Hur ska man agera inför en omorganisation för att bibehålla lönsamheten? Förändringar leder ofta till oro och då är det extra viktigt att agera tryggt och tydligt.
Perspektiv att lyfta fram enligt Anna
- Hur påverkas de eventuella delar av organisationen som fortfarande visar positiva resultat?
- Finns det delar inom organisationen som kan förändras och utvecklas?
- Är det möjligt att outsourca delar och därmed skapa högre effektivitet som gynnar helheten i bolaget?
- Vilka enheter kan gynnas av sammanslagning?
- Vad kan göras för att långsiktigt skapa bra förutsättningar för bolaget, utifrån ett kritiskt och lösningsorienterat perspektiv?
- Skapa en plan som är långsiktig så att det inte krävs ytterligare omorganisation i närtid.
När det är beslutat att en omorganisation ska genomföras så är det viktigt att det finns en budget för projektet. Här ges en möjlighet, utifrån ett HR-perspektiv, att dubbelchecka att alla andra lösningar är genomlysta.
I denna snabbföränderliga värld, och med den kompetensbrist som råder, så kan det vara mer hållbart att behålla och vidareutveckla medarbetare.
Efter en målgång vill man känna att man gjort allt man kunnat.
En omorganisation tar på krafterna och efteråt är energin låg. Förmågan att "ta nya tag" är helt beroende på hur bra man har planerat inför genomförandet. Förarbetet och planeringen är det allra viktigaste för att nå ett bra resultat, speciellt när individer berörs. Det är även av största vikt för den fortsatta utvecklingen av organisationen och för att kunna hantera framtida utmaningar.
Processen kan delas in i tre faser
Fokus på medarbetarna och den valda riktningen ska alltid genomsyra varje fas.
-
Planering & förberedelse
Upprätta en kommunikationsplan som innefattar logistiken för alla tre faser. Argumentation för omorganisationen, de värderingar som ska genomsyra processen och den bild som önskas förmedlas ska vara tydliga i planen. Den bör även innefatta information som kan påverka andra intressenter och ert varumärke.
Säkra den arbetsrättsliga kompetens som krävs för att kunna efterleva de lagar som gäller för bolaget. Vilka kollektivavtal styr, eller om kollektivavtal saknas, hur går man tillväga och vilka förbund kommer eventuellt att förhandlas med? Ta råd och hjälp från arbetsgivarorganisationer eller motsvarande intresseorganisationer.
Det är även viktigt att göra en grundlig riskanalys innan omorganisationen genomförs och även här knyta an till det ni önskar åstadkomma både för verksamheten och medarbetarnas välbefinnande.
Utbilda och skapa förutsättningar för trygga chefer genom att tidigt involvera dem i alla delar av genomförande planen och var medveten om att även era chefer har behov av tydlighet och eventuellt träning inför kommande uppsägningssamtal. Att agera empatiskt och professionellt är av största vikt. Chefer kan stöttas av extern coach, Trygghetsrådet eller annan alternativ aktör. Ledningen bör agera både säkert och transparant för att få ett så smidigt genomförande som möjligt. Var beredd på att det kommer att bli oro och vara känslosamt i organisationen och med den vetskapen, repetera det som har planerats i kommunikationsplanen. -
Genomförande
Som en del av kommunikationsplanen finns genomförandefasen med tydliga steg för varje chef/enhet. Ett "körsschema" är önskvärt för att säkra att "tågordningen" blir enligt plan. Här är det extra viktigt att komma ihåg att alla medarbetare är berörda, även de som är tjänstlediga/föräldralediga eller är på annan ledighet. Det kan vara en utmaning i nutid, då många arbetar på distans, och även för internationella bolag att ha parallella möten. Boka tid för uppföljningssamtal redan den dag då genomförandet sker.
Att ta in en extern konsult som kan symbolisera, leda projektet och agera "bad guy" vid uppsägningar kan innebära en stor förbättring för framtida relationer mellan anställda, ledning och HR. -
Efter genomförande
HR-funktionen har ett mycket viktigt uppdrag efter genomförandet. HR ska tillsammans med ledningen påminna om syftet med omstruktureringen. Den önskade utvecklingen kräver att omsorg ägnas åt att motivera och engagera kvarvarande kollegor och chefer. Vissa kan behöva extra stöd i sina, eventuellt nya roller.
Det är viktigt att följa upp och mäta hur det har gått efter omorganisationen. Det skapar lugn och ro samt ger en indikation om att man är på rätt väg.
Om Anna Möller
Anna grundade företaget Kompetensslussen som såldes till det amerikanska managementkonsultbolag RGP 2008. 2014 startade Anna PeopleProvide, där hon fortsatt är vd. Anna brinner för att utveckla arbetslivet och positionera HR-frågor högre upp i värdekedjan.
