- Vi måste utbilda oss i att leda möten. Behovet av en utbildad facilitator är större än någonsin idag. Varje större arbetsplats måste ha en. De är en förutsättning för att andra ska lära sig hur man effektiviserar möten.
Vilken är den viktigaste förklaringen till att möten inte fungerar?
– När vi kommer till organisationskritiska möten måste man arbeta med professionella facilatorer. Många av de rutinerade går på rutin; förbereder sig dåligt och de är mer kända för sin humor – lever på det. Men självklart finns det också flera av dagens moderatorer som är väldigt bra.
Det säger Roger Kellerman, som har arbetat professionellt med möten sedan mitten på 1980-talet. Idag är han Publisher på tidningen Meetings International. Han startade Meetings Professionels International (MPI) i Sverige och var med i styrelsen i 17 år. Han har även suttit med i styrelsen för MPI/EMEA (Europe, Middle East and Africa). MPI är en global community med 60 000 mötes- och evenemangsexperter.
Du började skriva om möten i mitten på 1980-talet. Vad har hänt sedan dess?
– Det har i praktiken inte hänt någonting. Jag trodde att utvecklingen skulle gå fortare. Den första boken jag var med och gav ut handlade om hur man planerar och genomför ett livemöte, ”Möten är direktsändning”, av Rikard Wildhuss. De flesta möten är dåligt planerade, uselt genomföra och aldrig uppföljda. Möjligen har man en lite luddig dagordning där man mest verkar få prata av sig. Och om man bestämmer sig för att genomföra något så antecknar man inte vad som ska göras, av vem, när det ska vara genomfört och kollar om det har blivit gjort. Man håller inte tiden och styr upp samtalet. Så var det då och så är det i mångt och mycket idag.
Varför har vi inte kommit längre?
– Många tänker att möten är en del av livet, det är inget man behöver lära sig.
De som inte har koll på hur ett möte ska planeras och genomföras har en uppförsbacke – när de ska möta den nya tidens krav med fysiska möten, distansmöten och hybridmöten.
– Jag har noterat att de flesta fokuserar på tekniska lösningar, visst tekniken är ett problem men inte det stora problemet. Vi ska inte utgå från den – utan människan. Du har ju själv skrivit att människans hjärna inte har uppdaterats på 40 000 år.
– Alla talar om hybridmöten, men dagens hybridmöten fungerar inte, enligt forskning. Jag arbetar med flera internationella organisationer; alla säger att hybridmöten är framtiden. Problemet är att alla gör som alla andra, utan att ta reda på fakta
– Jag tycker alla borde läsa Mats Alvessons bok ”Dumhetsparadoxen”. Han är professor vid Ekonomihögskolan, vid Lunds universitet, och skriver att det är för få på en arbetsplats som tänker självständigt. Han beskriver också hur man kan göra arbetsplatsen mindre dum, genom att ifrågasätta den tanklösa likgiltighet som ofta råder.
Du har tittat på forskning om bland annat hybridmöten
- En intressant studie har gjorts av Jens Edlund, biträdande professor, vid Digital Futures Faculty, vid KTH. Han har forskat om distansmöten via skärm i över två decennier och konstaterar att det finns mycket forskning, som visar att när människor möts i grupp favoriserar de personer som sitter i samma rum eller ingår i samma grupp. När tre deltagare är i samma rum och vänder sig mot varandra när de pratar, blir den på distans exkluderad. Han säger att ensamheten vid skärmen går som en röd tråd när hybridmöten diskuteras. Summa summarum: Hybridmöten utestänger de som är på distans och det kan bidra till samarbetssvårigheter.
Om vi ska vara inkluderande måste vi tänka på att vara det
– Ja, och det är svårt att titta i kameran när vi pratar. Jag glömmer bort det hela tiden.
Vi är vana att titta i ögonen på den vi talar med och lyssnar på. Det krävs mycket medveten träning för att titta i kameran konsekvent. Även turtagningen, som forskare kallar det, när vi kollar in de andra runt bordet och letar efter ett naturligt tillfälle att komma in med en replik, är också svårare vid videomöten.
– Jens Edlund konstaterar att när en person föreläser och många lyssnare på distans, utan att bryta in, fungerar det i regel bra.
Viken typ av möten håller Jens Edlund?
– Han kör inte hybridmöten utan distansmöten, där alla sitter med en egen dator. Det ger alla samma förutsättningar. Han använder också en gallerivy för att ha koll på om deltagarna är engagerade eller inte.
Vilken betydelse har det personliga mötet?
– American Express Meetings & Events årliga undersökning visar att mötesplanerarna fortsätter att rapportera om att bristande engagemang och dålig närvaro är vanligt vid distansmöten. Det är även tekniska problem.
De konstaterar att interna möten är viktiga under 2023.
- 45 procent accepterar övernattning på hotell.
- 27 procent internationella flygresor.
- 40 procent att mötena hålls i en annan stad.
Även små och medelstora företag använder fysiska möten för att stärka sin personal, förbättra kulturen och minska personalomsättningen.
Enligt McKinseys rapport ”What executives are saying about the future of hybrid work ” ser organisationerna värdet av de anställda träffas fysiskt, för att bland annat motverka bristande engagemang och minskad insikt i företagets affärsmål.
När ska ett möte vara digitalt respektive fysiskt?
– En artikel i Harward Business Reviev, med rubriken "When Do We Actually Need to Meet In-Person", beskriver man en process som kan hjälpa oss att avgöra om ett personligt möte är nödvändigt. Om mötet är relationsbaserat eller uppgiftsbaserat är avgörande.
Uppgiftsbaserade uppgifter
Uppgiftsbaserade uppgifter kan vara uppdatering av ett projekt, genomgång av beslut som tagits tidigare eller planering av ett evenemang. Den typen av frågor kan ofta tas upp i ett möte online.
Relationsbaserade uppgifter
Relationsbaserade uppgifter kan vara att stärka individer eller lösa konflikter mellan teammedlemmar. De bör göras i ett personligt möte, eftersom människor föredrar att få sådan feedback ansikte mot ansikte. Det gäller både individuella samtal och gruppsamtal. Om det sker online finns risken att det blir en destruktiv dialog som snedvrider och leder kommunikationen åt ett inte önskvärt håll.
Det är mer sannolikt att ett personligt möte kommer att bli framgångsrikt, när det gäller ett komplext problem där känslor är inblandade. Jag föreslår att de som är intresserade tittar på The Harvard Business Reviews diagram https://hbr.org/2021/07/when-do-we-actually-need-to-meet-in-person, som visar hur relationsbaserade mål rankas mot svårigheten i ett problem.
Ni hade en intressant artikel om Amazon och en analog lösning i Meetings International
– Ja, det är en kommentar som en svensk forskare skrivit med anledning av Amazons beslut att inte tillåta powerpoint-presentationer. Författarna skriver i boken ”Working Backwards” att "Vårt presentationsverktyg är Microsoft Word, inte Powerpoint".
Konceptet går ut på att den eller de som ska försöka sälja in en ny tjänst eller produkt ska skriva ett pressmeddelande på en sida, plus max fem sidor med frågor och svar. Amazon anser att det skrivna ordet är ett koncentrat av tänkande och idéer.
Alla läser dokumentet under 20 minuter och sedan diskuterar man innehållet. Det mallade formatet gör att deltagarna fokuserar och prioriterar det som finns i texten. Ett annat skäl till att de slutat med muntliga presentationer är att de belönar skickliga presentatörer. David Larsson Heidenblad, docent i historia vid Lunds universitet och professor vid Senter for profesjonsstudier i Oslo, som skrivit artikeln i vår tidning, tycker att det är fascinerande att ett innovationsdrivet företag av den här storleken väljer att arbeta så analogt.
Ett är att alla har läst de dokument som är utgångspunkten för mötet. Så är det inte alltid
– Skojar du? Samtidigt som det finns faktorer som vi måste förhålla oss till – forskning och beprövad erfarenhet – så måste vi inom dessa ramar skapa något som, för att använda Alvessons ord ”gör arbetsplatsen mindre dum”. Och det måste få ta tid. Det är för att alla har så bråttom, det inte har hänt något märkbart inom mötesindustrin sedan mitten av 1980-talet. Alla gör som alla andra, utan att ta reda på hur de kan göra det bättre. Vi måste börja göra det här på riktigt, avslutar Roger Kellerman.
Håller du med?
Av: Tomas Dalström
Om Tomas Dalström
Tomas Dalström är föreläsare, författare och journalist med inriktning på hjärnan. Han har specialiserat sig på när, var och hur vi arbetar som bäst och VARFÖR. Hans senaste bok ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag”, har han utvecklat till en nyskapande webbutbildning, Heppicopter-utbildningen. Tomas Dalström har fått nationella och internationella utmärkelser för journalistik, facklitteratur, manus till video/film, multimediaproduktioner och innovationer. dalstromutanh.se
