Många anställda har insett fördelarna med digitalt samarbete de senaste åren och är nu knappast villiga att klara sig utan det. Enligt en undersökning från Owl Labs från 2022 har många anställda i Sverige (30 procent) blivit så vana vid att arbeta hemifrån att de till och med skulle tacka nej till ett jobberbjudande om den potentiella arbetsgivaren inte skulle tillåta en flexibel arbetsplats.
Det är uppenbart att företag som vill förbli konkurrenskraftiga inte kan undvika hybridarbete. Det finns en dock risk att företag driver sina samarbetsinsatser i väggen om de inte tar itu med klassiska fallgropar:
- Brist på behovsanalys.
Fatta inte ogenomtänkta och kortsiktiga IT-beslut.
- Hur ser behoven ut?
- Hur ofta arbetar anställda på kontoret eller hemifrån?
- När är det vettigt att hela teamet finns på plats?
- Vad kan göras på hemmakontoret, och för vilken typ av möten behöver jag speciella verktyg för hybridsamarbete?
Detta är det enda sättet att fastställa antalet personer som regelbundet deltar i möten och att utforska behoven så att välgrundade investeringsbeslut kan fattas.
Brist på dialog med arbetskraften
Owl Labs undersökte även i mars i år hur organisationer i Tyskland gör med sina hybridsamarbetsverktyg.
Enligt resultaten* har majoriteten av de tillfrågade anställda (58 procent) ingen input till IT-beslut. Samtidigt rapporterar mer än en tredjedel (35 procent) av hybridarbetarna att de är överväldigade av för många samarbetsverktyg, och mer än hälften (55 procent) rapporterar regelbundna IT-problem.
Tenedens att förbise kvinnor
Företag verkar också tendera att förbise kvinnor i synnerhet när de fattar IT-beslut för hybridsamarbete. Enligt undersökningen påverkar knappt en tredjedel (31 procent) av de kvinnliga respondenterna verktygsvalet, jämfört med 43 procent av de män som svarar.
Så här drar du nytta av digitala samarbetsverktyg
Framgångsrik integration av digitala verktyg kräver planering och strategiskt genomförande. Det är det enda sättet att dra full nytta av digitala samarbetsverktyg i en allt mer uppkopplad värld och förbättra de anställdas effektivitet och produktivitet. Så här får du digitalt samarbete att fungera:
- Satsa på IT som stärker känslan av gemenskap
Teknik som lämpar sig för hemmakontor eller en-till-en-möten är inte automatiskt överförbar till hybridsamarbete på kontoret. Den nya situation som uppstått de senaste åren (en grupp anställda är på kontoret, en annan arbetar på distans) ställer nya krav på våra arbetsplatser.
Följaktligen måste flexibiliteten i vår nya arbetskultur återspeglas i den teknik vi använder: Statiska kameror interagerar inte med deltagarnas rörelser och sinkar nen produktiv mötesatmosfär. Adaptiva lösningar som anpassar sig till sina användares behov med hjälp av AI ger här ett botemedel.
Intelligent teknik som automatiskt fokuserar på personen som för närvarande talar och naturligtvis visar den bästa vyn på denna person stärker känslan av gemenskap vid möten och idéer kan utbytas i realtid. Verktyg som digitala whiteboards och 360-graders videokameror kan effektivt främja mer inkluderande samarbete i en hybrid arbetsmiljö. - Bryt fördomar
Om digital samverkan ska lyckas på lång sikt räcker det inte med att företag bara tillhandahåller lämpliga samarbetsverktyg. Fördomar mot de som arbetar hemma (så kallad "närhetsbias") är fortfarande oförankrade i många chefers medvetande. Utbildning specifikt för ledning och styrning av hybrida team kan hjälpa.
För att säkerställa att alla anställda kan använda samverkansteknik effektivt bör företag därför erbjuda regelbundna utbildningsprogram och bekanta sina anställda med teknikens funktioner och bästa praxis. Detta kan hjälpa till att undvika potentiella svårigheter vid användning och öka effektiviteten.
Om företag istället antar ett behovsorienterat, delaktigt och rättvist förhållningssätt till verktygsval kan de framgångsrikt driva digitalt samarbete framåt.
Digitalt samarbete som konkurrensfördel
Om företag inte vill förlora sina anställda till digitalt bättre positionerade konkurrenter måste de hitta lämpliga lösningar för den hybrida arbetsmiljön. Däremot hindrar de sig ofta genom att göra klassiska misstag som verktygsöverbelastning, bristande delaktighet och diskriminering av vissa arbetstagargrupper i valet av IT. Om företag istället antar ett behovsorienterat, delaktigt och rättvist förhållningssätt till verktygsval kan de framgångsrikt driva digitalt samarbete framåt.
*Uppgifterna är baserade på en onlineundersökning som genomförts av YouGov Deutschland GmbH på uppdrag av Owl Labs, som involverar 1024 personer med kontorsbaserade jobb mellan 7 och 13 mars 2023.
Av Frank Weishaupt, VD på Owl Labs
