Faktum är att vi genom forskningen idag vet att vi riskerar att bli mer ensamma när vi jobbar på distans och att arbetsgivaren, som har samma arbetsgivaransvar att leva upp till trots att medarbetarna inte är på plats på kontoret riskerar att bli sämre på feedback och uppföljning. Dessutom har man generellt mindre koll på hur ens medarbetare faktiskt mår. Så här krävs helt enkelt lite strukturerat arbetsmiljöarbete för att säkerställa att det sociala stödet existerar även på den digitala arbetsplatsen.
Vi kan behöva göra på olika sätt för att säkerställa det sociala stödet i olika situationer
Låt oss titta lite närmre på de fyra kategorierna av det sociala stödet och tänka oss in i olika scenarion där man kan vara i behov av olika typer av stöd. Om vi börjar med det värderande stödet, som handlar om feedback och positiv förstärkning.
När man inte träffar sina kollegor så ofta och kan ge spontan feedback när man ses, så behöver man ha kontinuerliga möten och levande chattfunktion för att säkerställa att det finns ett etablerat forum för feedback inom teamet.
Negativ feedback - som inte ska vara någonting annat än just ett stöd – kan med fördel ges face-to-face eftersom det i det digitala videoformatet inte blir ett lika naturligt samtal. Om det är svårt att få till, kan det vara bra att boka ett telefonmöte och ta feedbacken över telefon. Feedback i skrift bäddar för missförstånd och misstolkningar.
Den positiva feedbacken däremot kan ges i chattar och i videomöten, men se till att vara tydlig med vad det är man ger feedback på; Bra jobbat! är mer ett uppmuntrande hejarop medan ”Vad duktigt av dig att få ihop hela rapporten innan deadline!” är tydlig feedback på någonting man gjort bra.
När man inte träffas så ofta kan det vara svårt att veta vad ens kollegor faktiskt jobbar med. Det kan även vara svårt att veta om någon är pressad, vilket också betyder att det kan vara svårt för dina kollegor att veta om du är pressad. Därför behöver man aktivt säkerställa det praktiska stödet i en arbetsmiljö där man jobbar på distans.
Det man kan göra då är till exempel att ha en incheckning varje måndag där frågan ”Det här kan jag komma att behöva hjälp med den här veckan” finns med. Då blir det naturligt i teamet att man både kan be om hjälp och fråga om hjälp, även om man inte gör det specifikt vid incheckningen. Ett annat sätt kan vara att man i slutet av varje teammöte frågar om det är någon som känner att de kommer behöva hjälp med något och om någon i så fall kan hjälpa till.
Hjälpen behöver inte bara handla om att man avlastar någon som har fullt upp, det kan också handla om att man behöver stöttning från någon som besitter specifik kunskap eller erfarenheter. Det vi kallar för det informativa stödet. Även det kan bäddas in i arbetskulturen genom inchecknings- eller utcheckningsfrågorna ovan. Bäddar man in det i kulturen så blir det också enklare att bara fråga i chatten om ”Någon som vet ifall…” eller ”Har du koll på…” och så vidare. Behöver man sen, så bokar man bara in ett möte för en genomgång eller ett samtal. Men för att kunna ta detta första steg att faktiskt be om hjälp behöver det också finnas en viss nivå av psykologisk trygghet i gruppen. Och den skapar vi bland annat genom att öppet och strukturerat prata om att vi finns där för varandra. Det gäller också att visa att det inte är ett svaghetstecken att be någon om hjälp, utan tvärtom en styrka och ett tecken på vilja att utvecklas, samtidigt som man stärker teamkänslan.
Vi behöver alla bidra till att aktivt bygga våra meningsfulla och trygga relationer
Det allra enklaste sättet att skapa en stöttande kultur på distans är att själv sträcka ut handen i chatten eller i digitala möten och visa att man finns där om någon behöver en. Du kan också sätta upp som ditt veckomål att höra av dig till kollegorna och fråga hur det går för dem. Eller hur de mår. Att ha en daglig kontakt med sina kollegor stärker känslan av samhörighet och man får mer insyn i varandras vardagliga arbetssituation och göranden. Det i sin tur bidrar till att prestation och välmående kan vandra hand i hand längs vägen framåt.
Faktum är att det typ av stöd som är det allra viktigaste för vårt välmående är det emotionella stödet och är dessvärre också det typ av stöd som troligtvis blir mest lidande när vi jobbar på distans. Har man tur så kan man prata med åtminstone någon av sina kollegor om saker som är tuffa i livet – både i och utanför arbetet. Känner man sina kollegor väl så kan man få till meningsfulla och stöttande samtal även via telefon eller i videomöten, men är man ny på en arbetsplats kan det bli näst intill omöjligt att lära känna sina kollegor på ett djupare plan på det sättet. Därför är det viktigt att man skapar forum där alla i teamet också träffas fysiskt och lär känna varandra på riktigt.
Att då och då träffas fysiskt under ordnade former är inte bara viktigt för att säkerställa det emotionella stödet på arbetsplatsen utan naturligtvis är det också viktigt för att skapa en stöttande kultur generellt med psykologisk trygghet som stabil grund.
Lycka till!
---
Helena Schiller,
Doktor inom folkhälsa
HejEngagemang
Helena har en lång och gedigen bakgrund inom arbets- och organisationspsykologi - såväl teoretisk som praktisk - och har under många år bland annat forskat kring stress och sömn i arbetslivet.
