Vikten av en genomtänkt onboardingprocess
Axel Johnsson visar här på tio forskningsbaserade rekommendationer för onboarding, med fokus på att nyrekryterade talanger ska känna sig välkomna, trivas och stanna kvar i organisationen. Rapporten är framtagen i samarbete med forskare på institutionen för neurovetenskap på Karolinska Institutet och belyser vikten av en genomtänkt onboardingprocess som stärker både individer och företag.
Studier visar på att endast 12 procent av tillfrågade anser att deras onboarding har varit tillfredsställande, vilket i värsta fall kan ha stora konsekvenser som ökade stressrelaterade sjukskrivningar.
Det forskningsbaserade rekommendationerna för onboarding är framtagna i ett samarbete mellan Axelerate, Axel Johnsons verksamhetsområde för inkludering, medarbetare på Axfood och Martin & Servera, professor Petter Gustavsson och leg. psykolog och postdoktor Elin Frögéli vid Karolinska institutet.
10 rekommendationer
Rekommendationerna i sin helhet finns att ladda ner här.
- Se den som är ny på jobbet
För att känna sig socialt inkluderad på den nya arbetsplatsen är det viktigt att den nya känner sig sedd. Verksamhetens on-boardinginsatser behöver därför bygga på en förståelse för de utmaningar och personliga erfarenheter som den nya medarbetaren har med sig när den börjar det nya jobbet.
Skapa möjligheter för nya medarbetare
att träffa erfarna kollegor.
- Utse en handledare för bästa start
Tilldela varje nyanställd en handledare som har tid och resurser att guida genom den första tiden. En handledare kan vara den direkta chefen eller en annan medarbetare och är en nyckelspelare för att den nya medarbetaren ska känna sig inkluderad. Handledaren bör fungera som en mentor och stödjande resurs, hjälpa den nya medarbetaren att förstå sin roll, planera arbetsuppgifter och integreras i arbetsgruppen. - Öppna dörrar till gemenskap
Skapa möjligheter för nya medarbetare att
träffa erfarna kollegor genom möten, sociala
aktiviteter och informella sammanhang.
Ett buddy-system kan vara effektivt i större
organisationer där en etablerad medarbetare
guidar den nya genom företagets struktur och
nätverk. Detta tydliggör att det är allas ansvar
att välkomna och inkludera nya medarbetare,
vilket inte bara underlättar deras integration,
utan också stärker hela teamets gemenskap.
Analysera feedbacken och använd den för att
göra nödvändiga justeringar i processerna.
- Bjud in, lyssna och förbättra
Skapa ett system för att tidigt samla in feed-
back från nyanställda för att identifiera för-
bättringsområden i onboardingupplevelsen.
Det är viktigt att göra detta tidigt i anställ-
ningen (inom max fyra månader) medan man
ännu lägger märke till tveksamma företeelser.
Analysera feedbacken och använd den för att
göra nödvändiga justeringar i processerna så
att de kontinuerligt uppdateras och anpassas
efter förändrade behov. - Visa värderingar genom handling
För att verkligen känna sig som en del av
en organisation behöver man förstå varför
den finns till och vad den står för. Det räcker
inte att bara dela skriftligt material om före-
tagets och teamets värderingar – det är
avgörande att de upplevs i praktiken, särskilt
under onboardingprocessen. - Prioritera det personliga före det digitala
Prioritera personliga möten med den ny-
anställda när det är möjligt, då dessa stärker
relationer och bidrar till en djupare förståelse
för den nya rollen och företagskulturen.
Digitalt eller förinspelat onboarding-material
kan leda till en passivitet som inte gynnar lär-
andet.
Låt nyanställda använda sina färdigheter och
känna att deras bidrag är värdefullt.
- Låt nyanställda bidra tidigt
För att den nyanställda snabbt ska känna sig
självsäker och kompetent är det viktigt att
tidigt ge dem konkreta uppgifter där deras
kompetens får komma till användning. Även
om uppgifterna till en början är mindre,
låter det dem att använda sina färdigheter och
känna att deras bidrag är värdefullt. - Det börjar före första dagen
Skicka välkomstmaterial och kontaktinforma- tion i förväg om det anses nödvändigt för att ge en grundläggande förståelse för företaget och de första dagarnas upplägg. Undvik dock att överbelasta den nya medarbetaren med för mycket information och material innan start. - Tydliga förväntningar hjälper
Klargör den nyanställdas roll, ansvar och företagets förväntningar från början. Skapa tydlighet på ett lärande sätt genom att bryta ner rollen i olika ansvarsområden eller leveransmål. Gör detta i flera faser och låt dem succesivt öka i omfång. Undvik antag- anden om vad den nyanställda förstår om sin roll eftersom samma roll kan se olika ut på olika arbetsplatser. - Skapa en trygg miljö för lärande
En trygg och stödjande arbetsmiljö är av- görande för att nyanställda ska kunna för att nyanställda ska kunna vara aktiva i det dagliga, informella lärandet, som utgör 70-90% av all kunskapsutveckling på arbetsplatsen. Utan en psykologisk trygghet kan nya medarbetare bli passiva och undvika att ställa frågor eller dela idéer vilket hämmar deras utveckling.
Ambitionen är att genom rekommendationerna inspirera och stödja bolag i att skapa en inkluderande arbetsmiljö där alla medarbetare kan känna sig välkomna och utvecklas. Det handlar om konkreta råd som att prioritera det fysiska mötet och att inte bara berätta om företagets värderingar, utan att även efterleva dem i praktiken.
Den första tiden på en ny arbetsplats är en period av intensivt lärande, som också kan vara förknippad med stress. Risken är att stressen leder till brist på återhämtning och sämre inlärning, därför är bra introduktionsinsatser avgörande för att minska stressen, maximera lärandet och hjälpa nya medarbetare att integreras.
Petter Gustavsson, professor i psykologi, institutionen för klinisk neurovetenskap, Karolinska Institutet
Vi har arbetat med att stärka och mäta graden av inkludering inom våra bolag sedan 2014 och ser onboarding som ett avgörande steg för att skapa en arbetsmiljö där mångfaldiga team kan trivas och bidra till sin fulla potential. Vi är övertygade om att vi liksom det övriga näringslivet kan bli mycket bättre inom det här området. Vi delar de här rekommendationerna för att bidra till en bättre arbetsmarknad och hoppas att det kommer att skapa värde för både medarbetare och arbetsgivare.
Nasim Khosravi, Head of Axelerate, Axel Johnson
