Tänk om det gick att administrera med några klick. Genom automatiserade processer och rätt förberedelser kan du spara mycket tid och säkerställa en smidigare process inför ledigheten.
5 tips för att effektivt hantera semesterplaneringen
- Sätt tydliga riktlinjer och deadlines
Processen för att ansöka om semester kan se olika ut och bero på företagets storlek, vissa sköter det manuellt via Excel eller e-post och andra i digitala HR-system.
– Att vänta in i det sista med att välja lediga dagar under sommaren är vanligt. För att undvika stress och konflikter, påminn alla om hur processen ser ut och att ansöka i tid. Ett tips för att öka effektiviteten är att samla all information om detta på en central plats som alla kommer åt, exempelvis på intranät eller en HR-helpdesk. Se också till att godkänna ansökningarna när de kommer in.
- Att hantera ansökningarna bidrar till mycket administrativt arbete. Genom automatiserade processer kan förfrågningar komma in direkt i HR-systemet där HR eller du som chef enkelt godkänner och medarbetarens kalender uppdateras automatiskt. På så sätt kan mycket tid sparas för alla inblandade. - Var transparent i kommunikationen
Hur många semesterdagar en medarbetare har eller som finns sparade sedan tidigare är en vanlig fråga att få. Att samla in data och ha koll på detta är viktigt för att veta om de får den återhämtning som de behöver.
Ett HR-system som räknar ut såväl semesterdagar som visar frånvaro för alla i företaget kan spara mycket tid och du slipper tidsödande manuell hantering av mejl och kalenderuppdateringar. Är systemet dessutom tillgängligt för den enskilde medarbetaren kan denne enkelt se kvarstående semesterdagar och behöver på så sätt inte fråga HR-avdelningen eller närmsta chef om detta. - Översikt och samordning av teamets tillgänglighet
För att få reda på om någon i organisationen är ledig brukar det vanliga sättet vara att maila och få ett autosvar eller att fråga runt i verksamheten, vilket kan vara tidskrävande. Har ditt företag automatiserat detta kan du på ett knapptryck i kalendern eller HR-systemet snabbt se om en kollega eller chef är tillgänglig eller ledig. - Delegera chefskapet
Förutom att kunna schemalägga teamets ledighet i förväg är det även bra att du själv planerar in din semester i god tid. Informera dina kollegor om när och hur länge du kommer att vara borta.
– Mitt förslag är också att du formellt delegerar chefskapet till en eller flera medarbetare, som jobbar när du är ledig. Det visar vilket förtroende du har för dem och din uppskattning av deras arbetsinsats, plus att du ger dem chansen att växa in i en framtida roll med ytterligare ansvar. - Mjukstarta första veckorna med en att-göra-lista
Efter en avkopplande semester kan det vara svårt att komma ihåg vilka aktiviteter som behöver prioriteras.
- För att underlätta den första tiden tillbaka efter ledigheten brukar jag alltid göra en personlig att göra-lista, med uppgifter och projekt som är extra viktiga. Det ger mig chans att reflektera över olika ansvarsområden och sätta rätt prioritet på det som ska ske senare under hösten.
Maria Duni, nordenchef på Personio
