kontoret, hemma eller någon annanstans.
- Du får fördjupad kunskap om när, var och hur din hjärna fungerar som bäst. Och VARFÖR det är så. Du får mer gjort – med mindre ansträngning.
- Du kommer att förstå HUR du ska tänka och göra för att kunna använda din hjärnas fulla potential. När du arbetar på kontoret, hemma eller någon annanstans.
- Du får dessutom kunskap om HUR hjärnan påverkas av exempelvis multitasking och störande miljöer. VARFÖR den påverkas – och HUR det påverkar resultatet av det du gör. Du får ännu mer gjort med mindre ansträngning. En dubbelkatapult.
- Du får veta hur du kan förändra ditt beteende och etablera nya vanor. Du får forskares konkreta råd och tips.
- Stressen minskar och ditt välmående ökar.
Du har tagit fram en prislapp på vad olika distraktioner kostar
I boken och utbildningen tar jag upp fyra vanliga arbetsuppgifter som exempel: läsa, skriva, inlärning och kreativitet. Men det handlar inte bara om dem. Alla arbetsuppgifter som har med uppmärksamhet, minne och problemlösning att göra – påverkas negativt när vi blir störda av exempelvis multitasking och störande miljöer, som kan vara ett kontor, ett hem eller någon annanstans.
Jag har även räknat på vad olika distraktioner kostar. En huvudregel är att om en persons produktivitet minskar med sex minuter per timme, under tio månader – på grund av olika distraktioner – motsvarar det samma summa som organisationen betalar i personalkostnad för en månads arbete. Det gäller oavsett lön. Till det ska läggas förlorade intäkter på minst lika mycket som ska bidra till ett företags vinst och gemensamma kostnader.
Jag har gjort en samtidsspaning och kombinerat den med forskning. Så här kan det se ut på en arbetsplats idag. Några exempel:
Arbetsplatsen
1. På en arbetsplats jag arbetat med delade två personer ett rum. En var extrovert, hade på radion hela dagen och alla besökare hade ”lärt” sig att de skulle komma in genom den öppna dörren och växla några ord.
Forskning visar extroverta personer får energi i sociala sammanhang. De trivs även i öppna kontor. Men att trivas är inte alltid synonymt med att prestera bra. Introverta, som drivs av tystnaden, trivs förstås sämre och presterar sämre. Även de som har koncentrationssvårigheter, läsproblem och andra funktionsnedsättningar tillhör förlorarna.
Distraktioner resulterar i att alla som blir störda, blir omotiverade och stressade. Det leder bland annat till att kapaciteten för att tänka, arbeta kreativt och konstruktivt är begränsad.
Det är inte en bra situation för någon av dem i exemplet ovan. Den extroverte kanske är tvungen att arbeta hemma för att få allt gjort, med mindre tid för återhämtning. Kollegan drabbas förmodligen ännu mer, trots att hen inte valt att de ständig ska låta sig störas.
Varför säger den som blir störd inte ifrån, tänker du kanske. En av forskarna som jag intervjuat sa: ”Jag frågar alltid vad de sagt till den som stör. De säger att de inte har sagt något, för då framstår det som att ’jag vill förstöra vår relation’.”
Öppna kontor
2. Så här kan det se ut även i öppna kontor. Det kan vara ett kontorslandskap eller den öppna delen i ett aktivitetsbaserat kontor.
Varför är det så svårt att använda hjärnans fulla potential när du blir störd, samtidigt som det du arbetar med kräver koncentration? Helt avgörande är att din hjärna är utvecklad för att upptäcka faror. Blicken dras till en rörelse. Ett ljud du lyssnar. Det är ett nedärvt beteende som bidragit till att människan har överlevt som art, så det är inget du kan göra dig av med hux flux.
Lägg till det att ditt futtiga arbetsminne bara kan fokusera medvetet på det du gör just nu, så varje gång du vrider på huvudet för att titta, skiftar ditt fokus från arbetsuppgiften till det som stör – och det tar tid att komma tillbaka.
Forskning visar att produktiviteten minskar med två till fyra procent, när du skriver ett kort sms – inget avancerat – och samtidigt hör en röst som stör. Alla – både introverta och extroverta – blir störda av röster. Vare sig de vill det eller inte.
Vi talar alltså om en kort och enkel text om något du känner till – som inte kräver någon större eftertanke. Inte mycket annat du gör under en dag kräver att hjärnan anstränger sig så lite. I mycket störande miljöer kan produktiviteten minska med 66 procent. Snacka mentalt slukhål!
En minskning med endast två procent under ett år, resulterar i en produktivitetsförlust på 100 000 kronor för 10 anställda, som har en medellön på 26 000 kronor.
En chef berättar att de flesta på hennes arbetsplats inte förstår att de blir störda. Många väljer surret, skvallret och skratten, i stället för en tyst arbetsplats, när de ska arbeta med något som kräver koncentration. De väljer en kortsiktig belöning i stället för den långsiktiga – arbetsuppgiften.
Samma chef berättade att hon hade som princip att hon alltid skulle vara tillgänglig, om hon inte satt i möten. Hon jobbade över varje dag för att hinna med allt. Nu, när hon vet hur hjärnan fungerar, väljer hon ett tyst rum när hon behöver arbeta ostört och fokuserat. Hon arbetar över mycket mindre idag.
Multitasking
3. Multitasking minskar produktiviteten med upp till 40 procent på individuell nivå. Du får svårare att lära dig, din uppmärksamhet försämras, du får svårare att både lagra och hämta information i långtidsminnet och det tar längre tid att komma in mentalt in i en ny arbetsuppgift.
Volvo Personvagnar investerade 37 miljoner kronor i en utbildning, för att de anställda bara skulle kolla mejl två gånger om dagen. Den betalade sig efter ett år och resulterade i en produktivitetsökning på 2,5 procent. Det var för drygt tio år sedan. Innan smarta telefoner, mobilt bredband och sociala medier.
Tanken svindlar.
Konflikterna, uttalade eller outtalade,fortsätter utanför mötesrummet.
En medelanvändare kollar mobilen var femte minut enligt en undersökning. Äldre kollar generellt inte lika ofta. Kvinnor i allmänhet och män över fyrtio år blir mer störda, än andra, på alla som inte kan låta bli att multitaska under möten. Motståndet ökar ju mer man tjänar.
Konflikterna, uttalade eller outtalade, fortsätter utanför mötesrummet. För de som multitaskar missar vad som sägs och visas på mötet, så de måste fråga om det de borde veta och gör fler fel, eftersom de inte har koll på läget. Konflikterna ökar både mellan chefer och medarbetare samt mellan kollegor. Det har också en prislapp.
Summan av kardemumman. Det är lätt att konstatera att man lätt kommer upp i sex icke produktiva minuter per timme, under tio månader.
Ulf Ziegler som jag gjort Heppicopter-utbildningen tillsammans med berättade att han hade samtal, gång på gång, med medarbetare som kollade på film eller sociala medier, samtidigt som de arbetade. De är övertygade om att de kan göra två saker i taget. Det resulterade i sämre kvalitet, merarbete och påverkade lönsamheten. Samtalen slutade ofta med en konflikt. Andra vd:ar han talade med hade samma erfarenheter. Världskrig, sa en. Han anser det är en förutsättning idag – att kunna utgå från forskning vid en förändring.
Vad tycker du att en arbetsgivare ska tänka på?
Jag brukar säga att när allt annat ser ut att röra sig i 180, finns det en faktor som är sig lik – hjärnan. Så det är den allt måste utgå från. Hjärnan har inte uppdaterats på 40 000 år, så du kan lugnt lita på den när du planerar och sätter upp nya mål.
En stressad medarbetare förlorar upp till38 procent av sin produktivitet.
För de som arbetar med HR är det viktigt att ha koll på när, var och hur vi ska arbeta med vad – och varför. Och pusha cheferna. Om någon inte arbetar, eller kan, arbeta hjärnsmart så kan det vara på sin plats att påpeka det. Vinsten kan vara en hel helg till nära och kära.
Att hitta balans mellan hög prestation och välmående är avgörande – på ett personligt plan men också för en organisation Det handlar om ekonomi, produktivitet, hälsa och välmående. En stressad medarbetare förlorar upp till 38 procent av sin produktivitet. Enligt Arbetsmiljöverket kostar en person som är sjukskriven för utmattningssyndrom företaget runt 400 000 kronor.
Det ni har kunskap om kan ni förändra. Ett gemensamt språk, som bygger på forskning gör kommunikationen och ett förändringsarbete effektivare.
Av Annika Hegardt
