Idag är AI på allas läppar men vi har än så länge inte läst speciellt mycket om AI i relation till kunskapshantering. Kanske för att det finns många andra ämnen som framstår som mer spännande, men faktum är att kunskap och AI tillsammans möjliggör en ny nivå av lärande.
Vi vågar till och med sticka ut hakan och påstå att kombinationen mellan AI och kunskapshantering är en nyckel till framgångsrika företag i en konkurrensutsatt värld.
Bygg en central hjärna
Genom att samla och organisera sin kollektiva intelligens kan organisationer bygga en central hjärna som driver innovation, produktivitet och tillväxt. Kunskapshantering skapar även förutsättningar för att paketera organisationens erfarenheter, färdigheter och teknologi till insikter som kan användas till att stärka företagets lärandekultur.
Trots detta förbiser företag ofta kostnaderna för ineffektiv kunskapshantering i jakten på produktivitet och tillväxt. Forskning från McKinsey visar att kunskapsarbetare spenderar cirka 20 procent av sin arbetstid på att söka efter information, vänta på information och besvara frågor från kollegor. Detta hämmar inte bara produktiviteten utan hindrar också effektivt beslutsfattande och samarbete. Det hindrar i slutändan en organisations förmåga att bygga en effektiv lärandekultur.
Skapa en miljö där lärande prioriteras
En effektiv lärandekultur kan definieras som en miljö där lärande prioriteras och värdesätts som en strategiskt viktig aktivitet för att möta utmaningar, främja innovation och kontinuerligt förbättra organisationens prestationer. Det innebär att det skapas utrymme för kunskapsdelning, samarbete, reflektion, feedback, misstag, experimenterande och öppenhet för förändring. Framgångsrika organisationer förstår att förmågan att lära, anpassa sig och snabbt innovera är avgörande för överlevnad.
En av de största utmaningarna är att organisationer kämpar med tiden och ansträngningen som krävs för att samla och upprätthålla kunskap för att skapa en blomstrande kunskapshantering. Därför välkomnar vi nu framstegen inom generativ AI kapacitet, såsom ChatGPT, med öppna armar. Här är några av alla lärandefördelar:
-
AI + kunskapshantering = lärande
AI är bra på att bearbeta stora mängder data, klassificera, organisera och utveckla ny kunskap baserat på data. AI kan därmed användas för att skapa lärande baserat på företagets befintliga data och främja förutsägande analys. Till exempel skulle AI kunna förutsäga försäljningsmöjligheter eller upptäcka organisatoriska ineffektiviteter genom att analysera CRM-data. Tänk dig att varje system, varje avdelning, varje produkt har en självlärande förmåga och delar med sig av kunskapen till anställda som kan nyttja denna information för att själva lära, förbättra beslutsfattandet och öka affärsprestandan. - AI kan förbättra kunskapsdelning
En av de mest avgörande principerna inom kunskapshantering är kunskapsdelning. När medarbetare aktivt delar sin kunskap och expertis kan andra dra nytta av den och bygga vidare på den inom organisationen. Detta leder inte bara till minskat arbete och ökad effektivitet, utan också till en snabbare takt av innovation och utveckling.
Genom att använda generativ AI kan vi även automatisera dokumentationen av hur högpresterande medarbetare utför sina arbetsuppgifter. Tänk dig en situation inom kundservice där en anställd helt enkelt utför sitt arbete på en dator medan AI-programmet automatiskt omvandlar varje handling till en visuell steg-för-steg-guide som kan användas för att träna nyanställda. Detta kommer att hjälpa företag att dra nytta av kunskapen hos interna ämnesexperter och samtidigt minska risken för kunskapsförlust när medarbetare lämnar organisationen. Genom att effektivisera dokumentationsprocessen frigörs tid och resurser som kan användas för att främja lärande och innovation inom organisationen, vilket leder till ännu större effektivitet och snabbare framsteg. - AI kan göra system mer mänskliga
AI har potentialen att förbättra tillgängligheten till information. Istället för att spendera mycket tid på att söka information och leta efter svar, kan AI erbjuda mer intuitiva och naturliga gränssnitt, såsom röstbaserade assistenter eller chattrobotar. Det blir möjligt att söka över olika företagssystem och kanaler med hjälp av ett naturligt språk, där AI kan hämta svar och insikter från tillgänglig information oavsett var den finns.
Tänk att istället för att leta själv och sammanställa information bara kunna ställa en fråga som “Visa mig vilka produkter som sålde bäst förra kvartalet och vilken marginal dem har”, och så tar systemet fram den informationen åt dig. Eller att du frågar “vilken funktion var mest efterfrågad av våra kunder som vi inte har på vår produktplan ännu”.
I en värld där teknik och digitalisering blir alltmer närvarande kan AI spela en roll i att främja en rättvis tillgång till kunskap genom att göra den lika tillgänglig för alla. Att ersätta administrativa uppgifter, såsom att söka information och leta efter svar, besparar dessutom medarbetaren massor av tid. Tid som istället exempelvis kan läggas på lärande. Hoppas att fler företag hakar på det tåget!
Av: Julia Granström och Filip Lam
Om Julia Granström
Julia arbetar som Head of Learning Consulting på Brights Learning och har lång erfarenhet av att utbilda ledare i att göra lärandet till en del av ledarskapet som utifrån små medel skapar stora effekter. De senaste åren har hon arbetat med effektivt lärande som ett avgörande verktyg för att nå organisationens strategiska mål i privata och offentliga organisationer.
Om Filip Lam
Filip arbetar som Senior Learning Consultant på Brights och är en före detta managementkonsult inom talent management som har blivit en lärandeentusiast. Han har ett årtionde av erfarenhet inom området talang, ledarskap och utbildning. De senaste åren har han varit ansvarig för kompetensutveckling och ledarskapsutveckling på bolag som Klarna och Alan.
