Möjligheten att bli störd har ökat explosionsartat - del 1

Det har aldrig varit lättare att misslyckas. Vi har byggt in möjligheten att misslyckas i tekniken, miljön och kulturen.

Å andra sidan har det aldrig varit lättare att lyckas
för den som har kunskap om hjärnan och använder den.

• Den totala produktivitetsökningen har försvagats - i EU och USA - under en lång tidsperiod och speciellt efter 2007 (Internationella valutafonden).
• Produktivitetsökningarna har inte varit så låga – under så lång tid på 250 år – alltså före den industriella revolutionen bröt igenom. (Bank of England).
• Produktiviteten – ett mått på den ekonomiska produktionen per arbetstimme – har inte ökat sedan 2008. Det spelar roll eftersom ökad produktivitet är själva grundförutsättningen för tillväxt (den har också varit usel) och högre löner. (DN 2022).
• Samtidigt står vi inför stora och kostsamma utmaningar både globalt och lokalt.

Möjligheten att bli störd har ökat explosionsartat

Jag har intervjuat ett 50-tal forskare och andra specialister. Det har resulterat i artiklar, två böcker, föreläsningar och en webbutbildning i kognitiv ergonomi - Cognicopter. Min senaste bok, som har nominerats, heter ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag”.

Det är vid den här tidpunkten vi börjar använda mobilt bredband, smarta telefoner och sociala medier. Lägg till det störande miljöer – exempelvis kontor, coworking och hem.

Alla distraktioner har förstås en kostnad

1. Endast en av tio anställda, i genomsnitt, anser att de är högproduktiva, trots den nya tekniken. I Sverige är det fyra av tio. En central förklaring är alla distraktioner, som gör att vi inte kommer in i flow, enligt undersökningen Digital culture: Your competitive advantage, 2018, London Business School på uppdrag av Microsoft. Undersökningen är gjord i 21 europeiska länder.
2. Forskning visar att IQ-resultaten sjunker för första gången på nästan ett sekel i flera europeiska länder och i USA. Forskarna har gått igenom tester som gjorts av vuxna mellan 2006 och 2018. De fann att IQ-poängen har sjunkit i alla åldersgrupper, oavsett kön. Den brantaste minskningen var bland de yngre.
3. ”Arbetsgivare i EU får tag i kompetenta personer, men inte de riktigt lojala och det tyder på att man från arbetsgivarhåll inte riktigt är nöjd. Man tycker att det pratas och hålls på litet för mycket med andra saker", säger Henrietta Huzell, arbetslivsforskare och doktor i arbetsvetenskap, vid Karlstads universitet, när jag intervjuade henne för Meetings international.
4. Varför har det blivit så här? Egentligen är det ganska självklart. Vi har hjärnor som fungerar och reagerar på ett förutbestämt sätt. Vare sig vi vill det eller inte. Precis som naturen. Utan tvekan finns det en klyfta mellan vad vetenskapen vet och vad vi gör.
   
   En viktig framgångsfaktor är därför att vi börja prata om vad som händer i våra hjärnor och använder denna kunskap för att hantera och förebygga problem samt att återställa hjärnan till en bättre version än den vi har idag. Trots att skolan och näringslivet har samma grundproblem, talar vi inte om vuxnas problem på samma tydliga sätt.
5. Jag brukar säga att det finns två effektiva och receptfria kurer, som gör det svårt för alla att nå sina mål: multitasking och öppna kontor.
6. Min sexminuters regel: Om en persons produktivitet minskar med sex minuter per timme, under tio månader – på grund av olika distraktioner – motsvarar det samma summa som en organisation betalar i personalkostnad för en månads arbete.
   
   Han eller hon arbetar i nio månader, men får betalt för tio. Till det ska läggas förlorade intäkter på minst lika mycket som ska bidra till ett företags vinst och gemensamma kostnader. Observera att det inte handlar om de pauser vi tar för att vi ska vara produktiva.
7. Arbetsplatsen. Den öppna ytan i ett aktivitetsbaserat kontor (ABK) – där man inte har spelregler eller följer dem som finns – kan jämföras med ett kontorslandskap, som är det absolut sämsta alternativet. Ett hem kan många gånger jämföras med ett kontorslandskap. De procentsiffror jag redovisar nedan väcker därför tankar på hur det kan vara när vi arbetar hemifrån. De är från en krönika jag skrev i HR-nytt i november 2022.

Helena Jahncke och David Hallman är båda docenter i arbetshälsovetenskap och har anknytning till Högskolan i Gävle. Deras forskning citerades i New York Times i september 2022. De slår fast att ju mer ljud som finns i de olika ytorna/rummen, desto sämre presterar vi.

De konstaterar att när arbetsuppgiften kräver medarbetarnas koncentration och fokus, ökade medarbetarnas produktivitet med:

• 16,9 procent när de flyttade sina hjärnor från en öppen planlösning/aktiv zon till en tyst zon i ett ABK.
• 21,9 procent när de flyttade dem från en öppen planlösning/aktiv zon, till ett individuellt rum.

Forskarna konstaterar också att skillnaderna kan vara ännu större under en hel arbetsdag, eftersom testerna var begränsade till tio minuter per person. Det är ett rimligt antagande med tanke på att exempelvis pannloben (hjärnans smartaste del) och prefrontala cortex (hjärnans kontroll- och beslutscenter) tappar i effektivitet när de utsätts längre tid.

8. Hjärnan dras alltid till en rörelse
   Till det ska läggas rörelser som också har en kostnad.
   1) Hjärnan upptäcker en rörelse en bit bort (ska du fly eller fäkta?).
   2) Din uppmärksamhet växlar från arbetsuppgiften till rörelsen.
   3) Det är först i steg 3 den registrerar att det är en kollega, som kommer gående med en kopp kaffe. Så du kan ta det lugnt.

De som deltog i den studie jag har valt, monterade delar på en mobiltelefon. Den är gjord av Ethan Bernstein, associate professor, vid Harvard Business School. Han använde ett draperi för att minska antalet synintryck. Under den fem månader långa studien ökade produktiviteten med 10–15 procent. Och så reagerar förstås hjärnan på rörelser även på ett kontor, där arbetsuppgifterna ofta är mer kognitivt krävande.

”Det är inte kontoret som är aktivitetsbaserat, det är medarbetaren”. Det slog Jonas Westerlund fast när jag intervjuade honom. Han var director Volvo Group Future Workplace, Volvo Group. Han har genomfört över 100 kontorsprojekt i alla världsdelar och är idag verksam i JonWest Consulting.

9. Att trivas är inte alltid synonymt med att vara produktiv. Svarsalternativet på en del undersökningar är i vilken grad medarbetare trivs. Att trivas är förstås väldigt viktigt, men att trivas är inte alltid synonymt med att vara effektiv. Prestationsmål, stöd och uppföljning, är den del av pusslet som chefen ska lägga. Om inte alla bitar finns på plats, så riskerar distansarbete att leda till negativa konsekvenser för båda parter.
10. Olika personliga egenskaper påverkar oss när vi jobbar hemifrån. De som är bra på att planera sitt liv fortsätter att vara målinriktade och planera. Medan de som är oroliga och impulsiva, hellre väljer att spela på nätcasinon, läsa bloggar eller hänga på sociala medier. Det skriver John Magnus Roos, doktori psykologi och forskare, vid Göteborgs universitet.

I nästa avsnitt ska vi gå igenom fler exempel på vad som sker under en arbetsdag. Tidstjuvarna.

Tomas Dalström

Om Tomas Dalström

Tomas Dalström är författare, föreläsare, och journalist med inriktning på hjärnan. Han har specialiserat sig på när, var och hur vi arbetar som bäst och VARFÖR. Hans senaste bok ”Din hjärna från 2008 är effektivare än den du har idag”, har han utvecklats till en nyskapande webbutbildning, Cognicopter-utbildningen.

Tomas Dalström har fått nationella och internationella utmärkelser för journalistik, facklitteratur, manus till video/film, multimediaproduktioner och innovationer.

Mer information hittar du på Cognicopter.com och dalstromutanh.se