När många företag rusar för att implementera artificiell intelligens finns det en risk att fokus hamnar på fel saker. För Jesper Lundin, Regional Vice President för Norden på Workday, är den största missuppfattningen att AI främst är ett verktyg för att minska personalstyrkan. I stället menar han att tekniken bör användas för att stärka människors kompetens och skapa större värde i verksamheten.
AI handlar inte om att ersätta människor
Den största missuppfattningen är nog att syftet med att rulla ut AI är att göra sig av med humankapital. Organisationer som enbart implementerar AI i det syftet kommer att missa hela möjligheten som tekniken för med sig. Den verkliga möjligheten ligger i att vidareutbilda och omfördela sitt humankapital på nya sätt som stödjer deras verksamhetsmål, vilket ökar nettoproduktiviteten och i slutändan resultaten.
En annan stor missuppfattning är att AI är något man lägger till i efterhand och som man placerar ovanpå befintliga system. I verkligheten är det så att om en organisations HR-data är utspridd i olika system kan informationen bli felaktig. Utan en gemensam och pålitlig grund fungerar varken HR-rapportering eller AI, eftersom AI:n bara förstärker det befintliga kaoset.
Ytterligare en missuppfattning är att AI säkert kan fatta beslut inom HR utan djup affärskontext. I vår värld är "nästan rätt" fel. När löner ska köras, böcker ska stängas eller regelefterlevnad står på spel, då behöver du förutsägbara processer med tydliga regler och granskningsbara resultat. Det är därför Workday integrerar AI i befintliga HR-, löne- och ekonomiarbetsflöden, i stället för att köra AI isolerat från kärnsystemen.
Det finns också en myt om att alla andra redan ligger långt före. I verkligheten har endast runt 39 % av organisationerna anammat AI inom HR-funktionen. För de flesta företag handlar den verkliga möjligheten om att få grunderna rätt och skala upp ett fåtal värdefulla användningsområden, snarare än att jaga dussintals fristående pilotprojekt
Jesper Lundin
Mer än ännu ett digitaliseringsprojekt
Till skillnad från tidigare digitaliseringstrender förändrar AI själva arbetets natur, menar Jesper. Han beskriver istället framtidens arbetsplats som en hybrid mellan människor och AI-agenter.
Tidigare trender digitaliserade befintliga processer. De gjorde dem snabbare, mer standardiserade och tillgängliga. AI, och i synnerhet agentbaserad AI, förändrar själva arbetets karaktär. På Workday pratar vi om en ny hybrid arbetskraft där människor och AI-agenter arbetar tillsammans: människor bidrar med omdöme, kreativitet och kontext, medan agenterna bidrar med ständigt aktivt resonemang, snabbhet och skalbarhet.
Vi ser detta i hur vi designar våra egna produkter. Workday arbetar på vad vi kallar deterministiska spår, med tydliga affärsprocesser från början till slut för HR, ekonomi och IT. AI är däremot probabilistisk (sannolikhetsbaserad) – den resonerar och rekommenderar baserat på mönster. Den omställning vi befinner oss i nu handlar om att på ett säkert sätt kombinera dessa två: att använda agenter för att uppfinna process-steg på nytt, inte bara för att snabba upp gamla formulär och arbetsflöden.
En annan stor skillnad är styrning. Med AI rullar du inte bara ut ett nytt verktyg, du förändrar hur beslut fattas. Det är därför vi har byggt upp ett program för ansvarsfull AI med riskbaserad utvärdering, otillbörliga användningsområden och anpassning till ramverk som EU AI Act, ISO 42001 och NIST AI Risk Management Framework. Denna nivå av styrning krävdes helt enkelt inte på samma sätt under tidigare digitaliseringsvågor
Jesper Lundin
En kultur där det är tillåtet att testa
För att AI ska få genomslag krävs också en kultur där medarbetare vågar experimentera. Enligt Jesper blir medarbetarna betydligt mer positiva när de förstår hur AI styrs och ser att tekniken ska fungera som ett stöd, inte som ett verktyg för övervakning eller ersättning.
Man skapar trygghet och tydliga ramverk. Å ena sidan måste ledare uttryckligen signalera att experimenterande förväntas: små pilotprojekt uppmuntras och bestraffas inte, samt att alla idéer inte måste bli färdiga produktionssystem. Å andra sidan förankrar man den experimentella kulturen i principer för ansvarsfull AI och styrning, så att teamen vet vad som är tillåtet. På Workday är vårt ramverk för ansvarsfull AI uppbyggt kring tydliga grundpelare – som att det ska vara säkert och tryggt, människocentrerat, enkelt att förklara och tolkningsbart – vilket i sin tur understöds av policyer, praxis, människor och principer.
I praktiken innebär detta saker som riskbaserad utvärdering av nya AI-användningsområden, krav på mänsklig tillsyn och så kallade “förbjudna” AI-kategorier som vi inte kommer att utveckla eller distribuera. Det innebär också att investera i AI-kompetens så att ledare inom HR, ekonomi, IT och affärsverksamhet delar ett gemensamt språk kring partiskhet, integritet och tolkningsförmåga.
I Norden ser vi att när anställda i en organisation förstår hur AI styrs, och att AI är där för att förstärka dem snarare än att i hemlighet övervaka eller ersätta dem, är de mycket mer villiga att vara med och skapa nya användningsområden och ge feedback som förbättrar systemet över tid. Det är så experimenterande blir en del av det dagliga arbetet, inte ett sidoprojekt
Jesper Lundin
HR får en mer strategisk roll
AI kommer också att förändra HR uppdrag i grunden. När AI tar hand om rutinfrågor, administration och självbetjäning frigörs tid för mer strategiska uppgifter, exempelvis kompetensförsörjning, ledarskap och medarbetarnas utveckling.
HR kommer att ta steget från att främst vara en tjänsteleverantör till att fullt ut bli en drivkraft för verksamheten.
Workdays AI-vision för HR är mycket tydlig: AI-agenter är integrerade i det naturliga flödet för HR. De förstärker människorna snarare än att ersätta dem, och frigör HR från repetitiva uppgifter så att de kan fokusera på mer värdeskapande arbete. Till exempel hanterar självbetjäningsagenter vardagliga frågor och transaktioner från anställda, medan specialiserade agenter skannar processer för att flagga för problem, saknad data eller policyöverträdelser innan de blir till verkliga problem.
Det skiftet gör att HR kan lägga mer tid på strategier kring talangutveckling, kompetensförsörjning, rörlighet och personalens välmående. Vi ser redan kunder som uppnår betydande förbättringar, såsom en ökning av medarbetarnas självbetjäning och en generellt högre automatisering, vilket i praktiken frigör HR-kapacitet till att investera i mer strategiskt arbete.
I Norden, där medarbetarnas röst och inkludering står i centrum, kommer HR också att bli översättaren mellan AI-strategi och mänsklig påverkan. De kommer att forma hur AI kommuniceras, hur kompetens utvecklas och hur vi säkerställer att nya arbetssätt förblir rättvisa och människocentrerade
Jesper Lundin
Nya kompetenser blir avgörande
För att lyckas behöver HR utveckla nya färdigheter. Det handlar bland annat om att förstå grunderna i AI och data, kunna utforma processer för en agentbaserad arbetsmiljö och stärka kompetensen inom förändringsledning.
Data- och AI-kompetens: HR-ledare behöver inte vara datavetare, men de måste förstå hur modeller fungerar på en övergripande nivå, hur partiskhet kan smyga sig in i system och hur tolkningsbar AI ser ut.
Processdesign i en agentbaserad värld: Istället för att automatisera befintliga steg måste HR lära sig att designa om processer runt agenters förmågor.
Förändringsledning och kommunikation: När AI omformar roller och kompetenser måste HR föra transparenta samtal med anställda, fackföreningar och företagsråd om vad som förändras, varför, och hur arbetstagarna kommer att stöttas.
Förvaltning av ansvarsfull AI: HR bör sitta med vid bordet när organisationer definierar sina etiska principer för AI, sin risk och så kallade “förbjudna” användningsområden.
Kompetensbaserad personalplanering: AI gör det möjligt att kontinuerligt kartlägga kompetenser, roller och möjligheter
Jesper Lundin
Förtroendet blir framtidens konkurrensfördel
Om fem år tror Jesper att skillnaden mellan framgångsrika och mindre framgångsrika organisationer kommer att handla mindre om vilken AI-teknik de använder och mer om hur de använder den.
Inkluderande AI-organisationer kommer att behandla AI som en del av sin personalstrategi, inte bara sin IT-strategi.
De kommer att ha ett enda centralt registersystem för både mänsklig personal och AI-agenter, där digitala medarbetare har tydliga identiteter, behörigheter och styrning, precis som alla andra i personalstyrkan. De kommer att använda ett vad vi kallar ett register för agenter för att spåra agenters åtgärder parallellt med mänskliga åtgärder. Det gör det tydligt vem som gjorde vad och säkerställer ansvarsskyldighet, regelefterlevnad och rättvisa i stor skala.
Kulturellt sett kommer dessa organisationer att använda AI för att skapa möjligheter, inte begränsa dem. Det gör de genom att erbjuda vägledning för personlig utveckling, karriärcoaching och rekommendationer om intern rörlighet tillgängliga för varje anställd, inte bara ett fåtal utvalda. Vi ser redan att Workday-kunder som använder AI för att öka antalet interna ansökningar och proaktivt övervaka signaler kring personalens välmående, har en betydligt bättre förmåga att behålla personal.
På andra sidan kommer vi att hitta organisationer som behandlar AI som en serie fristående verktyg, utan enhetlig data, utan tydliga ramverk och med liten hänsyn till medarbetarnas röst. De kanske rör sig snabbt i början, men över tid kommer de att kämpa med förtroende, potentiella lagliga granskningar och att behålla nyckeltalang.
I slutändan kommer skillnaden att vara enkel: företag som kombinerar stark styrning av ansvarsfull AI med ett djupt människocentrerat tillvägagångssätt kommer att vinna sina medarbetares förtroende och stärka sin position för att attrahera nyckelkompetens. Det förtroendet kommer att bli en verklig konkurrensfördel i AI-eran
Jesper Lundin
