Många chefer och HR-personer är just nu vilsna i en debatt som i huvudsak kretsar kring två alternativ: att locka tillbaka medarbetarna till kontoret eller att förespråka hemarbete. Enligt konsultbolaget BCG är distansarbete förödande för företagens utveckling (Di, 7 dec 2022), samtidigt som en ny undersökning (Chef, 6 okt 2023) visar att hela 65% av de tillfrågade vill ha lagstiftning som ger dem rätt att jobba hemma. Så, var ligger egentligen sanningen och hur ska man göra för att blidka båda parter?
Till att börja med saknar de flesta företag idag en djupgående
analys kring varför medarbetare bör återvända till kontoret.
Föga överraskande är frågan för komplex för att reduceras till ett rätt eller fel svar som debatten hittills fokuserat på. Istället skulle den behöva lyftas ett par nivåer och behandlas på samma sätt som man diskuterar expansion eller andra kritiska områden. Till att börja med saknar de flesta företag idag en djupgående analys kring varför medarbetare bör återvända till kontoret och vad som ska uppnås när de väl är där. Istället görs antagandet att den fysiska närvaron i sig har ett inneboende värde, vilket kan leda till felaktiga slutsatser om arbetsplatsens betydelse.
Efter att man svarat på den kritiska varför-frågan bör man göra allt för att förstå vilken typ av arbetsmiljö och kultur som faktiskt motiverar ens anställda, och nej, det är inte en enkel lösning som tas fram över en kopp kaffe. Det kräver istället ett medvetet arbete präglat av ständig utveckling. För den som vill landa rätt och hitta en modell som passar just sitt företag föreslår vi att man börjar i rätt ände. Som hjälp på traven har vi därför formulerat tre kritiska punkter inför strategiska beslut kring synen på närvaro.
- Byt frågeställning från var till varför
Vi lägger alldeles för mycket fokus på att fundera på var vi arbetar, istället för varför och hur. Innan du beslutar om var medarbetarna ska arbeta, definiera varför de skulle dra nytta av att vara på en specifik plats. Vad betyder kontorsarbete i ljuset av era övergripande företagsmål? Eller om man vänder på det – vad ger full valfrihet er som företag, annat än en potentiell usp i rekryteringsprocessen? - Bryt ner 'varför' till mätbara mål
När ni har fastställt ett tydligt mål, säkerställ att det är mätbart och övervaka framstegen kontinuerligt. Om syftet med er policy för närvaro på kontoret är att främja personlig utveckling och informationsutbyte, kan en bra inledande indikator vara att fråga medarbetarna 'Hur ofta söker du hjälp från en kollega när du är på kontoret? - Involvera medarbetarna
Direktiv från ovan kan vara tydliga, men lösningar som håller i längden kräver en äkta dialog med medarbetarna. Var öppen för att beslut kan behöva omvärderas under processens gång. De insikter ni samlar på vägen kan leda till anpassningar som gynnar såväl organisationen som dess anställda. En del av denna dialog handlar om att bevara den autonomi som medarbetarna kommit att uppskatta post pandemi. Lita sedan på att medarbetarna kan fatta kloka beslut som är för allas bästa, så länge de har förstått varför.
Sammanfattningsvis finns det inga enkla svar, men det som står klart är att en hållbar lösning inte kan tvingas fram. Den måste växa fram genom samarbete och insikt, anpassad efter varje företags unika behov och mål. Vårt råd till företagsledare är att ta sig tiden att verkligen förstå vad deras team behöver. Endast då kan en genuin och effektiv arbetsplatsstrategi utformas – en som inte bara lockar tillbaka medarbetarna till kontoret, men också håller dem engagerade och produktiva samt bygger en stark kultur, oavsett var de väljer att utföra sitt arbete.
Marco Checchi, partner på Studio Stockholm Arkitektur och Annalena Norhammar, grundare av Workspace Unlimited.
