4 tips för att få in tidrapporterna i tid

Ofullständiga eller sena tidrapporter gör att det är svårt att leverera lön. Felaktig lön påverkar inte bara lönetagaren som snabbt kan hamna i en svår ekonomisk situation, utan även förtroendet för er som företag och arbetsgivare. Att lönen som betalas ut är korrekt ses numera som en hygienfaktor – och arbetsgivare som inte uppfyller de kraven riskerar att skapa stort missnöjde internt.

Ett vanligt scenario

När tidrapporter och attester inte lämnas in i tid är det lätt att det känns som ett bra beslut att vänta till nästa månad. Men det är ett riskabelt förhållningssätt, eftersom det kan komma in flera månaders avdrag som därmed kan överstiga månadslönen. Det kan i sin tur resultera i löneskulder, vilket kan bli riktigt besvärligt och tidskrävande för alla inblandade, inte minst medarbetaren själv. Men genom att säkra upp löneprocessen för ditt företag hjälper du till att leverera tjänster med kvalitet, och minskar dessutom risken för missnöje internt. Dessutom tar du ansvar för att den enskilda medarbetaren ska slippa hamna i en besvärlig ekonomisk situation.

Här är 4 sätt att få in era tidrapporter när ni behöver dem:

1. Skapa automatiska påminnelser i din mejlklient
Genom att skapa automatiska påminnelser gör du det enkelt att komma ihåg när det är den sista arbetsdagen i månaden och att det är dags att lämna in sin rapport. Du väljer att själv eller utvalda kollegor ska få påminnelsen och kan på så sätt undvika att glömma. Som chef slipper du tjata på de som lämnar in rapporten i tid, men kan vänligt påminna de som behöver det.

2. Hjälp medarbetarna att rapportera och attestera i mobilen
Många glömmer bort att det faktiskt går att tidrapportera och attestera direkt i sina lönesystem i mobilen. Där kan medarbetarna enkelt och när som helst rapportera tid och eventuella avvikelser, medan chefer kan attestera rapporter, utlägg och reseräkningar – när som helst och var som helst.

3. Gör det till en ledningsfråga
Gemensamt för de som oftast får att funka är att det finns en övergripande plan från ledningen. Det betyder att de faktiskt vågar peka med hela handen och kommunicera vad som förväntas av chefer och medarbetare. Med en tydlig process för tidrapportering och lön som ledningsfråga blir det enklare att göra rätt.

4. Utse en ansvarig
Även om du gör allt rätt så kommer man inte ifrån att vissa medarbetare ändå inte levererar rapporter i tid. Det betyder att någon behöver ta det enskilda ansvaret och se till att rapporterna är korrekta och fullständiga för att möta deadline. Ett bra sätt att göra det är att utse en eller flera personer på företaget, till exempel avdelningscheferna, som får särskild behörighet i rapporteringssystemet. Där kan de själva se vilka rapporter som inte är inlämnade eller attesterade och sedan påminna respektive medarbetare.