En ny nordisk rapport visar att många IT-projekt går över budget, samtidigt som nästan en fjärdedel av programvarorna inte används alls.
Dolda IT-kostnader sätter HR under press
Många svenska företag har dålig kontroll över sina IT-kostnader – och det drabbar HR-avdelningarna först när besparingar ska genomföras. Outnyttjade licenser, skugge-IT och spridda inköp gör att ledningen ofta fattar beslut utan insyn i hur digitala verktyg faktiskt används.
En ny nordisk rapport från Radar Group och Nagarro visar att endast hälften av IT-projekten håller budget, samtidigt som 22 procent av programvarulicenserna inte används alls.
Dubbla licenser och skugge-IT kostar företagen miljoner
Företagens IT-budgetar är utspridda över olika avdelningar, och många medarbetare köper egna verktyg utan att IT-avdelningen vet om det. Den så kallade skugge-IT:n gör att kostnader och behov blir osynliga.
– Vi ser att företag köper samma verktyg dubbelt. En avdelning kan ha koncernlicens för 200 användare, medan en annan betalar för 20 licenser till samma tjänst utan att veta att den redan finns, säger Jonas Olsson, Nordenchef på Nagarro.
I genomsnitt används bara 78 procent av programvarulicenserna. Resten ligger oanvända – pengar som kunde ha frigjorts till andra investeringar.
Digitalisering kräver ledarskap – inte bara teknik
Samtidigt ökar behovet av digitalisering, men investeringstakten minskar. Nagarros rapport visar att 27 procent av nordiska företag behöver öka sina IT-investeringar – sex procent fler än EU-genomsnittet.
Endast 60 procent av IT-projekten uppfyller verksamhetens krav. Hälften blir inte klara i tid och 53 procent överskrider budgeten. Resultatet: fokus skiftar från innovation till kostnadsreduktioner.
– Många verksamheter uppvisar tecken på svag operativ förmåga. Transformationsbehovet är större i Norden än i resten av Europa, säger Jonas Olsson.
Brist på insyn gör HR till förlorare i sparrundan
När ledningsgrupper inte har insyn i IT-kostnaderna ges ofta IT-avdelningen uppdraget att skära i budgeten – och HR:s digitala verktyg blir ofta första offret.
– Utan förståelse för hur IT-kostnader stöttar olika delar av organisationen blir det press på IT-ansvariga att skära ner där det går snabbast. Det kan betyda att HR:s rekryteringssystem, utbildningsplattformar eller löneadministration plötsligt rationaliseras bort – med förödande konsekvenser för verksamheten, säger Jonas Olsson.
Molntjänster och konsultkostnader hamnar ofta under andra kostnadsslag i bokföringen, vilket gör helhetsbilden ännu mer oklar.
Tre steg för bättre insyn
Jonas Olsson rekommenderar HR-chefer att:
- Kartlägga alla IT-kostnader – inventera alla digitala verktyg, även de som betalas av enskilda avdelningar.
- Använda AI för analys – moderna verktyg kan snabbt identifiera dolda kostnader och dubbletter.
- Koppla kostnader till verksamhetsmål – visa hur HR-system bidrar till resultat, så blir det lättare att försvara investeringar.
IT är en organisationsfråga
Lösningen är inte teknisk, utan organisatorisk. HR måste vara med i arbetet med IT-strategin.
– Vi ser ofta att HR-chefer säger "jag har inget med IT att göra". Men när vi kartlägger verksamheten upptäcker vi att HR sitter på avgörande kunskap om hur data används och hur arbetsflöden fungerar. Den kunskapen är viktig när man ska prioritera IT-investeringar, säger Jonas Olsson.
Med nya EU-direktiv som NIS2 blir frågan än mer akut: IT är inte längre bara en funktion – det är en ledningsfråga där HR måste vara med vid bordet.
Rapporten "Frigör potentialen" pekar ut fyra områden för att vända utvecklingen: strategiska IT-initiativ, ökad transparens, bättre processer och arbetsflöden samt säkerhet som en integrerad del av arbetet.
– För att organisationen ska vända ett utmanande läge till möjligheter krävs en samlad insats där olika roller och funktioner samverkar. Det handlar om att förändra kultur, organisation och arbetssätt som möjliggör en långsiktig och resilient utveckling, avslutar Jonas Olsson.
Om undersökningen
Rapporten "Frigör potentialen" är genomförd av Radar Group och Nagarro. Fullständig rapport finns att ladda ner på Nagarros webbplats.
Om Nagarro
Nagarro är en global leverantör av digitala lösningar och IT-rådgivning med fokus på digital transformation och modern mjukvaruutveckling. Företaget har cirka 17 500 medarbetare i 39 länder.
