När COVID-19-restriktionerna avvecklades rusade inte folk tillbaka till kontoret. Enligt några av de första studierna på området förbättrade distansarbete faktiskt många individers fysiska och psykiska välmående. Det gjorde det enklare för nyanlända att komma in på arbetsmarknaden när geografiska hinder övervanns och ökade balansen mellan arbete och privatliv för många. Det verkade som om vi hade hittat ett bättre sätt att arbeta för alla!
Men under 2023 har individer, team och organisationer börjat rapportera om längre ledtider, minskat ägandeskap av arbetet som utförs och mindre stolthet över det som skapas. Det verkar även som om det sker allt mindre innoverande på våra arbetsplatser.
I mitt jobb som senior agil coach ser jag denna trend inom digital utveckling i olika branscher, över nationsgränser och i olika kulturer genom våra kunder och team. Nu träffar jag personer som har arbetat med samma projekt i månader, ibland till och med år, och som aldrig har träffat dem de arbetar med ... och då bor många av dessa människor ändå i samma stad.
Vad distansarbete kan leda till på lång sikt
För att skapa en grogrund för innovation behöver vi informella tillfällen att testa vad andra tycker om våra idéer eller diskutera något nytt eller annorlunda, till exempel om vi ska visa vårt arbete först för grannteamet innan den officiella demoversionen. Om någon tycker att idén inte är bra är det bara en informell diskussion, och ens stolthet blir inte lika sårad som den kan bli under ett formellt möte där någon för anteckningar. Det finns många idéer som individer kan tappa bort om de enda platserna att diskutera dessa på är under formella mötesformer.
Från kollektiv nytta till individuell vinning
Jag har märkt en enorm förskjutning från "vi"-tänkande till "jag"-tänkande. Innan vi började arbeta på distans var teamen mer sammansvetsade med ett gemensamt uppdrag. Det är min rätt att stanna hemma när mina barn börjar skolan senare. Det är min rätt att stanna hemma när det regnar ute. Vi behöver inte ens förklara varför vi stannar hemma längre.
Varför är det så svårt att lösa problemen med distansarbete?
Direkt efter covid-19 genomfördes många studier om distansarbete och arbetstagarnas välbefinnande. Flera studier visade att distansarbetare var 22 procent lyckligare och att deras psykiska och fysiska hälsa förbättrades. Senare, 2023, ser vi fler studier om produktivitet som nu visar en 18-procentig minskning av produktiviteten mellan distansarbetare och kontorsarbetare.
Att hitta rätt balans mellan det kollektiva resultatet och
de individuella behoven är nyckeln.
Där tror jag att vi har den springande punkten. Individen kontra det kollektiva bästa för teamet och resultatet.
När fokus ligger helt på individen sätts taket för vad man kan producera vid individens kapacitet. Om fokus ligger helt på det kollektiva resultatet och de individuella behoven försummas kommer människor att tröttna. Att hitta rätt balans mellan det kollektiva resultatet och de individuella behoven är nyckeln.
Individernas behov har gått före teamens och vad vi bör uppnå. Inte undra på att något som tidigare tog veckor nu tar månader eller till och med ibland blir omöjligt. Problemet är att vi inte ser hur detta är kopplat till distansarbetet.
Vad kan vi göra?
En fullständig "tillbaka-till-kontoret"-värld är mycket osannolik. De flesta av mina kunder vill också ha en sund balans mellan en lycklig individ och ett bättre kollektivt resultat.
Oavsett hur du väljer att samarbeta, gör det bra. Vi behöver inte gå tillbaka till att arbeta hundra procent på kontoret för att ha en möjlighet att överleva, men det är viktigt att vi är medvetna om vad konstant distansarbete gör med individen, teamet och företaget som helhet.
Gabriella Ingman, Lead & Enterprise Agile Coach på teknik- och designföretaget Reaktor.
Faktaruta
Här är några idéer från Gabriella Ingman som kan få din kreativitet att flöda när det gäller balansen i ditt företag:
- Låt människor uppleva en välorganiserad, personlig utbildning/workshop/tillitsskapande session.
Min personliga favorit är att locka människor till ett gemensamt utrymme med frukost och möjligheten att lära sig tillsammans. Det kan vara i form av officiell utbildning, inspirerande informationsutbyte genom att lära sig vad andra har upptäckt, en bokklubb eller vad som helst som människor i din organisation skulle vara villiga att träffas för. - När mycket står på spel - möt upp personligen och planera detta väl.
Vi måste vara mycket tydliga om vi vill träffa någon personligen på kontoret. Jag skriver ofta uttryckligen att det inte finns något sätt att delta på distans och utelämnar alla automatiska videolänkar. När du samlar alla i samma rum för viktiga ögonblick sätter du en ny norm och förskjuter balansen mot det kollektiva resultatet. - Testa att sätta en tidsbestämd "fully on-site".
Ibland kräver situationen goda exempel på hur man kan arbeta annorlunda. Det kan vara ett särskilt team eller en grupp människor som är villiga att vara på plats för att belysa skillnaden och samla in lärdomar. När försöket är klart bör man diskutera hur man ska gå vidare: ska försöket förlängas? Ska teamet nu försöka arbeta annorlunda? - Skapa kontor som är så bra att folk flockas dit.
Generellt tycker jag att en varm atmosfär, där man känner sig välkommen varje dag, räcker långt - utrymmen där människor naturligt kan springa på varandra och där det är möjligt att koncentrera sig. Hos en kund såg de en resultatförbättring när kaffemaskinen på ledningens våning gick sönder, och alla samlades i långa köer för att få sitt kaffe från samma maskin efter lunch. - Vid "fully remote": lansera viktiga saker ansikte mot ansikte och träffas regelbundet.
Distansarbete är ett sätt att ge individer så mycket frihet som möjligt när det gäller var de befinner sig i vardagen. Men när framgångsrika företag som arbetar på distans träffas ägnar de dagarna åt att uppleva och arbeta tillsammans, fatta beslut och lära känna varandra. Detta ger bränsle tar dem över en sträcka av social torka tills de träffas igen om x månader. Distansteamen har gemensamt överenskomna arbetssätt, är mycket disciplinerade och har överlämningar så sällan som möjligt. - Uppmuntra teamen att ha tydliga dagar där alla är på kontoret.
Många företag avsätter specifika veckodagar för arbete på plats och rapporterar förbättringar i produktion och hastighet. Att låta människor ta en paus för att samla in effekterna kan vara avgörande för att få individer att erkänna och bedöma om det har varit värt att ge upp lite individuell frihet till förmån för den kollektiva produktionen. - Investera i det samarbetsläge ni befinner er i.
När ni träffas personligen kan ni dra nytta av fördelarna med att vara i samma utrymme. Planera detta väl med möjligheter att njuta av tiden tillsammans i olika former. - När du arbetar på distans räcker det inte att ha en bra internetanslutning. Se till att du har lämpliga onlineverktyg, kvalitativa kameror och bra mikrofoner.
Många arbetar på distans i svagt upplysta sovrum och använder bara kameran på sin bärbara dator eller utelämnar helt användningen av kameror. Ibland förlorar vi delar av någons mening eftersom deras internetanslutning bryts, mikrofonen inte är rätt inkopplad eller det finns störande bakgrundsljud, vilket kan göra det svårt att koncentrera sig på vad de verkligen säger när energi används för att förstå de enskilda orden.
