Med syftet att underlätta
Manuella processer är både tids- och energikrävande för medarbetarna och kan resultera i att onödiga misstag begås. Rätt utförda kan de däremot leda till mer lönsamhet för organisationen i stort, men också frigöra tid till viktiga mänskliga möten och samarbeten för att t ex stärka kulturen eller tänka kreativt kring förbättringar.
Men många företag gör misstaget att vara för snabba i sin implementering när det gäller nya digitala system. När slutanvändaren inte tagits i beaktning kan det helt enkelt ställa till stora problem. Ett digitaliseringsprojekt tenderar också att pågå under lång tid och då kan det vara lätt att glömma vad målet var från början. Här är det viktigt att hela tiden komma ihåg syftet med digitaliseringen – att underlätta för medarbetarna att utföra sitt arbete. Genom att ta reda på vilka moment som medarbetarna är involverade i, hur upplevelsen är, vad som fungerar och vilka förbättringar som behövs kan du skapa system som gör just det.
– Digitaliseringsprojekt har olika syften men ett centralt tema är att få ihop en medarbetarupplevelse och ett systemlanskap som leder till minskad manuell hantering och färre irritationsmoment för medarbetarna, menar Erika.
Goda intentioner ger inte alltid bäst resultat
Intentionerna är ofta goda när det gäller digitalisering, men det gäller att behoven identifierats innan implementering. Det är vanligt att arbetsflödena inte är anpassade efter verksamhetens dagliga drift eller att systemet är för komplicerat för medarbetarna som i slutändan ska använda det.
– Ny digital teknik kan göra arbetet enklare, effektivare och mer engagerande. Men ett vanligt misstag är att bara titta på processen och inte ta hänsyn till medarbetarnas faktiska arbetssituationer. Det gör att medarbetarna i praktiken blir mer stressade och överbelastade, trots de goda intentionerna, säger Henrik.
Involvera medarbetarna
Nyckeln till att få till fungerande system och förbättrade arbetsprocesser är att låta medarbetarna själva vara med och utforma dem. Involvera dem som kommer ha användning av de nya processerna och låt dem utrycka sina behov och önskemål. Det är genom att lyssna på dina medarbetare som du får en tydlig bild av hur nuläget ser ut, var det finns luckor och hur deras arbetssituation kan underlättas.
– Medarbetarna är experter på sitt arbete och vet vilka problem som behöver åtgärdas. Om de får medverka i att utforska och utforma nya processer och lösningar så kommer de också att vara drivande i förändringen, säger Henrik.
Lär dig mer om digital HR – välkommen på webinar 3 maj!
Vill du ha konkreta tips på hur du får till en lyckad digitalisering genom att fokusera på dina medarbetares behov? Anmäl dig till SD Worx webinar den 3 maj häroch hör Erika och Henrik berätta mer om hur du kan skapa framgångsrika digitaliseringar med medarbetarna i fokus.
