En del medarbetare hade sedan tidigare, däribland min vän, haft möjlighet att arbeta hemifrån då och då. Ibland blev det helt oplanerat fler än så. Det bestämdes dock varken av hen eller chefen. Det bestämdes av parkeringen. Ibland var helt enkelt parkeringen vid kontoret full när hen anlände dit. Efter att ha kört runt den några varv utan att hitta en ledig plats vände hen helt sonika hemåt med bilen för att arbeta hemifrån i stället. Där försvann minst en timme och ett kilo koldioxid ut i luften.
Arbetsplatserna var inte längre fasta och personliga utan flexibla
När min vän nu berättade om sin nya arbetssituation för mig hade företaget nyligen gjort om huvudkontoret till ett aktivitetsbaserat kontor. I samband med det hade man även introducerat möjligheten att arbeta hemifrån ett par dagar i veckan på bred front. Yes, tänkte hen! Då borde chansen att få tag på en parkeringsplats de dagar hen arbetade från kontoret öka.
De första dagarna hen kom till kontoret gick det bra att hitta parkeringsplats. Det gick även bra att hitta en arbetsplats. Arbetsplatserna var inte längre fasta och personliga utan flexibla. Nu hade man förmånen att välja var man skulle sitta, gärna utifrån aktivitet.
Många började gärna veckan hemma och avslutade den hemma
Ganska snart upptäckte dock min vän att fler kollegor hade börjat ta sig in extra tidigt till kontoret. Varför? Jo för att paxa en arbetsplats. När det nu fanns större chans att hitta en parkeringsplats så hade det istället blivit brist på arbetsplatser. Alla valde nämligen inte att fördela kontorsdagarna slumpvis över veckan, vilket kalkylen för antalet arbetsplatskalkylen hade byggt på. Många började gärna veckan hemma och avslutade den hemma. Mitt i veckan blev det således trångt på kontoret. Då blev det till att leka hela havet stormar och hoppas på att vara den som inte blev utan arbetsplats.
Att likt turister på chartersolsemester gå upp i ottan för att paxa de bästa solstolarna runt poolen med sina handdukar
Om man förlorade var ett alternativ att boka ett mötesrum. Fast de få som fanns var ofta redan uppbokade av de som skulle ha möten i dem. Alternativet var att stanna kvar och “hovra” ute i kontorslandskapet för att hugga en arbetsplats när den bokningsbara tiden på två timmar tog slut. Men då var det ju i princip dags för lunch. Vad är det för poäng med att boka en arbetsplats om man halva den bokade tiden är på lunch? Inte så stor. Därmed återstod en sak att göra om man ville få något gjort den arbetsdagen. Nämligen att vända på klacken, gå tillbaka till bilen och köra hem igen för att arbeta resten av dagen hemifrån.
De dagar som min vän hade bestämt sig för att arbeta från kontoret gällde det alltså att vara morgonpigg. Att likt turister på chartersolsemester gå upp i ottan för att paxa de bästa solstolarna runt poolen med sina handdukar. Fast nu gällde det förstås att paxa en arbetsplats för att kunna arbeta, inte en solstol för att kunna solbada För den som lyckades få tag i en arbetsplats gällde det sedan att hitta olika strategier att försvara sin arbetsplats under dagen, eller hitta en ny som var lika bra eller bättre. Det gick verkligen att fokusera på att göra sitt arbete. Eller inte.
Trots detta lyftes det aktivitetsbaserade kontoret, som alltså egentligen var ett så kallat flexkontor med för få arbetsplatser, fram som en succé. För att råda bot på “barnsjukdomarna” utsåg företaget personer som skulle hjälpa medarbetarna att arbeta aktivitetsbaserat. Det vill säga, de fungerade som arbetsplatspoliser som såg till att medarbetarna följer ett antal regler, såsom regeln att en arbetsplats bara får bokas två timmar.
En annan regel var att den som upplevde att den blev störd av kollegor som pratade eller förde oljud själv skulle flytta på sig. Rimligt, eller hur? Eftersom arbetsplatserna i den tysta zonen förstås tog slut först av alla gällde det att inte råka boka en arbetsplats där de som satt i närheten kände varandra. Eller pratade i telefon. Eller åt vid sina arbetsplatser. Eller slog hårt på sina tangentbord. Eller bara var allmänt störiga.
Sen kom pandemin med det påtvingade distansarbetet. Problemen på kontoret glömdes sakta bort. Vissa medarbetare, främst chefer, längtade rentav tillbaka kontoret. Sannolikt samma medarbetare som gärna höll låda i det öppna kontorslandskapet och tvingade de som verkligen behövde arbeta att flytta sig. Problemet var plötsligt det omvända. Kontoret ekade tomt när allt fler arbetade några dagar hemma veckan.
Jag är bara motståndare till dåliga lösningar
Tror du att företaget passade på att åtgärda problemen med platsbrist på huvudkontoret under tiden som ingen var där? Det tror jag inte, men jag vet inte säkert. Min vän har hittat en annan arbetsgivare så jag har inga ögon och öron kvar där. Det är kanske tur för hen.
Jag har av vissa blivit stämplad som motståndare till aktivitetsbaserade kontor för att jag ibland framför kritik och lyfter dåliga exempel som dessa. Men det är jag inte. Jag är bara motståndare till dåliga lösningar. Inom alla områden, inte bara kontor. Dåliga lösningar är ofta ett resultat av att man inte förstått eller tagit hänsyn till mänskliga behov och det arbete som behöver utföras. Det är inte mitt fel att många har missat detta i sina satsningar på aktivitetsbaserade kontor. Så snälla, skjut inte budbäraren (mig). Fixa problemen istället.
Om Oscar Berg
Oscar Berg är oberoende konsult, författare, föreläsare och workshopledare. Som oberoende konsult kan han anlitas av företag och organisationer oavsett storlek eller hur långt de kommit i förändringsresan kring digitalisering, samarbete och framtidens arbete.
Han har skrivit flera böcker inom dessa ämnen och är medförfattare till boken "Digitalt samarbete - Så skapar vi morgondagens organisationer".
Oscar driver även Digitalt samarbete-podden tillsammans med Henrik Gustafsson. Som föreläsare kan Oscar anlitas för såväl inspiration som kunskapslyft.
Som workshopledare kan han anlitas för att exempelvis utforska behov, problem och idéer eller ta fram strategier kring digitalisering, samarbete och medarbetarupplevelse. Läs mer på oscarberg.net
