Det pandemianpassade kontorets död

Det pandemianpassade kontorets död

Många kontor har tvingats genomföra omfattande förändringar under pandemins framfart. Medan vaccinet rullas ut världen över står nu företag inför ett annat utmanande kapitel i det pågående paradigmskiftet; att locka tillbaka sina medarbetare till kontoret och behålla dem i organisationen.

För att lyckas med det tror vi att de behöver ifrågasätta sin bild av vad arbete egentligen är, samt omforma sin kultur och sitt kontor för att skapa den bästa möjliga medarbetarupplevelsen.

Du kan förlora dina bästa medarbetare

“Behöver vi fortfarande ett kontor?”. Den här frågan ligger i luften mer än någonsin förut. Svaret är ja, det behöver ni. Men ditt företag kommer också att behöva göra stora justeringar för att överleva på arbetsmarknaden i pandemins kölvatten. Och det handlar inte om att erbjuda handsprit i varenda rum, hålla två meters avstånd mellan sittplatser eller skapa snygga skyltar med information om Folkhälsomyndighetens senaste rekommendationer. Snarare skall fokus och strategi riktas mot att behålla din personal och att attrahera ny, ung talang.

Enligt Microsoft’s senaste Work Trend Index-rapport funderar 41% av deltagarna på att lämna sin nuvarande arbetsgivare under 2021. Studien omfattar 30 000 anställda över 31 olika marknader och är därför en stark indikator på att människor idag är mindre fästa vid sin anställning än tidigare i historien. [1]

När Corona slog till var många medarbetare chockade av de osäkra förhållandena. Oro om huruvida de skulle förlora sitt jobb, hur det skulle gå att arbeta hemifrån och vad som skulle ske om de själva eller någon närstående insjuknade blev en del av vardagen. De flesta arbetsgivare var inte beredda på det, och utan erfarenhet av hur man framgångsrikt skapar en digital arbetskultur från en dag till en annan var de i stor utsträckning oförmögna att stötta sina anställda på ett sätt som gav dem trygghet och möjlighet att utföra sitt jobb väl. I många fall tvingades medarbetare att själva tackla situationen, skapa rutiner och praktiska lösningar som fungerade för dem. Och tillslut gjorde de också det.

Varje arbetande generation behövde lära sig använda de digitala verktyg som krävdes för distansarbete, en skill som ger medarbetare frihet och självförtroende. De behövde också ta reda på vilka sätt att jobba självständigt som lämpade sig bäst för deras unika situation. Många skapade vanor som att ta en promenad under lunchen och slippa stressa barnen på morgonen genom att istället utföra effektivt arbete utanför normens angivna kontorstider.

Nu, ett år efter att pandemin utbröt, börjar människor att upptäcka de möjligheter som skapats i kraft av att de lärt sig nya skills och fått ett större självförtroende att de klarar av att anpassa sig. Med det kommer frestelsen att anamma en ny livsstil där distansarbete är status quo. Nästan hälften av deltagarna i Microsoft’s studie, 46% för att vara exakt, säger att de överväger att flytta till en annan stad eller ett annat land när pandemin är över. Detta innebär en risk för företag som inte är villiga att erbjuda möjligheten att jobba på distans. Så den stora frågan är, vilka omställningar är du beredd att göra för att behålla din personal?

Gamechangers

De företag som är snabba i processen att omvärdera sin företagskultur kommer vara de som lyckas bäst i den förändring som ligger runt knuten. En hybrid-modell som erbjuder möjlighet att arbeta på distans åtminstone deltid kommer att vara en nödvändighet för att kunna konkurrera med andra arbetsgivare på arbetsmarknaden post-Corona. Stora, internationella organisationer har redan börjat testa en modell där deras anställda arbetar två dagar var de vill och tre dagar på kontoret, eller vice versa.

Att tillåta medarbetare att jobba i olika miljöer utanför kontoret skapar fruktsamma möjligheter på båda sidor om överenskommelsen. För arbetsgivaren är det ett fantastiskt verktyg för att tillskansa sig kunskap, insikter och inte minst nya kunder. Världen idag är mer volatil, osäker och komplex än någonsin förut. Morgondagens vinnare kommer vara de som har förmågan att blomstra i en sådan miljö. Och för att kunna underhålla ett klimat av nytänkande, expansion och lärande tror vi att en öppenhet inför interdisciplinära samarbeten är fullkomligt oumbärligt.

Vi ser redan hur vissa stora bolag placerar sina innovations-team i co-workingmiljöer eller think-tanks i syfte att infusera det med ny energi och ibland också för att hitta nya talanger. Andra bolag öppnar upp delar av sina kontor som co-working spaces dedikerat till partners, kunder eller verksamheter vars expertis de kan gagnas av. Såkallade “co-sharing”-lösningar som dessa har potential att transformera en supertråkig arbetsplats till en levande, inspirerande idé- och projektgenerator. Vidare, de som lyckas skapa ett kontor med ryktet av att vara en plattform “där det händer” är en kraftfull magnet för att attrahera nya talanger.

Omdefiniera vad arbete är 

Att döma från våra egna observationer och studier  från förra året tenderar de flesta människor som arbetat hemifrån att växla position mellan sitt arbetsbord (om det funnits plats för ett sådant), soffan, köksbordet och ibland till och med sängen, beroende på uppgiften och omständigheterna hemma. Det jobb som utförts i hemmet kan därför kategoriseras som en typ av aktivitetsbaserat arbete, något som många organisationer under de senaste åren strävat efter att implementera på sina kontor. Vi är övertygade att ett sådant mindset, i form av vanor, attityder och behov kommer att finnas kvar när medarbetarna återvänder till kontoret.
 
Exemplen på de som blivit förtjusta i fördelarna med sin nya arbetsmiljö är många. Vissa uppger till och med att arbetsförhållandena hemma faciliterar en bättre prestation än vad kontoret gör. I en studie av Leesman svarar 83% av deltagarna att deras hemmakontor möjliggör att de kan arbeta produktivt, medan endast 64% säger detsamma om kontoret. [2]

Med anledning av detta kommer modulen för funktionsanpassat arbete att fortsätta utvecklas och sprida sig under åren som kommer. Företagsledare som är framgångsrika i att använda sin personals nyfunna, ofta positiva, attityd gentemot denna nya form av arbete som en katalysator för förändring kommer vinna oerhört mycket på det.

Mycket har hänt under perioden av socialt distanserande, och att förstå behoven hos dina medarbetare kommer att vara viktigare än någonsin när pandemin blåst förbi. Som arbetsgivare behöver du vara uppmärksam på hur dina anställda föredrar att jobba, vilka verktyg de behöver och vilka kontorsmiljöer som är optimala för hälsa och prestation. Huruvida ledningen väljer att ta till sig dessa fakta och styra förändringsarbetet därefter eller inte är definitivt en vattendelare rörande om företaget kommer resa sig ur krisen starkare än förut eller dö med den.

Företagskultur – en ny typ av religion

Inom de närmsta åren kommer millennials och Gen-Z dominera den globala arbetsmarknaden. [3] Deras beteende och motivation drivs av helt andra faktorer än tidigare generationers. Följaktligen kommer de företag som lyckas nå fram till och engagera dessa människor bli mest konkurrenskraftiga på morgondagens marknad.

Pengar, snygga titlar eller överdimensionerade personliga kontor med vackra mahognymöbler räknas inte längre som huvudattraktioner. Enligt den ansenliga mängd forskning som gjorts på detta område är yngre människor snarare intresserade av att jobba med något som känns meningsfullt, med ett inspirerande ledarskap och i en tilltalande social atmosfär. Att hitta professionell tillfredsställelse, bidra till en bättre värld och känna att man utför sitt “life purpose” är mer centralt än någonsin förut. Och de hierarkiska strukturer som upprätthållits av äldre generationer kommer tillslut att raseras eftersom deras ersättare är mer bekväma med att kringgå maktstrukturer och kontakta vem som helst direkt, oavsett hur snygg deras titel är. De föredrar ledarskap som mentorskap, vilket tillåter dem att lära sig själva snarare än att ta emot och följa exakta instruktioner. [4]

De organisationer som är framgångsrika i att skapa ett community där mjuka faktorer prioriteras kommer att ligga före i konkurrensen om de bästa medarbetarna. En verksamhet som genomsyras av en stark kultur som känns varm och spännande i kombination med väletablerade värderingar och en tydlig vision är ett lovande recept på framgång. Work-ism, en inriktning där arbete kan liknas vid tro eller religion, har aldrig varit så mycket i framkant som idag. Arbetet blir till ett centrum för identitet och livsändamål samt en källa till andlighet och större mening, en speciellt viktig funktion i sekulariserade länder.

En annan central faktor för framtidens arbetskultur är medarbetarhälsa. Petter Stordalen, en norsk investerare, hotellmagnat, fastighetsägare och filantrop (samt multimiljardär) var före sin tid när han anställde så kallade “Directors of Happiness” för att sprida glädje i organisationen. I framtiden är det troligt att vi kommer se allt fler jobb där det huvudsakliga arbetsuppdraget är att få andra att må bra och organisera roliga sociala initiativ på företaget.

Äntligen kan vi mötas!

Betydelsen av att mötas fysiskt inom företaget då och då bör inte underskattas. Människor som jobbar tillsammans uppskattar möjligheten till spontana, informella samtal och att bli sedd av ledningen medan man utför arbete är ofta bra för motivationen. Dessa osynliga faktorer glöms ofta bort, men de har en stor inverkan på prestation. 

Dessutom, för att företaget skall blomstra långsiktigt behövs innovation. Och innovation kommer ur medarbetare som har en känsla av tillhörighet, tillit och bra relationer till varandra. Kreativa idéer kommer ofta till liv i oplanerade situationer, eller när en grupp människor i ett rum når ett tillstånd av flow. Hur många kreativa idéer har du sett födas i ett zoom-möte? Vår gissning är att de är färre i den kontexten.

Som människor är element som kreativitet och flow mycket svårare att uppnå genom enkom digitala kanaler. Av naturliga skäl är entusiasm och ett skarpt delat fokus mer sällsynt i ett digitalt möte där någon delar sin skärm medan andra är mutade och kanske till och med i färd med att scrolla sociala media vid sidan om. Det är helt enkelt mer tungrott att skapa en inspirerande miljö under sådana omständigheter.

Designa för framtiden

Tiden i pandemins slutskede är ett ypperligt tillfälle att tänka om designen för din organisations fysiska utrymmen. Börja med att undersöka hur den påverkar arbetsprestation och hälsa. Är det möjligt att förbättra effektivitet, kreativitet och välbefinnande när dina anställda återvänder till kontoret? Det kan också vara en bra idé att använda den här tiden till att utvärdera företagets hållbarhetspåverkan, oavsett om det innebär att minska eller omdistribuera kontorsytan.

Trots att det är ett viktigt steg i anpassningen till det nya arbetsklimatet efter pandemin att ompröva kontorets design skall det inte betraktas som ett mål i sig själv. Se hellre på det som ett verktyg till att bygga en stark och levande företagskultur. En attraktiv fysisk arbetsplats är ett effektivt fyrtorn för att locka till sig nya medarbetare och för att nudga önskade beteenden inom organisationen. Det goda ryktet och positiva effekter det för med sig för företagets branding blir en trevlig bonus. Men, och det här är viktigt att komma ihåg, för att få ett lyckat resultat i den här processen måste du först göra hemläxan och ta reda på vad dina medarbetare gör om dagarna och definiera hur kontoret bäst kan stötta dem utifrån den information som kommer fram.

När en stor andel av din personalstyrka arbetar någon annanstans än från kontoret är det troligt att kontorsmöblemanget har andra funktioner att fylla än tidigare. Kanske finns det en större efterfrågan på mötesrum och mindre efterfrågan på personliga arbetsplatser? När de flesta arbetsstolar är avsedda för att delas är det till exempel rimligt att anta att vi kommer se fler av de standardiserade “hot chairs” och färre av de ergonomiskt perfekta kontorsstolarna med en uppsjö av funktioner som ingen vet hur man ställer in.

Det finns psykologiska faktorer som spelar in. Pandemin gjorde oss alla obekvämt medvetna om hur sårbara vi är i miljöer där många människor vistas tätt inpå varandra, och att dela möbler kan göra människor oroliga eller till och med rädda inför att bli smittade även efter Corona. Vi ser fler och fler “medicinskt säkra” designlösningar menade att minska infektionsrisken göra entré på marknaden nästan varje dag; touch-free alternativ med rörelsedetektorer, uppdaterade HVAC-system med joniseringsfilter och högteknologisk UV-rengöring. Dessa kommer kombineras med antibakteriella och självrengörande material över alla typer av ytor, och såklart mer frekvent städning. Utöver det kommer vi förmodligen att se arkitekturella planlösningar som gör det möjligt för verksamheten att temporärt anpassa kontoret efter hälsorekommendationer om det skulle behövas igen i framtiden. Många företag investerade dessutom i personliga laptops och läsplattor för sina anställda under förra året, vilket skapar större möjlighet för dem att arbeta hemifrån när de annars skulle behöva komma in till kontoret. Bara det kommer reducera smittorisken avsevärt.

Självfallet måste varje kontor designas utifrån verksamhetens (och de anställdas) unika behov, men trenden att flytta fokus från ergonomi mot att istället satsa på att skapa en genomgående hälsosam och hållbar kontorsmiljö med hög nivå av flexibilitet är ändå starkt framträdande. Bara genom att säkra en hög kvalitet av luft, ljud och ljus i hela byggnaden kommer du långt. 

Morgondagens vinnare kommer vara de företag som lyckas attrahera och behålla de bästa medarbetarna, så för att växa under arbetsmarknadens nya era bör det vara ledningens främsta fokus. Precis som i naturen så kommer de överlevande vara de som är förmögna och villiga att anpassa sig, de som har tillgodogjort sig insikten om att den enda vägen tillbaka är framåt.

Skriven av: Niklas Madsen, Jenny Madsen & Rosanna Ljungren 

Källor 
[1] microsoft.com
[2] leesmanindex.com
[3] pwc.com
[4] workstars.com