Fyra drivkrafter, ett stort skifte
Under Nordic Business Travel Summit i våras presenterade SBTA framtidsanalysen The Big Shift. Den beskriver affärsresandet och mötesbranschen fram till 2030 genom fyra perspektiv: teknik och AI, risk och säkerhet, människor och kultur samt värde och hållbarhet.
Den viktigaste slutsatsen var att de fyra perspektiven inte går att hålla isär. De påverkar varandra och leder åt samma håll:
Affärsresandet år 2030 blir mer personligt, mer automatiserat, mer kontrollerat och mer medvetet. Men också mer beroende av tillit, mänskligt omdöme och tydligt värde.
Ett halvår senare är den bilden ännu tydligare. Företag fortsätter att resa och mötas, men varje resa och varje konferens prövas hårdare. Frågan är inte längre bara vad resan kostar, utan också varför den görs, hur den görs och vem som tar ansvar om något händer.
Duty of Care: från krisplan till strategisk förmåga
Duty of Care, arbetsgivarens omsorgsplikt, har länge setts som något som aktiveras när krisen redan är ett faktum. The Big Shift pekar på en annan utveckling. Fram mot 2030 påverkar risk och säkerhet redan från början vem som kan resa, när resor kan genomföras, hur de godkänns, vilka leverantörer som tillåts och hur resenärer får stöd i realtid.
Duty of Care blir med andra ord både ett affärskritiskt ansvar och en strategisk förmåga.
Grunden finns redan i lagen. Arbetsmiljölagen gäller även när medarbetaren är på tjänsteresa, och arbetsgivaren ska undersöka risker, bedöma dem och vidta åtgärder i sitt systematiska arbetsmiljöarbete. Den internationella standarden ISO 31030 ger dessutom vägledning för hur organisationer kan hantera risker kopplade till resor. Det nya är inte ansvaret i sig, utan hur många faktorer det i dag omfattar:
- Geopolitik och säkerhetsläge, som snabbt kan förändra förutsättningarna för en resa
- Extremväder, strejker och störningar i trafiken, som gör planerade resor oförutsägbara
- Cybersäkerhet, där datorer, telefoner och resenärsdata kan vara mål
- Hälsa och återhämtning, där långa resdagar, nattflyg och täta resor påverkar arbetsmiljön
- Personliga risker, eftersom olika medarbetare kan möta olika risker beroende på vilka de är och vart de reser.
Den sista punkten är viktig för HR. En resepolicy som är lika för alla är inte alltid rättvis mot alla. Modern Duty of Care utgår från individen, inte bara från destinationen.
Människor och kultur: ett nytt socialt kontrakt
The Big Shift beskriver ett nytt socialt kontrakt mellan arbetsgivare och resenär. Medarbetarna förväntar sig frihet, relevanta val och stöd. Arbetsgivaren förväntar sig ansvarsfulla val, bättre data och högre efterlevnad.
Det låter som en motsättning, men behöver inte vara det. Erfarenheten visar att människor följer system som hjälper dem och går runt system som bara kontrollerar dem. När resor bokas utanför företagets program försvinner också arbetsgivarens överblick. I en stabil värld kan det se ut som flexibilitet. I en osäker värld betyder det att arbetsgivaren inte vet var medarbetaren är när det verkligen behövs.
Därför är resepolicyn inte bara ett ekonomidokument. Den är ett uttryck för företagets kultur och värderingar. Den påverkar hur medarbetare upplever sin arbetsgivare, hur de mår efter en resa och om de vill stanna kvar. Med flera generationer på arbetsplatsen, från Generation X till Generation Z, varierar också förväntningarna på kommunikation, flexibilitet och digitalt stöd.
Analysens slutsats är tydlig: vinnarna blir de reseprogram som får resenären att känna sig stärkt och inkluderad, inte kontrollerad.
Teknik och AI: omsorg kräver data, och data kräver ansvar
Teknik och AI kommer inte bara att göra resandet snabbare. Enligt The Big Shift kommer de att forma om hela kedjan: beslut, bokning, störningshantering, säkerhetsstöd, utlägg och regelefterlevnad. Den verkliga förändringen är att gå från många separata verktyg till ett sammanhängande stöd runt resenären.
För Duty of Care är det en möjlighet. Med rätt data kan arbetsgivaren snabbt se vilka medarbetare som befinner sig i ett drabbat område, nå dem och erbjuda hjälp. Man kan inte skydda den man inte vet var den är.
Samtidigt följer ett ansvar. Resenärsprofiler innehåller känsliga uppgifter som passnummer, kontaktuppgifter och resmönster. GDPR gäller fullt ut, och EU:s AI-förordning ställer gradvis krav på transparens när AI används. Ledningen behöver därför kunna svara på vilken data som samlas in, varför, var den lagras och vem som har tillgång till den.
En annan viktig insikt är att tekniken inte ersätter människan när det verkligen gäller. När något går fel mitt i natten behövs ofta en erfaren person som kan förstå situationen, ta ansvar och lösa problemet. AI för hastighet och överblick. Människor för omdöme och omsorg.
Möten och konferenser: energi, syfte och valfrihet
Samma skifte syns i hur företag möts. Det fysiska mötet är fortsatt ett av de starkaste verktygen för att bygga kultur, relationer och förändring. Men det slentrianmässiga mötet, där agendan fylls från morgon till kväll och alla gör samma sak samtidigt, håller på att försvinna. I stället planeras möten utifrån människan. Flera tydliga trender pekar åt samma håll, och de flesta har en direkt koppling till HR och Duty of Care:
- Energi före agenda. Möten planeras efter deltagarnas energi, där pauser och återhämtning är en del av upplägget och inte något som blir över. Det handlar om effekt, men också om arbetsmiljö.
- Syftet styr formatet. Valet mellan dagkonferens och övernattning görs utifrån vad mötet ska uppnå. Kultur och strategi gynnas ofta av mer tid tillsammans. Dagkonferensen används mer målinriktat, med hänsyn till både kostnad, effektivitet och deltagarnas balans i livet.
- Valfrihet och individanpassning. Valbara spår och flexibla program blir vanligare, och efterfrågan på specialkost ökar kraftigt. Att ge deltagarna inflytande signalerar tillit och inkludering. Samtidigt är exempelvis allergier en ren säkerhetsfråga som kräver rutiner.
- Närhet eller medveten distans. Många mötesbokare prioriterar korta restider och smidig logistik, vilket ofta gynnar närliggande mötesplatser. När syftet kräver det väljs i stället avskilda miljöer längre bort, och resan kan bli en del av upplevelsen. Då behöver också transporter och beredskap finnas med i planeringen.
- AI som mötessekreterare. De AI-verktyg som redan finns i vardagens mötesplattformar kan dokumentera beslut och göra mötesinnehåll sökbart. Det är en stor möjlighet, men väcker också frågor om integritet, samtycke och vem som har tillgång till det som sägs.
- Från underhållning till förändring. Kraven på vad en konferens ska leverera ökar. Möten som faktiskt förändrar kultur och strategi har en stor och ofta outnyttjad potential.
För ledningen finns här också en blind fläck. Konferenser och event bokas inte sällan utanför det ordinarie reseprogrammet. Då saknas ibland deltagarlistor, beredskapsplaner och kontaktvägar om något inträffar. När hundra medarbetare samlas på en och samma plats är omsorgsplikten minst lika stor som när en person reser ensam.
Värde och hållbarhet: rätt resa, på rätt sätt
Fram mot 2030 smälter värde och hållbarhet samman till en ledarskapsfråga. Hur skapar vi resor och möten som ger mer affärsnytta med mindre friktion, mindre slöseri, lägre utsläpp och bättre omsorg om resenären?
Det handlar inte om att resa mindre för sakens skull. Det handlar om att resa smartare. Är resan nödvändig? Kan flera möten kombineras? Är tåget ett bra alternativ? Vilket val ger bäst balans mellan tid, kostnad, klimat, säkerhet och medarbetarens återhämtning?
Samma frågor gäller konferensen. Ligger mötesplatsen nära med tåg? Behövs övernattning? Ger upplägget deltagarna energi och utrymme att återhämta sig? Ett genomtänkt möte är ofta både mer hållbart och mer effektivt.
Vad betyder detta för ledningen?
Affärsresor och möten har gått från att vara en administrativ fråga till att bli en del av företagets riskhantering, arbetsmiljöarbete och värdegrund. Det kräver att flera funktioner arbetar tillsammans: HR, säkerhet, inköp, ekonomi, IT och hållbarhet, med ett tydligt mandat från ledningen.
Det goda beskedet är att det som skyddar medarbetaren också skapar värde för verksamheten. Ett tryggt, enkelt och genomtänkt program för resor och möten ger bättre efterlevnad, bättre data, lägre risker och medarbetare som kan fokusera på syftet med resan.
När tekniken kan göra nästan allt blir tillit den avgörande faktorn. Medarbetarnas tillit till att arbetsgivaren finns där när det behövs. Och ledningens tillit till att varje resa och varje mötestimme verkligen skapar värde.
Åtta frågor för ledningsgruppen
- Vem i ledningen äger ansvaret för medarbetarnas säkerhet på resa?
- Är HR med när resepolicyn och reseverktygen utformas?
- Kan vi inom en timme se vilka medarbetare som finns i ett drabbat område?
- Omfattas konferenser och event av samma beredskap som våra resor?
- Tar vår riskbedömning hänsyn till individen, inte bara destinationen?
- Vet vi vilken persondata om våra resenärer som finns i våra system, och vem som har tillgång till den?
- Planeras våra möten efter deltagarnas energi och syfte, eller efter gamla mallar?
- Följer vi upp hur medarbetarna mår och återhämtar sig efter täta resor?
Sveriges Affärsreseförening, SBTA, är ett oberoende nätverk som samlar köpare, Travel Managers och leverantörer inom affärsrese- och mötesbranschen i privat och offentlig sektor. The Big Shift presenterades vid Nordic Business Travel Summit 2026. Läs mer på sbta.se.
Av Fredrik Hermelin, General Manager, Sveriges Affärsreseförening (SBTA)
