Onboarding, att få i gång folk när de börjar på ett nytt jobb, är en nyckelaktivitet för framgångsrika företag och organisationer. Både online och i den fysiska världen. Onboarding blir allt viktigare, ju hårdare konkurrensen blir om kompetent personal. En negativ upplevelse när en person börjar på ett nytt jobb ökar risken för att personen ser sig om efter en ny arbetsgivare.
Den rådande trenden är att blanda webbaserad utbildning,
läsning av dokumentation, fysiska möten och gruppövningar.
Onboarding, eller jobbstart, omfattar allt från att göra den information en person behöver i sitt arbete tillgänglig, till att berätta var det finns kaffe och var in- och utgångar till kontoret finns. Annan viktig information som behöver förmedlas och göras tillgänglig är säkerhetsföreskrifter och instruktioner för att använda teknisk utrustning.
Utbildning är ett viktigt verktyg för att underlätta onboarding. Den rådande trenden är att blanda webbaserad utbildning, läsning av dokumentation, fysiska möten och gruppövningar. Förståelsen för att gå igenom ämnen i den ordning de är relevanta för nyanställda har ökat, liksom för behovet av att utbildning relaterad till onboarding bör vara en kontinuerlig process. Det räcker inte med en kursdag första veckan på jobbet. En insikt om att inte överbelasta nyanställda med för många olika intryck gör sig också gällande.
Att ge utbildning om onboarding online är i själva verket att sköta onboarding online. Onboarding = utbilda och informera. Bland fördelarna med att sköta onboarding online märks dels att alla nyanställda får tillgång till samma information, man slipper berätta något många gånger för många personer, dels att nyanställda kan ta sig igenom onlinemoduler i ett tempo som passar dem.
I det moderna yrkeslivet arbetar många på distans, och även onboarding kan genomföras på distans. En fördel med att göra det är att onboarding kan inledas innan den den första arbetsdagen, om det är lämpligt.
Sju tips för att lyckas med onboarding online
- Gör en personlig introduktion
Hälsa nyanställda välkomna med ett fokus på deras yrkesroller. Det inbegriper att vara tydlig om arbetsuppgifter och förväntningar från dag ett. Berätta vart nyanställda kan vända sig med frågor. - Ta en rundtur på kontoret
Vad behöver en nyanställd veta om arbetsmiljön under den första arbetsdagen? Berätta det med en digital rundtur eller en video. Förklara vad som finns på olika våningar, hur man tar sig till kontoret med olika färdmedel, var man kan parkera, var ingången finns, hur man låser om man är sist att lämna kontoret och kommer in om man är först, var det finns bra lunchställen, vad som gäller för kaffe, kylskåp, mikrovågsugn, och så vidare. - Bemöt oro
Berätta om hur nyanställda kan hantera olika problem, till exempel med hälsa, arbetsmiljö, kommunikation, semester, lönevillkor, etcetera. - Samla in all relevant information från nyanställda
Om en ny arbetsgivare har tillgång till den information som är relevant för en nyanställd blir livet enklare för alla: den nyanställda, personens chef, HR, och så vidare. Insamling av information kan göras i en onlinemodul med öppna frågor. Insamlingen av information kan också göras under ett fysiskt möte, om det är lämpligt. - Gör juridisk information, regler och policy lättillgängliga och interaktiva
Det är nog få som gillar att läsa digra regelsamlingar, men det är viktigt att ha kunskap om riktlinjer, policy, villkor och lagstiftning. Sådan information kan göras mer lättillgänglig om onboarding sköts online. - Ge information som är specifik för olika yrkesroller
Alla punkter ovan, utom delvis den första, tar upp generell information. Se också till att informera om en nyanställds avdelning, yrkesroll och arbetsuppgifter. - Introducera kollegor
Det här kan vara en generell modul för ett litet företag, eller en avdelningsspecifik för ett stort.
Slutligen några ord om mjukvaror för onboarding online. Mjukvaror kan vara specifika för onboarding eller generella. Plattformar för e-learning (utbildning online) lämpar sig väl för onboarding, inte minst vad gäller funktioner för uppföljning. Allra viktigast är att sätta i gång och prova sig fram. Det kommer nyanställda att uppskatta.
Cédric Herregodts, VD på e-learningföretaget Flowsparks
