Att öppna dörren och kliva in i den vackra banksalen är en riktig wow-upplevelse. Sölvesborg-Mjällby Sparbank har förvandlat sina lokaler till en inspirerande mötesplats som kombinerar bankens historia och kärna, lokal förankring, hållbara val och modern design. Basen, som allt utgår ifrån, är kundernas och medarbetarnas behov.
Ett aktivitetsbaserat arbetssätt kräver struktur
För arbetssättsdelen av projektet anlitade banken arbetsplatsstrateg, Karin Ståhl, VD på Drees & Sommer Sverige (tidigare GoToWork). Karin ledde processen och arbetet med att ta fram ett program för bankens resa där medarbetarnas upplevelser och behov fick styra vägen framåt. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt kräver struktur och flexibilitet och framför allt – engagerade medarbetare. Under våren 2021 genomfördes flera arbetsmöten och gruppen fick hemläxor för att kartlägga individuella och organisatoriska behov. En medarbetarenkät gav insikter om hur arbetsplatserna skulle kunna stötta både kontors- och distansarbete. Och dessutom fick kunder och andra medborgare i kommunen komma med sina synpunkter.
Från nuläge till nyläge med stort engagemang
Karin Ståhl menar att bankens angreppssätt var speciellt på flera sätt:
– Den här förbättringsresan var ambitiös och unik. Inte minst eftersom man bestämde sig för att avsätta delar av alla medarbetares tid – de allra flesta organisationer tycker att det är för dyrt och stör verksamheten för mycket, så det är ovanligt. Medarbetarna delades in i tre grupper; min grupp som formade arbetssättet, en annan som fokuserade på lokalernas utformning och en som jobbade med processer och digitaliseringen. Grupperna var lagom stora – hanterbara – och det betydde mycket för effektiviteten, berättar Karin Ståhl och fortsätter:
– En annan sak som var unik här, och som varit en viktig nyckel, var att det inte bara handlade om medarbetarengagemang – det var de som bestämde! De fick verkligen styra hur arbetssättet skulle formas.
Det är få verksamheter som kör 100% aktivitetsbaserat på det sätt som de gör i Sölvesborg. Ofta har man någon typ av fasta platser knutna till varje arbetsteam men det finns inte här. Alla är rörliga, väljer sin zon och bokar dagens arbetsplats via appen. Och det är definitivt ovanligt för en bank! Jag vet ingen annan Sparbank som tagit det klivet.
Karins tre bästa tips:
- Måla upp en tydlig målbild: – Se till att alla förstår syftet med förändringen. En klar och visuell målbild skapar engagemang och driver förändringen framåt. Utan en tydlig riktning riskerar ni att tappa både fokus och medarbetarnas förtroende.
- Involvera medarbetarna: – Se till att medarbetarna är delaktiga i processen. Deras input är ovärderlig, och engagemanget ökar när de känner sig inkluderade.
- Våga testa och anpassa: – Vägen till målet behöver inte vara spikrak. Var inte rädd för att testa nya idéer och göra justeringar längs vägen. Det är okej att göra fel – det är så man hittar de bästa lösningarna.
Fler framgångsfaktorer
Det här arbetssättet, där medarbetarnas och kundernas erfarenheter och behov sätts i fokus, var en av framgångsfaktorerna på Sölvesborg-Mjällby Sparbank, en annan var den tydliga visionen.
– Att vi målade upp en klar och tydlig målbild – den om att bli världens bästa bank och att vi hoppat på en brigg som seglade mot målet – både internt och externt, var avgörande. Det skapade engagemang och visade alla vart vi var på väg. För att visualisera målbilden skrev vi bland annat brev till framtiden – till kollegor eller oss själva – som beskrev “nyläget” – hur både medarbetare och kunder skulle uppleva banken när vi kommit längre på vår förbättringsresa. Att sätta ord på det vi siktade mot betydde mycket, berättar Margareta Appelqvist som är HR-chef på banken.
HR-chefens råd till er som byter till aktivitetsbaserat arbetssätt
- Gör förarbetet! Redan vid uppstart bör ni ha ett absolut minimum av pärmar och pappersdokument. En hög digital nivå är nödvändig för att lyckas.
- Fortsätt att sätta medarbetarnas upplevelse i centrum.
- Var medveten om att det är ett kontinuerligt arbete – när ni är klara så är det inte klart – det är bara början.
- Håll i och håll ut, det är ingen liten förändring. Vi är alla vanemänniskor, förändring tar tid.
- Var extra snälla mot varandra den första tiden, men se till att alla vet precis vilka spelregler som gäller
Hjärnsmart arbete® och ett aktivitetsbaserat arbetssätt
Karin och arbetsgruppen landade alltså i att ett aktivitetsbaserat arbetssätt bäst skulle möta bankens behov och önskemål för framtiden. Basen i processen var ett koncept som kallas Hjärnsmart arbete® – en metod inspirerad av forskning om hjärnans grundläggande behov som i grova drag handlar om att skapa en arbetsmiljö och ett arbetssätt som ger energi istället för att dränera. Det uppnår man genom att ge möjlighet till koncentration, kreativitet, återhämtning och social interaktion under arbetsdagen.
Karin Ståhl, som är expert på Hjärnsmart arbete®, berättar mer om metoden och hur de jobbade med den i Sölvesborg:
– Hjärnan stärks – blir mer hållbar och motståndskraftig om den får vara i sju olika tillstånd under ett dygn. Det är bland annat nedvarvning, lekfullt läge, fokuserat arbete och social interaktion. Metoden är kopplad till neurodesign och övertygelsen om att vi trivs och mår som bäst i naturen – att grönska, naturliga material och färger skapar en miljö som stimulerar både kreativitet och välmående.
Att kunna förankra det Hjärnsmarta arbetet® spelade en viktig roll i bankens förändringsresa och för utmaningen i att få alla medarbetare att förstå varför man inte bara kan, utan också ska, jobba i olika zoner under arbetsdagen beroende på vilken sorts jobb man gör.
– Designen och lokalernas utformning är framtagna för att ge medarbetarna en vänlig knuff i rätt riktning – in i den aktivitetsbaserade framtiden. Den hjärnsmarta metoden och ett aktivitetsbaserat arbetssätt är “a perfect match” och Sparbanken i Sölvesborg är ett fint exempel på när de stärker varandra under processen och leder fram till något riktigt bra, säger Karin
Inredningskonceptet som gör det möjligt
Det smidiga samarbetet mellan arbetsgruppen, Karin och designbyrån Myt Design Studio spelade också en stor roll för det goda resultatet.
– Myt var fantastiska på att omsätta våra idéer från programmet till ett designkoncept för lokalerna som verkligen fungerar i praktiken. Vi hade en tät dialog, och det gjorde hela skillnaden, berättar Karin Ståhl.
Från tysta zoner för fokuserat arbete till
öppna ytor för idéarbete och umgänge.
De totalrenoverade lokalerna är skräddarsydda för att matcha bankens själ och det nya arbetssättet. De uppmuntrar till rörlighet, kreativitet och samarbete eftersom de erbjuder en stor variation av zoner och möbleringar för olika ”tempon” – från tysta zoner för fokuserat arbete till öppna ytor för idéarbete och umgänge. Och hållbarhet löper som en röd tråd genom hela projektet. Det är miljövänliga materialval, återbruk, loppisfynd, naturliga färger och en stark förankring i bygden och bankens långa historia.
Lokalerna är klara, arbetet fortsätter
Bankens HR-chef Margareta Appelqvist jobbar med att förankra det nya arbetssättet och stämma av hur medarbetarna mår. Det har blivit en naturlig, och ganska tidskrävande del av hennes arbetsvecka sedan lokalerna stod klara efter sommaren:
– Det här handlar inte om en snabb förändring. Vissa medarbetare tyckte att övergången till aktivitetsbaserat var hur enkel som helst medan andra har svårt att vänja sig vid att inte ha en fast arbetsplats. Det måste få ta tid och eftersom vi har bestämt oss för att göra en hundraprocentig satsning så fortsätter vi att lägga tid och resurser på vår förbättringsresa.
Jag skickar ut ”pulsmätare” för att kolla hur medarbetarna mår och hur zonerna fungerar och så finns det en grupp som jobbar med att utveckla vårt arbetssätt och fångar upp det som skaver. Om den viktigaste frågan under utformningen av program och koncept var ”Hur gör vi? så är den nu ”Hur fungerar det? Fortsätter Margareta och avslutar:
– Det nya arbetssättet är inte något som man kan sätta ”check” på. Lokalerna är klara men arbetet fortsätter och det är väldigt stimulerande att jobba på en arbetsplats som är i ständig utveckling. Vi vill att de bästa medarbetarna ska vilja jobba just på vår Sparbank och arbetsmiljön – med lokaler som är så fantastiska som våra – är en viktig sak när man ser till arbetsgivarvarumärket.
Coolt och funktionellt räcker inte
När allt fler vant sig vid att kunna distansarbeta och trivs bra med det, så är arbetsplatsen ett viktigt lockbete i ”return to office-processen. Men Karin Ståhl är lite emot att prata om att locka tillbaka medarbetare till kontoren:
– Ett snyggt och funktionellt kontor betyder mycket för arbetsgivarvarumärket men det räcker inte. Man kan komma till en cool arbetsplats på en organisation som har rätt värderingar och bra kaffe. Men om man nästan aldrig träffar sina kollegor och går miste om det utbytet så blir man besviken. Här blir kulturen på arbetsplatsen förstås viktig, och för att verkligheten ska nå upp till förväntningarna behöver det finnas en balans mellan arbetssätt, lokaler och en tydlig överenskommelse om hur man ska jobba.
Nyläget inspirerar
Sölvesborg-Mjällby Sparbanks resa från vision till verklighet är ett lysande exempel på hur strategi, engagemang och mod kan omvandla en arbetsplats. Genom att investera i medarbetarna och fokusera på hållbarhet i alla aspekter, har banken inte bara förändrat sin arbetsmiljö totalt, de har också stärkt sin position som bygdens bank och blivit en arbetsgivare som flera är nyfikna på.
Aktivitetsbaserat i praktiken:
Så fungerar det på Sölvesborg-Mjällby Sparbank
- Vi har delat in våra lokaler i tydliga zoner för olika typer av arbete och aktiviteter. Hos oss finns lugn zon, fokuszon, aktiv zon och social zon.
- Det finns tydliga spelregler för respektive zon, det är viktigt.
- Vi använder oss av tekniska och digitala hjälpmedel för att allt ska fungera så smidigt som möjligt. Det är ett måste och en del av vår lösning. Vi scannar en kod direkt i mobilen för att boka oss på en plats, antingen för hela dagen eller för några timmar.
- När alla har möjlighet att välja var de vill sitta och jobba är det viktigare än någonsin att planera in fysiska träffar då och då. Mötet mellan människor är avgörande för att vi ska må bra.
Lotta Bojeby
Om Lotta Bojeby
Lotta Bojeby är frilansande skribent, copywriter och spökskrivare. I sin roll som konsult är hon ofta en tillfällig gäst i olika arbetsgrupper, i en rad olika typer av organisationer. Utifrånperspektivet får henne att tänka mycket kring vad det egentligen är som får medarbetare att trivas, och verksamheter att fungera. Ibland blir funderingarna till en artikel. Lotta finns på LinkedIn
